Visitas Previas
Propósito
Establecer el proceso para las visitas previas a procesos de contratación.
Alcance
Aplica para todos los procesos de contratación que requieran visitas previas.
Responsable
Jefe del Departamento de Proveeduría
Sistemas de apoyo
Sistema de Contratación Administrativa.
Control de cambios
Ninguno
Participantes
2 registros| Rol | Nombre / Puesto |
|---|---|
| — | |
| — |
Políticas de operación
3 registrosLas visitas previas deben ser coordinadas con los proveedores.
Se debe llevar un registro de las visitas previas realizadas.
Los proveedores deben confirmar su asistencia a la visita previa.
Conceptos
a. Acta de Visita Previa: documento con el cual se consta la visita previa realizada por el personal de Proveeduría involucrado y los oferentes invitados al concurso, para indicar, discutir y aclarar de manera extra oficial al cartel de contratación; y dejar bien claro los diferentes bienes o servicios que serán adquiridos por el proceso de contratación administrativa en curso y la forma en que se pretenden adquirir o ejecutar las obras. También este acto de visita previa puede ser ejecutado para la entrega de muestras de algún bien que se va a contratar. Este documento se debe incluir en el expediente de la contratación en curso. b. Comprobante de Entrega de Muestras: formulario con el cual la administración registra la entrega de alguna muestra de un bien por adquirir en el proceso de contratación en curso. c. Acto de apertura de ofertas = recepción de las ofertas: acto mediante el cual se abren y revisan las ofertas, con límite de recepción a la hora y fecha fijadas en el cartel de contratación, levantando un acta en la cual se establecen los detalles de las ofertas presentadas y en contraste con lo solicitado. Este acto puede ser presenciado por un representante de los oferentes invitados si así lo desean, o por cualquier persona interesada en el mismo. Este documento se debe incluir en el expediente de la contratación en curso. d. Aclaración: Explicación de algún segmento del cartel o hecho pertinente a indicar; Esta se puede interponer cuando sea justificado ante una petición de Departamento de Proveeduría, Municipalidad de San Carlos Procedimiento para Visitas Previas un oferente o por iniciativa de la Administración. Se bebe registrar y notificar mediante un oficio; y éste debe adjuntarse al cartel de contratación respectivo. e. Modificación: Variación de algún segmento de un cartel. Se bebe registrar y notificar mediante un oficio. Esta se puede interponer cuando sea justificado ante una petición de un oferente o por iniciativa de la Administración; y éste debe adjuntarse al cartel de contratación respectivo. f. Prórroga: inclusión de tiempo extra antes del acto de apertura de ofertas. Esta se puede interponer cuando sea justificado ante una petición de un oferente o por iniciativa de la Administración. Se bebe registrar y notificar mediante un oficio; y éste debe adjuntarse al cartel de contratación respectivo. g. Encargado del Procedimiento: persona encargada de llevar a cabo los procesos de compras municipales. h. Sistema Integrado Municipal de Compras: También abreviado como “SIMC”, Módulo del Sistema de Cómputo utilizado por la Proveeduría de la
Descripción del procedimiento
27 pasos| Sec. | Descripción |
|---|---|
| 1 | Encargado del Ingresa al Sistema Integrado Municipal de Compras (SIMC). Procedimiento Encargado del |
| 2 | Selecciona el menú “Visita Previa”. Procedimiento Encargado del |
| 3 | Selecciona mostrar lista de procedimientos Procedimiento Encargado del |
| 4 | Selecciona el procedimiento en cuestión Procedimiento Encargado del |
| 5 | Selecciona el sub-menú “Imprimir Acta de Visita Previa” Procedimiento Ingresa los datos de las personas de la administración que Encargado del 6 acompañarán al Encargado del Procedimiento. Procedimiento Encargado del |
| 7 | Guarda los cambios Procedimiento Encargado del |
| 8 | Imprime el acta de visita previa Procedimiento Se pregunta: ¿Se entregará una muestra de un bien a los proveedores? Encargado del 9 Sí: Continúa con el procedimiento Procedimiento No: Continúa con el paso # 23. Encargado del |
| 10 | Selecciona “Muestras por entregar” Procedimiento |
| 11 | Despliega la información de la muestra que se introdujo en el SIMC Departamento de Proveeduría, Municipalidad de San Carlos 138 MANUAL PARA PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA Procedimiento para Visitas Previas procedimiento de “Creación del Cartel”, permitiendo la edición de la misma. Verifica y/o edita la información de la (s) muestra (s) a Encargado del |
| 12 | entregar (la información que anteriormente se introdujo en el Procedimiento procedimiento de “Creación del Cartel”) Encargado del |
| 13 | Imprime el Comprobante de Entrega de Muestras. Procedimiento Encargado del |
| 14 | Alista la (s) muestra (s) por entregar Procedimiento Encargado del |
| 15 | Recibe a los proveedores Procedimiento Encargado del |
| 16 | Entrega las muestras del bien Procedimiento |
| 17 | Llenan el recibido de las muestras. Proveedores Encargado del Procedimiento, |
| 18 | Se trasladan al lugar de la audiencia Proveedores, Funcionario departamento solicitante Encargado del |
| 19 | Indica la obra o servicio por realizar Procedimiento Encargado del Procedimiento, |
| 20 | Discuten los puntos por tratar Proveedores, Funcionario departamento solicitante Encargado del |
| 21 | Evacúa las dudas de los proveedores Procedimiento Anota información en la casilla de “Observaciones” del acta de Encargado del 22 visita previa. Continúa con el paso # 29. Procedimiento Encargado del |
| 23 | Recibe a los proveedores Procedimiento Encargado del Procedimiento, |
| 24 | Se trasladan al lugar de la audiencia Proveedores, Funcionario departamento solicitante Encargado del |
| 25 | Indica la obra o servicio por realizar Procedimiento Encargado del Procedimiento, |
| 26 | Discuten los puntos por tratar Proveedores, Funcionario departamento solicitante Encargado del |
| 27 | Evacúa las dudas de los proveedores Procedimiento Anota información en la casilla de “Observaciones” del acta de Encargado del 28 visita previa Procedimiento Encargado del Procedimiento, |
| 29 | Firman el acta de visita previa Proveedores, Funcionario departamento solicitante Se pregunta: ¿Surge la necesidad de una modificación o aclaración del cartel; o es necesario realizar una prórroga al Encargado del |
| 30 | acto de apertura? Procedimiento Sí: Continúa con el procedimiento No: Continúa con el paso # 34. |
| 31 | Indica a los proveedores que se enviará un oficio de Encargado del Departamento de Proveeduría, Municipalidad de San Carlos 139 MANUAL PARA PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA Procedimiento para Visitas Previas aclaración, modificación o prórroga. Procedimiento Archiva los documentos firmados generados de la audiencia Encargado del 32 en el expediente del procedimiento en cuestión. Procedimiento Continúa con el procedimiento de “Modificaciones, Prórrogas Encargado del 33 y Aclaraciones”. Fin del Procedimiento. Procedimiento Archiva los documentos firmados generados de la audiencia Encargado del 34 en el expediente del procedimiento en cuestión. Procedimiento Fin del Procedimiento Departamento de Proveeduría, Municipalidad de San Carlos 140 MANUAL PARA PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA Procedimiento para Visitas Previas |