Creación, Impresión y Anulación de Órdenes de Compra
Propósito
Establecer el proceso para la creación, impresión y anulación de órdenes de compra.
Alcance
Aplica para todas las órdenes de compra de la Municipalidad.
Responsable
Jefe del Departamento de Proveeduría
Sistemas de apoyo
Sistema de Contratación Administrativa.
Registros
Plazo por el que será Responsable de su Nombre del registro mantenido en custodia custodia. KCM (506) 2401-0915 www.munisc.go.cr secretariaconcejo@munisc.go.cr Departamento de Secretaría del Concejo Municipal SAN
Control de cambios
Ninguno
Participantes
2 registros| Rol | Nombre / Puesto |
|---|---|
| — | |
| — |
Políticas de operación
3 registrosLas órdenes de compra deben ser creadas conforme a la Ley General de Contratación Pública.
Se debe llevar un control de las órdenes de compra creadas, impresas y anuladas.
La anulación de una orden de compra debe ser autorizada por el Jefe de Proveeduría.
Conceptos
Orden de compra: Solicitud escrita a un contratista, por determinados bienes, servicios u obras, a un precio convenido. La solicitud también especifica los términos de pago y de entrega. La orden de compra es una autorización al contratista para entregar los bienes, servicios u obras y presentar una factura. Requisición: También abreviada como “RQ”. Solicitud de Compra generada por un departamento cuando se realiza la solicitud de la contratación, la cual se conforma de varias líneas que hacen referencia y descripción al bien o servicio por adquirir. Este documento se debe incluir en el expediente electrónico. Sistema Digital de Compras Municipal: Es el Sistema de Compras de la Municipalidad, donde se generan las requisiciones, las órdenes de compra y las ordenes de inicio.
Formularios
No aplicables.
Descripción del procedimiento
32 pasos| Sec. | Descripción |
|---|---|
| 1 | Inicio Encargado Ingresar al Sistema Digital de Compras Municipal. de Compras |
| 2 | Encargado Seleccionar el Menú “Órdenes de Compra”. de Compras |
| 3 | Seleccionar el Sub-Menú “Creación de Órdenes de Compra”. Encargado de Compras |
| 4 | Ingresar el número de requisición. Encargado de Compras |
| 5 | Completar en la pantalla “Encabezado de la orden” los datos Encargado necesarios del procedimiento de contratación (Coordinador de Compras departamento solicitante, número del procedimiento, nombre del procedimiento, nombre del proveedor adjudicado, lugar de entrega y el plazo de entrega ofertado). |
| 6 | Seleccionar en la pantalla “detalle de la orden” la línea a Encargado completar. de Compras |
| 7 | Buscar en el expediente electrónico del Sistema Digital Encargado Unificado el monto unitario del bien o servicio, de la oferta de Compras presentada por el adjudicatario. |
| 8 | Introducir en el sistema el monto unitario ofertado para cada Encargado línea de la requisición mostrada. KCM www.munisc.go.cr secretariaconcejo@munisc.go.cr Municipalidad de San Carlos Departamento de Secretaría del Concejo Municipal SAN CARLOS Calle Central - Avenida 2. Apdo. 13. 4400, COST A Ciudad Quesada, San Carlos, Alajuela, Costa Rica RICA de Compras |
| 9 | Revisar que la cantidad del bien o servicio de cada línea que Encargado presenta el Sistema Digital de Compras Municipal sea de Compras congruente con lo adjudicado. |
| 10 | ¿Es necesario variar la cantidad del bien o servicio de cada Encargado línea? de Compras Sí: Continúe al siguiente paso. No: Paso 12. |
| 11 | Editar la cantidad adjudicada en cada línea. Encargado de Compras |
| 12 | ¿El pago se realiza en tractos? Encargado Sí: Continúe al siguiente paso. de Compras No: Paso 20. Nota: Si el usuario no determina en la “Forma de Pago” los tractos respectivos, el programa por defecto establece un (1) solo pago. |
| 13 | Agregar en la pestaña de “Forma de Pago” los tractos Encargado respectivos y con los montos de cada uno. de Compras |
| 14 | Seleccionar “verificar” para que el programa corrobore la Encargado forma correcta de introducir los tractos. de Compras |
| 15 | Evaluar: ¿Los tractos introducidos totalizan bien el monto Encargado adjudicado? de Compras Sí: Paso 20. No: Continúe al siguiente paso. KCM www.munisc.go.cr secretariaconcejo@munisc.go.cr Municipalidad de San Carlos Departamento de Secretaría del Concejo Municipal SAN CARLOS Calle Central - Avenida 2. Apdo. 13. 4400, COST A Ciudad Quesada, San Carlos, Alajuela, Costa Rica RICA |
| 16 | ◆ Decisión¿El Sistema Digital de Compras Municipal muestra el Encargado siguiente mensaje: ¿Los tractos no totalizan el monto total, de Compras de la orden de compra? ✓ Sí: Regresar al paso 13. ✗ No: Continúe con el siguiente paso. |
| 17 | Anotar las observaciones que amerite, en el campo Encargado “Observaciones”. Guarda los cambios. de Compras |
| 18 | ¿El pago se realiza por avances exactos? Encargado Sí: Continúe al siguiente paso. de Compras No: Paso 20. Nota: Si el usuario no determina en la “Forma de Pago” los tractos respectivos, el programa por defecto establece un (1) solo pago. |
| 19 | Seleccionar la casilla de avances exactos. Encargado de Compras |
| 20 | Generar tantas órdenes de compra como requisiciones y/o Encargado Ítems por - Adjudicatario por - Requisición existan. (Repetir de Compras los pasos del # 4 al # 19). Nota: Si de una misma requisición existen varios Ítems adjudicados, se deberá generar una sola orden de compra. |
| 21 | Cambiar la requisición al estado “Orden de compra en Encargado trámite”. de Compras |
| 22 | ¿Se detectan errores en la orden de compra? Encargado Sí: Continúe al siguiente paso. de Compras KCM www.munisc.go.cr secretariaconcejo@munisc.go.cr Municipalidad de San Carlos Departamento de Secretaría del Concejo Municipal SAN CARLOS Calle Central - Avenida 2. Apdo. 13. 4400, COST A Ciudad Quesada, San Carlos, Alajuela, Costa Rica RICA No: Paso 26. |
| 23 | Solicitar al departamento solicitante de la compra, el rechazo Encargado de de la orden de compra, vía correo electrónico. Compras |
| 24 | Ingresar al Sistema Digital de Compras Municipal y rechazar Departamento la Orden de Compra elaborada. Solicitante |
| 25 | Realizar los ajustes respectivos de la Orden de Compra, Encargado de según los errores detectados. Compras |
| 26 | Guardar la orden de compra. El Sistema Digital de Compras Encargado de Municipal notifica al Departamento Solicitante Iniciador de la Compras Compra y al Encargado de Compras, vía correo electrónico, la creación de la Orden de Compra. |
| 27 | ¿Se aprueba la orden de compra? Departamento Solicitante Sí: Continúe al siguiente paso. No: Regresar al paso 1. |
| 28 | ¿Se aprueba la orden de compra? Encargado (a) de presupuesto Sí: Continúe al siguiente paso. No: Regresar al paso 1. |
| 29 | Generar la orden de compra en formato electrónico PDF y Jefe(a) de proceder a guardar en el control de órdenes de compra del Proveeduría Departamento de Proveeduría. Nota: El Sistema Digital de Compras Municipal aplica un consecutivo denominado OCF (Orden de compra fusionada), donde indica la cantidad de órdenes generadas. |
| 30 | Firmar la orden de compra y enviarla al Administrador de Jefe(a) de Contrato y al Encargado de Compras. Proveeduría KCM www.munisc.go.cr secretariaconcejo@munisc.go.cr Municipalidad de San Carlos Departamento de Secretaría del Concejo Municipal SAN CARLOS Calle Central - Avenida 2. Apdo. 13. 4400, COST A Ciudad Quesada, San Carlos, Alajuela, Costa Rica RICA |
| 31 | Adjuntar la orden de compra al expediente electrónico del Encargado de Sistema Digital Unificado de la contratación. Compras |
| 32 | Registrar la orden de compra en el Control de órdenes de Secretaria del compras: Departamento de Proveeduría • Fecha. • Nombre del contratista. • Nombre y firma de quien retira. • No. de RQ. • No. de proceso. • No. de la OCF. |