Inventario de Procedimientos

Este procedimiento tiene como finalidad el cambio de medidores en mal estado de los contribuyentes de la Municipalidad de San Carlos.

Garantizar un buen servicio a los contribuyentes para que el agua llegue en óptimas condiciones a su destino.

Dotar de agua a todas las personas que soliciten el servicio en la Municipalidad de San Carlos.

Controlar la colocación de los medidores a los contribuyentes.

Hacer cumplir la justicia tributaria y el pago de las deudas que los contribuyentes tienen con la Municipalidad de San Carlos.

Corregir los valores de las propiedades, con la finalidad de ajustar el monto a cobrar a los contribuyentes. Debido a reuniones de fincas, anulaciones de hipotecas, avalúos, creación de hipotecas, segregaciones o anulaciones de permisos de construcción.

Iniciar el proceso de Cobro Administrativo a las personas morosas en el pago del derecho de poseer una parcela en el Cementerio Municipal.

A solicitud del contribuyente, los servicios son separados a nombre de cada uno de los arrendatarios para mejor control en el pago de los servicios municipales.

Es un proceso que se utiliza para que el ciudadano municipal realice su demanda por actos ilícitos de competencia municipal cometidos por otro ciudadano dentro del Cantón de San Carlos.

Mantener un registro actualizado del servicio de Basura Extraordinaria brindado por la municipalidad a cada contribuyente que lo solicite y se encuentre dentro del área de cobertura.

Mantener información veraz sobre la tarifa y servicio de basura brindado por la Municipalidad a cada uno de los Contribuyentes beneficiados.

Mantener información veraz sobre la tarifa del agua de cada uno de los Contribuyentes a los que se les brinda el servicio.

Iniciar el proceso de Devolución del Pago de Impuesto de Construcción, ya que según Inspección realizada efectivamente no se realizó una Construcción en la Propiedad.

Ligar el número de medidor a la finca correcta, ya sea por separación de los servicios o que a nivel de SIM se ligó a un número de finca incorrecto.

Según estudio registral realizado se demuestra que la información de una Propiedad ha variado, por tanto, es necesario reajustar la información en el SIM con el fin de poner al cobro los montos correctos.

Contar con información veraz sobre los propietarios de las fincas del Cantón de San Carlos, para mejorar el proceso de recaudación de los impuestos municipales.

Aplicar la Ley 7509 de Bienes Inmuebles, garantizando el derecho de los contribuyentes propietarios de una sola propiedad en el Cantón de San Carlos.

Mantener la base de datos de los Contribuyentes de la Municipalidad de San Carlos actualizada, con información confiable, pertinente y veraz.

Mantener información actual sobre el monto del Impuesto de Extracción según la declaración de ventas del Patentado, garantizando un cobro real e equitativo.

Mantener la base de datos de los Contribuyentes propietarios de fincas de la Municipalidad de San Carlos actualizada.

Mantener información actual sobre el monto de los Impuestos y tasas de servicios ofrecidos por la Municipalidad a cada uno de los Contribuyentes.

Establecer los requisitos y políticas previas que deben cumplirse antes de iniciar cualquier proceso de contratación administrativa en la Municipalidad de San Carlos, así como regular la solicitud formal de bienes o servicios.

Establecer las políticas y procedimientos de control interno que permitan verificar, de previo al desembolso de recursos por parte de la Municipalidad de San Carlos, que las entidades privadas sean idóneas para administrar fondos públicos de acuerdo a la normativa legal vigente.

Emitir el procedimiento, plazos y responsables, así como el trámite interno de dotación y ejecución de recursos que se deben cumplir en relación con la solicitud y asignación de recursos para la Auditoría Interna de la Municipalidad de San Carlos.

Describir la forma en la municipalidad de San Carlos recibe y registra los bienes inmuebles donados por personas físicas o jurídicas.

Actualizar el Catastro Municipal Gráfico de la Municipalidad de San Carlos.

Explicar los pasos a seguir cuando se presentan problemas con los pendientes de cobros originados por cambios en los bienes inmuebles de los contribuyentes.

Actualizar constantemente el Catastro Municipal en el SIM, en concordancia con el GIS y el Archivo Catastral Municipal para que refleje la información que se encuentra en el Registro Nacional y en el Catastro Nacional.

Describir el procedimiento a efectuar para levantar la información para completar, verificar, rectificar datos y a la depuración de propiedades que reciben o recibirán el servicio de basura.

Describir el proceso que se ha utilizado para actualizar el programa informático Arc Explorer de la Sección de Catastro y Censos.

Registrar legalmente y contablemente propiedades que poseen plano de catastro inscrito.

Generar canales de comunicación con las personas usuarias para la recepción de quejas y denuncias, con el fin de fiscalizar e identificar las inconsistencias que se presenten en los servicios que brinda la Municipalidad de San Carlos.

Recibir, tramitar, brindar atención y seguimiento de sugerencias, felicitaciones y consultas presentadas por las personas usuarias ante la Contraloría de Servicios, respecto a los servicios que brinda la Municipalidad de San Carlos.

Incrementar la recaudación de todos los ingresos municipales así como lograr una disminución en el porcentaje de morosidad, para cumplir con la obligación legal de no dejar prescribir las cuentas.

Depurar la Base de Datos Municipal al cambiar la tipología de la patente, ya que a la gran mayoría de las actividades se les asignó "Patente Comercial", y no se tomaron en consideración la clasificación "Servicio" e "Industrial".

Aplicar el artículo 4 de Ley 7729 de bienes inmuebles y brindar un servicio de alta calidad en las solicitudes de los contribuyentes del Cantón de San Carlos.

Cobrar al contribuyente el monto real del Impuesto de Bienes Inmuebles.

Describir los procedimientos necesarios para trasladar cuentas moratorias que por la no existencia de probabilidad de pago de parte de los contribuyentes se declaran incobrables.

La Autoevaluación de Control Interno se entiende como la identificación de oportunidades de mejora del sistema y la detección de cualquier desvío que afecte el cumplimiento de los objetivos institucionales. Tiene como objetivo que cada unidad revise el estado de su Sistema de Control Interno.

Establecer las normas y procedimientos para el manejo de inventarios de la Municipalidad de San Carlos.

El objetivo principal de este procedimiento consiste en la evaluación del sistema de control interno de las diferentes unidades funcionales, de forma que se puedan identificar e implementar acciones de mejora de estos.

El presente procedimiento tiene como propósito estudiar las desviaciones que se pueden presentar en el cumplimiento de los objetivos del Sistema de Control Interno.

Apoyar la consecución de los objetivos, metas y estrategias institucionales, por medio de la ejecución de un proceso de gestión de riesgos continuo y sistemático.

El objetivo del presente procedimiento es dar formalmente trámite a las denuncias que presentan los funcionarios de la institución y ciudadanos ante la Municipalidad de San Carlos que se refieran a posibles hechos irregulares.

El propósito del procedimiento de Comunicación de Advertencias es lograr que los departamentos de la Municipalidad de San Carlos corrijan un proceso, o bien evitar que se tomen decisiones incorrectas en un proceso que se está ejecutando o se va a ejecutar.

Este procedimiento tiene como propósito la regulación del proceso de recepción y estudio de los informes así como la formulación de planes de cumplimiento de informes del órgano de Control Interno.

El objetivo principal de este procedimiento consiste en dar seguimiento a las disposiciones que emitan Control Interno, la Auditoría Interna y la Contraloría General de la República.

El objetivo principal del presente procedimiento es aclarar las dudas que puedan existir en relación con la ejecución de las diferentes Actividades de Control de la Municipalidad de San Carlos.

El objetivo del presente procedimiento consiste en estandarizar la forma en cómo se elaboran y aprueban los manuales de procedimientos, políticas de operación, formularios y demás actividades de control interno.

Elaborar un comprobante de pago en eficiente, eficaz y en completo apego a la normativa vigente, y con el fin de cancelar las obligaciones de pago internas y externas del municipio.

Registrar los pasivos de la Municipalidad de San Carlos conforme a las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP).

Registrar los aumentos y disminuciones de las Garantías de Cumplimiento y Participación de la Municipalidad de San Carlos.

Registrar el patrimonio de la Municipalidad de San Carlos conforme a las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP).

Registrar los movimientos contables en el Libro Diario conforme a la normativa vigente.

Establecer la forma correcta de llevar el Libro Mayor de la Municipalidad de San Carlos.

Establecer la forma correcta de llevar el Libro de Inventarios de la Municipalidad de San Carlos.

Establecer las funciones y atribuciones de los distintos niveles de la organización respecto a la revisión y aprobación de los asientos contables.

Establecer el procedimiento para la emisión de cheques municipales conforme al artículo 109 del código municipal.

Establecer las bases para la presentación de los estados financieros de la Municipalidad de San Carlos con el propósito de presentar la información financiero contable de acuerdo a las normas internacionales de contabilidad para el sector público.

Establecer el proceso de elaboración, aprobación y control del presupuesto municipal conforme al código municipal.

Mantener el control sobre el saldo real de las cuentas corrientes de la Municipalidad de San Carlos y sobre los depósitos pendientes por aplicar.

Establecer el método para la revaluación de activos conforme a las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP 17) y la directriz CN-001-2009.

Registrar los aumentos y disminuciones del patrimonio del municipio en orden cronológico, claro y oportuno de acuerdo a las normas establecidas.

Registrar los aumentos y disminuciones de las inversiones municipales con las entidades financieras y con el fin de identificar el monto total invertido en el mercado financiero.

Registrar los aumentos y disminuciones de las Garantías de Cumplimiento y Participación de la Municipalidad de San Carlos en orden cronológico, claro y oportuno.

Registrar los aumentos y disminuciones de las garantías otorgadas en custodia al municipio por participación en procesos licitatorios.

Registrar todos los movimientos de cuentas por cobrar del municipio en orden cronológico, claro y oportuno con el fin de conocer el monto pendiente de ingresar.

Registrar todos los movimientos por aumento o disminución por becas préstamo otorgadas para financiar estudios superiores.

Verificar la existencia de los activos registrados en el sistema contable con el fin de identificar si existe alguna anomalía.

Emitir el respectivo título ejecutivo con el fin de ser remitido al departamento de cobros para que inicie el proceso de cobro judicial.

Emitir el listado de los ingresos diarios del municipio donde se indique toda la información detallada de los tributos cancelados.

Registrar todos los ingresos del municipio en orden cronológico, claro y oportuno de acuerdo a los pagos recibidos por los contribuyentes.

Tramitar el desembolso de fondos a los contribuyentes que han realizado un pago indebido, ya sea por causa propia o por error de la administración municipal.

Registrar todos los egresos del municipio en orden cronológico, claro y oportuno de acuerdo a los pagos efectuados a los clientes internos y externos.

Verificar que todos los egresos registrados en los informes financieros sean iguales a los reportados por el departamento de Tesorería con el fin de ajustar los códigos que presentan algún problema y reflejar el saldo real de ejecución.

Financiar temporalmente la necesidad de efectivo de la cuenta corriente de la Ley 8114 con fondos de la cuenta corriente general.

Elaborar un comprobante de pago de acuerdo al principio de contabilidad del devengo y en estricto apego al porcentaje de avance de la obra para cancelar las obligaciones de pago con recursos de la Ley 8114.

Elaborar un comprobante de pago que ajuste el saldo real de la cuenta corriente de los recursos de la Ley 8114 corrigiendo eventuales errores de confección de cheques de cuentas corrientes diferentes.

Identificar de acuerdo a la estructura orgánica de la Municipalidad, los niveles involucrados en la revisión y aprobación de transacciones contables y financieras.

Establecer las Normas y Procedimientos que se llevan a cabo en el departamento de Contabilidad, con el fin de servir como un instrumento de información que permita orientar a los colaboradores en sus actividades y en el control de sus funciones.

Controlar el extravío, daño o hurto de activos y herramientas propiedad de la Municipalidad de San Carlos, con el fin de velar con el correcto manejo de Fondos Públicos y definiendo finalmente si se debe realizar el cobro o absolución de cada caso.

Formalizar la gestión de asignación y ejecución del presupuesto correspondiente a Partidas Específicas, ante las transferencias que realiza el Gobierno a través del Ministerio de Hacienda por medio de la Ley No. 7755.

El propósito de este procedimiento consiste en formalizar los Avances de Obra de Partidas Específicas ante la donación que hace el Gobierno a través del Ministerio de Hacienda por medio de la Ley 7755.

Asegurar que los bienes que se brindan a las comunidades se utilicen de acuerdo con lo establecido en la documentación de proyectos, evitando la desviación o mal uso de los recursos.

El propósito del manual es establecer los lineamientos que deben cumplir los sujetos privados declarados idóneas para manejar fondos públicos con el objeto de llevar a cabo programas o proyectos que respondan directamente al cumplimiento del fin público previsto por la Ley.

El propósito de este procedimiento es facilitar el proceso de compras, cumpliendo con lo que es asignado mediante el Ministerio de Gobernación y Policía a la Municipalidad de San Carlos.

Recibir, revisar, aprobar o rechazar las solicitudes de colaboración el aporte a la ejecución de proyectos para organizaciones comunales.

Liquidar los saldos provenientes de partidas específicas de la Ley No.7755, cuando tengan tres o más años de encontrarse en la cuenta especial.

Verificar que la entrega de materiales de los proyectos relacionados a Enlace Comunal coincida con las especificaciones técnicas de la Orden de Compra.

El procedimiento de material sobrante en proyectos ejecutados por organizaciones comunales consiste dar un uso adecuado a los recursos, asignando aquellos materiales sobrantes de los proyectos a otros proyectos comunales.

El procedimiento de Proyectos no ejecutados consiste en velar por una adecuada ejecución de las obras y utilización de los recursos suministrados por la Municipalidad de San Carlos.

Establecer los pasos a seguir en el caso que se detecte pérdida o robo de materiales en los proyectos o malversación de recursos que estén bajo la responsabilidad del Departamento de Enlace Comunal.

Establecer las políticas, objetivos, guías y mecanismos de control para la elaboración del presupuesto ordinario, que permita orientar a la administración municipal en el adecuado uso a los recursos y el logro de los objetivos institucionales en cumplimiento del bloque de legalidad establecido.

Ejecutar el proceso de liquidación de la información financiera del municipio con el fin de informar a las instancias superiores los resultados económicos del periodo y destinar el superávit libre y el superávit destinado del municipio.

Actualizar la tarifa de alquiler de los locales del mercado municipal conforme a la Ley de Arrendamiento de Locales en Mercados Municipales, previo dictamen de la Comisión Recalificadora.

Establecer las tarifas de servicios de la Municipalidad de San Carlos con el fin de asegurar que las mismas sean competitivas y actualizadas respecto al costo de operación del servicio, cumpliendo con lo estipulado en el Código Municipal.

El procedimiento Supervisión de Unidades adscritas en materia financiera contable con el propósito establecer las políticas, objetivos, guías y mecanismos de control para la incorporación de los ingresos ordinarios al presupuesto municipal, requeridos por la institución para la operación efectiva de la Administración.

Presentar un informe comparativo de los ingresos reales versus los presupuestados para evaluar el cumplimiento de las metas de ingresos de la Municipalidad.

Presentar un informe comparativo de los egresos reales versus los presupuestados para evaluar el cumplimiento de las metas de gasto de la Municipalidad.

Realizar un estudio integral de los ingresos municipales para proyectar los ingresos futuros y ajustar el presupuesto según las necesidades institucionales.

Elaborar la estimación de egresos para el periodo presupuestario, considerando las necesidades institucionales y los recursos disponibles.

Analizar los ingresos según la línea base del último periodo para proyectar los ingresos futuros y ajustar el presupuesto.

Elaborar el flujo de efectivo proyectado para cumplir con los compromisos adquiridos y realizar inversiones de los recursos ociosos.

Realizar el pago de las transferencias de ley a los entes correspondientes conforme a lo establecido en la normativa vigente.

Analizar la morosidad de los tributos municipales para identificar las causas y proponer acciones de mejora en la recaudación.

Analizar los indicadores financieros de la Municipalidad para evaluar la gestión financiera y proponer acciones de mejora.

Analizar el tipo de cambio y su impacto en las finanzas municipales para proyectar los ingresos y egresos en moneda extranjera.

Analizar la variación en las tasas de interés sobre los préstamos adquiridos por la Municipalidad para evaluar el impacto en las finanzas municipales.

Establecer la forma de convocatoria y trabajo del Comité Ejecutivo de Hacienda.

Incorporar o disminuir ingresos extraordinarios de recursos al presupuesto municipal, necesarios para el cumplimiento de los objetivos y metas que se derivan de cambios en el ámbito interno y externo de índole económico, financiero, administrativo y legal, que ocurren durante el periodo presupuestario.

Establecer los principales pasos para la formulación del Plan Anual Operativo (PAO) de la Municipalidad de San Carlos, y los Planes de Trabajo (PTA) correspondientes para cada Departamento o Unidad.

Establecer los pasos para la elaboración del Plan de Desarrollo Cantonal, como instrumento de planificación a largo plazo del Gobierno Local orientado a resultados y desarrollo organizacional de la Municipalidad de San Carlos.

Determinar los pasos a seguir para la elaboración del plan institucional que permite establecer las capacidades de gestión del Gobierno Local en cuanto a lo planeado a largo plazo (PDHC).

Definir los pasos necesarios para realizar la elaboración del Programa de Adquisiciones Proyectado de la Municipalidad de San Carlos, según lo establece la Ley General de Contratación Pública.

Ejecutar el monitoreo, seguimiento y control del Plan Anual Operativo (PAO). Esta es la fase del proceso de planificación mediante la cual se analiza y evalúa el grado de avance de las metas que componen el PAO y programadas para el periodo en estudio.

El proceso de Licencias e Incapacidades de la Caja Costarricense de Seguro Social y de Incapacidades del Instituto Nacional de Seguros tiene como objetivo el cumplimiento correcto de la ley a la hora de aplicar las incapacidades de las dos entidades en el SIRH.

Brindar a los funcionarios como forma de motivación o acto de solidaridad el pago del salario correspondiente, aunque esté fuera de sus funciones debido a una eventual tragedia o acto contrario.

Establecer el proceso para la solicitud y aprobación de permisos sin goce de salario por parte de los funcionarios municipales.

Establecer el proceso para la solicitud y aprobación de vacaciones por parte de los funcionarios municipales.

Establecer el proceso para la solicitud y aprobación de licencias sin goce de salario por parte de los funcionarios municipales.

Establecer el proceso para la gestión de incapacidades por riesgos de trabajo otorgadas por el Instituto Nacional de Seguros.

Establecer el proceso para el pago de planillas por tiempo a los funcionarios municipales.

Establecer el proceso para el pago de embargos y pensiones alimentarias a los funcionarios municipales.

Establecer el proceso para la elaboración de planillas para el pago mensual con adelanto quincenal a los funcionarios municipales.

Establecer el proceso para el uso del Sistema de Planillas del Banco de Costa Rica para el pago de salarios a los funcionarios municipales.

Establecer el proceso para el pago de la planilla del aguinaldo a los funcionarios municipales.

Establecer el proceso para el pago de salario por enfermedad común a los funcionarios municipales.

Establecer el proceso para la administración de la modalidad de teletrabajo en la Municipalidad de San Carlos.

Establecer el proceso para el pago de viáticos a los funcionarios municipales que realicen viajes oficiales.

Establecer el proceso para el pago de liquidaciones a los funcionarios municipales que cesan en sus funciones.

Establecer el proceso para la suspensión o rebajo salarial a los funcionarios municipales.

Establecer el proceso para el reporte del Impuesto sobre la Renta retenido a los funcionarios municipales.

Establecer el proceso para la confección de la planilla para el pago de aportes patronales a la Caja Costarricense de Seguro Social.

Establecer el proceso para el reporte de becas otorgadas a los funcionarios municipales.

Establecer el proceso para el reporte obrero patronal a la Caja Costarricense de Seguro Social.

Establecer el proceso para la declaración de planilla de riesgos de trabajo al Instituto Nacional de Seguros.

Establecer el proceso para la evaluación del desempeño de los funcionarios municipales.

Mantener controlado y ordenado el sistema de préstamo de vehículos municipales, para que sean utilizados como herramienta de trabajo al cumplir sus funciones.

Colaborar con el mantenimiento y reparación de vehículos de la fuerza pública del Cantón de San Carlos.

Establecer el proceso para el mantenimiento preventivo y correctivo de los vehículos municipales.

Establecer el proceso para el control de combustible de los vehículos municipales.

Establecer el proceso para el control de entrada de personas fuera de horario laboral a las instalaciones municipales.

Establecer el proceso para el control de acceso a las instalaciones municipales durante horario laboral.

Establecer el proceso para la liquidación de combustibles de pago con tarjeta a los vehículos municipales.

Establecer el proceso para el pago de combustibles a los vehículos municipales.

Establecer el proceso para la asignación de tarjetas de combustible a los vehículos municipales.

Establecer el proceso para la pérdida o reemplazo de tarjetas de combustible.

Establecer el proceso para la solicitud de lavado de vehículos livianos y motocicletas municipales.

Solicita requisitos para el visado de planos Propietario

El objetivo del procedimiento Permisos de Construcción es establecer el proceso para la aprobación de los permisos de los contribuyentes de la Municipalidad de San Carlos, cumpliendo con las políticas y reglamentos establecidos en la Ley de Construcción. Responsable El departamento responsable de que el procedimiento Permiso de Construcción se ejecute de forma correcta es el Departamento de Desarrollo y Control Urbano. Alcance Para llevar a cabo el presente procedimiento es necesaria la participación de: Ingeniero (a) del Departamento de Desarrollo y Control Urbano, Cajero (a), Encargado (a) de Plataforma, el Profesional Responsable y la participación del Propietario. Políticas de Operación Para realizar el procedimiento Permisos de Construcción el Departamento o Unidad interesada deberá considerar las siguientes políticas: La Municipalidad de San Carlos posee 30 días naturales para análisis, aprobación o rechazo de los Permisos de Construcción. En el caso de las urbanizaciones deberá estar aprobado por el Instituto Nacional de Vivienda y Urbanismo (INVU), Acueductos y Alcantarillados (A y A) y el Ministerio de Salud. Ante las resoluciones de rechazo se puede presentar recurso de revocatoria con apelación en subsidio por escrito ante el Departamento de Desarrollo y Control Urbano, en un plazo no mayor a cinco días hábiles a la fecha de recibido en el APC. El Propietario o Profesional Responsable, deberá completar los siguientes requisitos en el APC para solicitar un Permiso de Construcción: Presentar copia de escritura o un estudio literal de la propiedad donde se pretenda construir. Se establece en el caso de que el propietario sea una persona jurídica debe adjuntar copia de cédula jurídica, certificación de la personería jurídica y cédula del representante legal; si el solicitante no es dueño de la propiedad o la propiedad está inscrita en varios derechos (dueños) deberá presentar autorización de los otros dueños de derechos, autenticada po

El objetivo del procedimiento Recepción de Urbanizaciones es determinar el proceso que se debe de llevar a cabo en la Municipalidad de San Carlos, de manera que los contribuyentes reciban un servicio eficiente y eficaz, cumpliendo con las políticas y reglamentos establecidos en la Ley de Planificación Urbana. Responsable El departamento responsable de que el procedimiento Recepción de Urbanizaciones se ejecute de forma correcta es el Departamento de Desarrollo y Control Urbano. Alcance Para llevar a cabo el presente procedimiento es necesaria la participación de: Profesional Responsable, Ingeniero (a) del Departamento de Desarrollo y Control Urbano, Encargado (a) de Plataforma, Alcaldía Municipal, Concejo Municipal y la participación del Propietario. Políticas de Operación Para realizar el procedimiento Recepción de Urbanizaciones el Departamento o Unidad interesada deberá considerar las siguientes políticas: El Propietario deberá presentar para el formulario de Recepción de Urbanizaciones. Normativa aplicable El procedimiento Recepción de Urbanizaciones está regulado por el siguiente reglamento, se hace referencia a continuación: Formularios a utilizar En la ejecución del procedimiento Recepción de Urbanizaciones se utiliza el formulario de Recepción de Urbanizaciones Inspección de Campo para su implementación. Ver Anexo 1.13.1 Subprocesos El procedimiento Recepción de Urbanizaciones no posee subprocesos. Conceptos

Realiza una del terreno que se pretende expropiar, exponiendo al dueño Administración investigación de la propiedad, el interés por parte de la Municipalidad de San Carlos. Expone ante el Concejo Municipal un acto motivado en el

Solicita al juzgado Solicita al Juzgado de lo contencioso-administrativo llevar a llevar a cabo el cabo el proceso especial de expropiación, el cual se ejecutará Administración proceso especial de dentro de los seis meses posteriores a la oposición del expropiación propietario al avalúo administrativo.

El objetivo del procedimiento Exoneración de Retiro de Ante-Jardín es establecer el proceso para la aprobación de las exoneraciones presentadas por los contribuyentes en la Municipalidad de San Carlos, cumpliendo con las políticas y reglamentos establecidos en la Ley de Construcción. Responsable El departamento responsable de que el procedimiento Exoneración de Retiro de Ante-Jardín se ejecute de forma correcta es el Departamento de Desarrollo y Control Urbano. Alcance Para llevar a cabo el presente procedimiento es necesaria la participación de: Ingeniero (a), Encargado (a) de Plataforma del Departamento de Desarrollo y Control Urbano, Alcaldía Municipal, Concejo Municipal y el Propietario. Políticas de Operación Para realizar el procedimiento Exoneración de Retiro de Ante-Jardín el Departamento o Unidad interesada deberá considerar las siguientes políticas: La Municipalidad de San Carlos posee 30 días naturales para análisis, aprobación o rechazo de las solicitudes de Exoneración de Retiro de Ante-Jardín. El Propietario deberá presentar la documentación solicitada para proceder a realizar el trámite. La nota de Exoneración de Retiro de Ante-Jardín debe de indicar nombre del Propietario, fecha y motivo por el cual realiza la Solicitud. Normativa aplicable El procedimiento Exoneración de Retiro de Ante-Jardín está regulado por la siguiente normativa, se hace referencia a continuación: Formularios a utilizar En la ejecución del procedimiento Exoneración de Retiro de Ante-Jardín no se utilizan formularios para su implementación. Subprocesos El procedimiento Exoneración de Retiro de Ante-Jardín no posee subprocesos. Conceptos

Establecer las políticas y procedimientos para el expedido de Patentes Comerciales nuevas en la Municipalidad de San Carlos.

Describir los procesos y normas que deben ser aplicados cuando se solicita el traspaso de una Patente Comercial de un contribuyente a otro.

Establecer el proceso para la renovación anual de patentes comerciales.

Establecer el proceso para la modificación de patentes comerciales existentes.

Establecer el proceso para el retiro o renuncia de patentes comerciales.

Establecer el proceso para el cambio de actividad comercial en patentes existentes.

Establecer el proceso para la declaración por extracción de tajos.

Establecer el proceso para la emisión de permisos para espectáculos públicos.

Establecer el proceso para la ampliación de patentes comerciales existentes.

Establecer el proceso para el cambio de nombre en patentes comerciales.

Establecer el proceso para el traspaso de patentes de licores.

Establecer el proceso para la suspensión temporal de patentes comerciales.

Establecer el proceso para la reactivación de patentes suspendidas.

Establecer el proceso para el cierre definitivo de patentes comerciales.

Establecer el proceso para la aplicación de sanciones por incumplimiento a la Ley N°9047.

Establecer el proceso para la solicitud de licencias para el expendio de bebidas con contenido alcohólico.

Establecer el proceso para el retiro de licencias de licor.

Establecer el proceso para la declaración anual de licencias de licor.

Establecer el proceso para los cambios de tipología de patente y traspasos de créditos.

Garantizar razonablemente el cumplimiento eficiente, efectivo y económico del presupuesto institucional mediante la identificación y medición de las desviaciones en la ejecución del presupuesto institucional.

Emitir los requerimientos que los departamentos o unidades deberán cumplir para la recepción de las solicitudes de pedido de bienes, obras y servicios, crear trámites de contratación administrativa consolidados.

Establecer los pasos para la elaboración del Programa de Adquisiciones Proyectado de la Municipalidad de San Carlos.

Establecer el proceso para la elaboración de carteles de compra para procesos de contratación administrativa.

Establecer el proceso para la aprobación de solicitudes de compra por parte de los departamentos.

Establecer el proceso para los trámites de pago a proveedores de la Municipalidad.

Establecer el proceso para las compras por demanda de la Municipalidad.

Establecer el proceso para la selección del tipo y modalidad de la compra en procesos de contratación administrativa.

Establecer el proceso para el control del Sistema Integrado de Administración de Compras (SIAC).

Establecer el proceso para la aplicación de cláusulas penales y cobro de multas a proveedores.

Establecer el proceso para el trámite de sanciones a proveedores.

Establecer el proceso para la rescisión de contratos con proveedores.

Establecer el proceso para las prórrogas al plazo de entrega en contratos.

Establecer el proceso para la suspensión de contratos con proveedores.

Establecer el proceso para la orden de inicio de un contrato.

Establecer el proceso para la recepción de obras ejecutadas por proveedores.

Establecer el proceso para el rechazo del objeto de compra.

Establecer el proceso para el reajuste y revisión de precios en contratos.

Establecer el proceso para el trámite de pagos electrónicos por medio del SICOP.

Establecer el proceso para la invitación de proveedores a procesos de contratación.

Establecer el proceso para la entrega del cartel de contratación a los proveedores.

Establecer el proceso para las aclaraciones al pliego de condiciones.

Establecer el proceso para las visitas previas a procesos de contratación.

Establecer el proceso para la apertura de ofertas en procesos de contratación.

Establecer el proceso para el estudio de ofertas en procesos de contratación.

Establecer el proceso para la adjudicación de contrataciones.

Establecer el proceso para el finiquito de contratos.

Establecer el proceso para la formalización de contratos con proveedores.

Establecer el proceso para la creación, impresión y anulación de órdenes de compra.

Establecer el proceso para la modificación unilateral de un contrato.

Establecer el proceso para las contrataciones con excepciones de ley.

Establecer el proceso para la inclusión y actualización de proveedores en el sistema.

Establecer el proceso para las compras bajo modalidad de entrega según demanda.

Mantener actualizado el Registro Único de Contribuyentes de la Municipalidad de San Carlos.

4 Responsable 4 Alcance 4 Políticas de Operación 4 Normativa y documentos de referencia 5 Registros 7 Formularios a utilizar 8 Riesgos Relacionados 8 Acciones dentro de la Autoevaluación de Control Interno que Participan en el Procedimiento 9 Subprocesos 10 Glosario 10 Sistemas de información 10 Cambios de la Versión 11 Descripción del procedimiento Elaboración de Libros Electrónicos 11 Diagrama de Flujo Elaboración de Libros Electrónicos 13 Anexos 14

Estandarizar los formatos y plantillas utilizadas para la elaboración de documentos sustantivos y facilitativas de cada uno de los procesos de la Municipalidad de San Carlos, tales como: cartas, actas, circulares, expedientes y demás documentos producidos en el ejercicio de las funciones. Alcance Este procedimiento debe ser aplicado por cada uno de los procesos de la Municipalidad de San Carlos y Órganos adscritos a esta institución, relacionados con la producción documental que se desarrolle dentro de sus archivos de gestión. Políticas de operación Todas las dependencias organizativas de la Municipalidad de San Carlos deben crear o recibir documentos en el ejercicio de sus funciones, utilizando formatos que contemplen caracteres internos y externos debidamente normados, así como procedimientos de registro y control de los documentos según lineamientos emitidos por el Archivo Central. Descripción del procedimiento Diagrama de flujo Listas de chequeo No aplica una lista de chequeo para este procedimiento. Formularios a utilizar El formulario para emplear será la “Ficha de Identificación de la Serie Documental”. Anexo 1. Normativa y documentos de referencia Ley del Sistema Nacional de Archivos, Nº 7202 del 24 de octubre de 1990. Ley General de la Administración Pública, Nº 6227 del 02 de mayo de 1978. Reglamento Ejecutivo a la Ley del Sistema Nacional de Archivos, Decreto Nº 40554-C. Registros La serie documental producto de este procedimiento será la Ficha de Identificación de la Serie Documental, la cual será custodiada en el Archivo Central de manera permanente. Se consignarán todas las modificaciones relacionadas a las series documentales. Por lo tanto, cada ficha tendrá una vigencia permanente en el archivo central. La unidad de Control Interno tendrá una copia de esta, como así también la unidad productora de la serie documental, las cuales se conservarán por un periodo de 02 años, posteriormente se realice la actualización y reemplazo de l

Estandarizar el criterio de clasificación documental en cada uno de los archivos de gestión de la Municipalidad de San Carlos. Alcance Este procedimiento debe ser aplicado por cada una de las unidades organizacionales de la Municipalidad de San Carlos y los órganos adscritos a este, relacionado con la producción documental que se desarrolle dentro de sus archivos de gestión. Políticas de operación La Clasificación documental, deberá de realizarse desde cada una de las unidades organizacionales que produzcan los documentos en el ejercicio de sus funciones y respetando los principios archivísticos de orden original y principio de procedencia. Descripción del procedimiento Diagrama de flujo Listas de chequeo No aplica una lista de chequeo para este procedimiento. Formularios a utilizar No existen formularios normalizados para este procedimiento. Normativa y documentos de referencia Ley del Sistema Nacional de Archivos, Nº 7202 del 24 de octubre de 1990. Reglamento Ejecutivo a la Ley del Sistema Nacional de Archivos, Decreto Nº 40554-C. Cuadro de Clasificación Documental. Anexo 2. Registros Los registros que se obtengan de la aplicación de dicho procedimiento son las series documentales producidas por las unidades organizacionales debidamente clasificadas. Cada una de ellas tiene su tiempo de conservación, por lo que no se establece una vigencia especifica en este apartado del manual. Glosario Cuadro de Clasificación: Estructura jerárquica y lógica que refleja las funciones y las actividades de una organización, así como los documentos que generan, producto de su identificación y análisis, es un sistema que organiza intelectualmente la información y reproduce las relaciones que median entre los documentos y las agrupaciones, desde la base (la pieza simple) al nivel más amplio de agrupación (el fondo). Toda política de clasificación tiene como objetivo elaborar un cuadro de clasificación ad hoc para cada fondo, y en hacerlo sobre la base del conocimie

Establecer un criterio de ordenación para cada serie documental, según una unidad de orden preestablecida, con el fin de facilitar su ubicación y localización dentro del sistema de información institucional. Alcance Este procedimiento debe ser aplicado por cada una de las unidades organizacionales de la Municipalidad de San Carlos y órganos adscritos a este, relacionado con la producción documental que se desarrolle dentro de sus funciones. Políticas de operación El ordenamiento documental es el proceso mediante el cual se establecen las relaciones entre los documentos de una serie, así como los tipos documentales al interior de los expedientes según un criterio predeterminado. En esta fase las dependencias organizativas deben: Crear expedientes con sus respectivos tipos documentales acordes al proceso de identificación y clasificación documental, y bajo los lineamientos del Archivo Central. Ordenar metodológicamente las series documentales. Foliar los expedientes de preferencia por medio de foliador. Las dependencias organizativas de la municipalidad deben organizar los documentos que produzcan en cualquier soporte, proporcionando el apoyo y la información solicitada por el Archivo Central para llevar a cabo la identificación, clasificación y descripción documental, que permitan sustentar la organización y demás procedimientos identificados para el SIA. Descripción del procedimiento Diagrama de flujo Listas de chequeo No aplica una lista de chequeo para este procedimiento. Formularios a utilizar El formulario para emplear será el “Formulario de Registro de Entrada y Salida de Correspondencia”. Anexo 3. El formulario para emplear será el “Formulario de Índice de Expedientes”. Anexo 4. Normativa y documentos de referencia Ley del Sistema Nacional de Archivos, Nº 7202 del 24 de octubre de 1990. Reglamento Ejecutivo a la Ley del Sistema Nacional de Archivos, Decreto Nº 40554-C. Dictamen C-185-2010 de 30 de agosto de 2010 de la Procuraduría Gen

Evaluar el valor administrativo y legal de las series documentales que se gestionan en las diferentes etapas del ciclo de vida administrativo, determinando su conservación o posible eliminación, de acuerdo con lo que se establece en la legislación archivística conexa. Alcance Este procedimiento debe ser aplicado por el Proceso Institucional de Archivo Central, el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED) y en colaboración de cada una de las unidades organizacionales de la Municipalidad de San Carlos y órganos adscritos a este, relacionado con la producción documental que se desarrolle dentro de sus archivos de gestión. Políticas de operación La evaluación documental es el procedimiento mediante el cual se realiza un análisis de los valores primarios (administrativo, contable, legal, técnico, informativo) y los valores secundarios (científico, cultural, histórico) de las series documentales, que servirán para seleccionar los plazos de conservación. La Municipalidad de San Carlos cuenta con un Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED), dirigido y coordinado por la un presidente y un secretario como lo indica la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos y su reglamento, que entre otras cosas establece los valores de los documentos producidos o recibidos por las dependencias organizativas en el marco de sus funciones y el marco legal vigente. Descripción del procedimiento Diagrama de flujo Listas de chequeo No aplica una lista de chequeo para este procedimiento. Formularios a utilizar Formulario normalizado por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos para la presentación de Tablas de Plazos de Conservación y Eliminación de Documentos. Anexo 5. Normativa y documentos de referencia Ley del Sistema Nacional de Archivos, Nº 7202 del 24 de octubre de 1990. Reglamento Ejecutivo a la Ley del Sistema Nacional de Archivos, Decreto Nº 40554-C. Junta Administrativa del Archivo Nacional. D

Estandarizar la eliminación de las series documentales, previo a la identificación en el instrumento que establece su vigencia administrativa y legal y que no sea identificado de valor científico cultural. Alcance Este procedimiento debe ser aplicado por el Archivo Central, en colaboración con cada una de las unidades organizacionales de la Municipalidad de San Carlos y órganos adscritos a este, relacionados con la producción documental que se desarrolle dentro de sus archivos de gestión. Políticas de operación La eliminación de documentos se define como la destrucción organizada y planificada de los documentos carentes de valor. El Archivo Central tiene la responsabilidad de realizar el proceso de eliminación documental de forma legal y segura; para ello, debe respetar los plazos establecidos para la conservación documental, y debe evidenciar la eliminación por medio de un acta firmada por el encargado de la unidad administrativa y el encargado del Archivo Central. Además, este procedimiento debe ser apegado a la política de conservación ambiental y programas de reciclaje, en la medida de la posibilidad de realizarlo apegado a no generar un impacto negativo al ambiente. Descripción del procedimiento Diagrama de flujo Listas de chequeo Formularios a utilizar Acta de Eliminación Documental, establecida por el Proceso Institucional de Archivo Central, que incluye la información relevante de cada una de las series documentales a eliminar. Anexo 6. Normativa y documentos de referencia Ley del Sistema Nacional de Archivos, Nº 7202 del 24 de octubre de 1990. Reglamento Ejecutivo a la Ley del Sistema Nacional de Archivos, Decreto Nº 40554-C. Junta Administrativa del Archivo Nacional. Directriz con las Regulaciones Técnicas sobre la administración de documentos producidos por medios automáticos. La Gaceta N° 61 del 28 de marzo de 2008. Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos. Resolución N° 01-2014, 02-2014, 03-2014, 04-2014 (Gaceta Nº 5 de

Transferir las series documentales producidos o recibidas en cada una de los Archivos de Gestión de la Municipalidad de San Carlos al Depósito Documental del Archivo Central, de acuerdo con las vigencias establecidas, con el fin de garantizar la custodia, conservación y acceso a la información y documentación pública. Alcance Este procedimiento debe ser aplicado por cada una de las unidades organizacionales de la Municipalidad de San Carlos y órganos adscritos a este, relacionado con la producción documental que se desarrolle dentro de sus archivos de gestión. Políticas de operación Las dependencias organizativas de la municipalidad deben transferir los documentos de los Archivos de Oficina o Gestión al Archivo Central, de acuerdo con los procedimientos establecidos por el Archivo Central, esto con el fin de optimizar el espacio físico en las oficinas y de preservar adecuadamente los documentos. Para ello, cada dependencia debe identificar y seleccionar las series y sub-series documentales a transferir, y comprobar el orden de los documentos dentro de los expedientes, colocando la documentación a transferir en cajas debidamente normadas, y complementando la Tabla de Transferencia Documental. Descripción del procedimiento Diagrama de flujo Listas de chequeo Formularios a utilizar Formulario de Transferencia Documental al Depósito Documental del Archivo Central. Anexo 7. Circular MSCAM-AC-2017 del Archivo Central con fecha 30 de noviembre del 2017 Anexo 8. Formato de Identificación de unidades de instalación (cajas de archivo). Anexo 9. Normativa y documentos de referencia Ley del Sistema Nacional de Archivos, Nº 7202 del 24 de octubre de 1990. Reglamento Ejecutivo a la Ley del Sistema Nacional de Archivos, Decreto Nº 40554-C. Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos. Resolución N° 01-2014, 02-2014, 03-2014, 04-2014 (Gaceta Nº 5 de 08 de enero de 2015). Sobre vigencias de documentos comunes en las Instituciones del Sector Público. Co

Facilitar y brindar disposición a los clientes de los documentos de la Municipalidad de San Carlos, instituciones públicas, privadas y público en general, en cumplimiento de lo establecido en los artículos 11, 24, 27 y 30 de la Constitución Política, el 10 y 42 de la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos y demás legislación conexa. Alcance Este procedimiento debe ser aplicado por cada uno de los procesos de la Municipalidad de San Carlos y órganos adscritos a este, relacionado con la producción documental que se desarrolle dentro de sus archivos de gestión. Políticas de operación Brindar el acceso oportuno a la información solicitada por los usuarios internos y externos de la municipalidad. Por lo tanto, se desarrollará en coordinación con otras unidades organizacionales capacitación sobre acceso a la información y demás temas de interés. Divulgar y publicar los servicios y productos archivísticos y documentales que ofrece la municipalidad a usuarios tanto internos como externos, utilizando los diferentes medios y mecanismos institucionales existentes para este efecto. Descripción del procedimiento Diagrama de flujo Listas de chequeo No aplica una lista de chequeo para este procedimiento. Formularios a utilizar Formulario para el préstamo o consulta de documentos en el Archivo Central. Anexo 10. Normativa y documentos de referencia Constitución Política de la República de Costa Rica del año 1949. Declaración Universal de los Derechos Humanos (1948). Convención Americana sobre los Derechos Humanos (Pacto de San José). Declaración de la Conferencia de las Naciones Unidas sobre Ambiente y Desarrollo. Río de Janeiro. Pacto Internacional de Derechos Civiles y Políticos. “Directriz para la regulación de Ficheros Automáticos de Datos Personales” emitida en la 45 Asamblea General de la ONU, para la protección de la intimidad y en la que se señala la obligación de establecer principios defensores de la protección de datos de carácter personal. Ley de

4 Responsable 4 Alcance 4 Políticas de Operación 4 Normativa y documentos de referencia 5 Registros 7 Formularios a utilizar 8 Riesgos Relacionados 8 Acciones dentro de la Autoevaluación de Control Interno que Participan en el Procedimiento 9 Subprocesos 10 Glosario 10 Sistemas de información 10 Cambios de la Versión 11 Descripción del procedimiento Elaboración Libros de Actas 11 Diagrama de Flujo Elaboración Libros de Actas 13 Anexos 14 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE LIBROS DE ACTAS EN SOPORTE PAPEL PROPÓSITO Estandarizar y regular la Elaboración de Libros de Actas en soporte papel para la Municipalidad de San Carlos y todas sus unidades funcionales adscritas o no. RESPONSABLE Encargado (a) Archivo Central. ALCANCE Este procedimiento debe ser aplicado por el Archivo Central y por cada una de las unidades funcionales municipales, Órganos Colegiados y no Colegiados y los Comités y Comisiones adscritos o no a la municipalidad que sesionan o bien que requieren por criterio legal elaborar un compendio de documentos que conformen un libro, bajo el cual se reflejan las diferentes acciones, acuerdos, deliberaciones entre otras labores que surgen en función del quehacer municipal o bien que son parte del quehacer comunal. POLÍTICAS DE OPERACIÓN Los libros de actas en soporte papel, se definen como el registro de las acciones, reuniones y decisiones relevantes tomadas por las unidades funcionales, órganos, comités o comisiones de la municipalidad y/o que tienen presencia en el cantón. Mismos que por normativa deben ser resguardados en el Archivo Central de la Municipalidad de San Carlos. Todas las unidades funcionales, órganos, comités y comisiones que realizan libros de actas en soporte papel, tienen la responsabilidad de realizar este procedimiento de forma legal y segura; para ello, debe respetar los lineamientos establecidos por el Archivo Nacional para la gestión de documentos en soporte papel, que tienen valor científico cultural. To

Proporcionar a la Municipalidad de San Carlos el proceso interno para la solicitud de la actualización de la Plataforma de Valores de Terrenos por Zonas Homogéneas del cantón de San Carlos, con el fin de cumplir con los principios tributarios: Homogeneidad, Equidad, Generalidad y Justicia Tributaria.

Incrementar la base imponible del Impuesto de Bienes Inmuebles en el cantón de San Carlos. 23-SECCIÓN DE BIENES INMUEBLES SBI MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA SECCIÓN BIENES INMUEBLES

Procedimiento Fiscalización y Regularización. ............................................................................ 3 Propósito. ............................................................................................................................ 4 Responsable. ....................................................................................................................... 4 Alcance. ............................................................................................................................... 4 Políticas de Operación ......................................................................................................... 4 Normativa Aplicable. ........................................................................................................... 6 Formularios a Utilizar. ......................................................................................................... 6 Subprocesos. ....................................................................................................................... 6 Conceptos. ........................................................................................................................... 6 Sistemas de Información. .................................................................................................... 8 Cambios en esta Versión. .................................................................................................... 8 Descripción del Procedimiento. .......................................................................................... 8 Diagrama de Flujo Procedimiento Fiscalización y Regularización ..................................... 13

Valoración general: Se realiza a todos los inmuebles al declarar el Concejo Municipal una valoración general, debe abarcar todos los inmuebles de al menos un distrito. Es una valoración de oficio cuyo objetivo es actualizar los valores de todos los inmuebles, se considera de carácter informativo, un buen ejemplo de una valoración general es la que se realiza como parte de un programa de catastro.

Código Municipal.

Artículo 19, Ley de Bienes Inmuebles.

Modificar la base imponible de los bienes inmuebles de los contribuyentes de la Municipalidad de San Carlos, utilizando los mecanismos que la ley establece.

Describir el procedimiento administrativo que realizan en conjunto las Secciones de Bienes Inmuebles, Catastro y Tecnologías de Información para el volcado de datos entre el sistema de informática del Registro Nacional y el Sistema Integrado Municipal.

Resolver notas de reclamos presentadas por los contribuyentes cuando sus propiedades presentan un valor fiscal diferente al que ellos declaran que debería estar consignado en el estudio de registro.

Dividir el valor fiscal de la Finca Madre entre todas las segregaciones realizadas posterior a un avalúo que consta en los archivos de la Municipalidad de San Carlos.

Realizar el análisis para la aprobación o desaprobación de las solicitudes de exoneración del impuesto de bienes inmuebles, presentadas por los contribuyentes a la Municipalidad de San Carlos, en las diferentes modalidades que el artículo cinco del Reglamento a la Ley de Bienes Inmuebles establece.

Establecer el proceso para la salida de inventarios de la Bodega Municipal.

Establecer el proceso para la entrada de inventarios a la Bodega Municipal.

Establecer el proceso para la donación de inventarios de la Bodega Municipal.

Establecer el proceso para el manejo y control de la Bodega Municipal.

Establecer el proceso para la baja de inventarios de desuso de la Bodega Municipal.

Establecer el proceso para el control de asistencia al Concejo Municipal.

Establecer el proceso para la elaboración de actas del Concejo Municipal.