Trámite de un Pago Electrónico por Medio del SICOP

P-PRO-023PRO2010v1104 pasos

Detalle Flujograma SIPOC Relaciones Riesgos SEVRI Evaluaciones Disposiciones Historial

Propósito

Establecer el proceso para el trámite de pagos electrónicos por medio del SICOP.

Alcance

Aplica para todos los pagos electrónicos a proveedores.

Responsable

Jefe del Departamento de Proveeduría

Sistemas de apoyo

SICOP: Sistema Integrado de Compras Públicas.

Control de cambios

Ninguno

Participantes

2 registros

Rol	Nombre / Puesto
	—
	—

Políticas de operación

3 registros

El pago electrónico debe ser tramitado por medio del SICOP.

Se debe verificar que el proveedor esté inscrito en el SICOP.

El Tesorero Municipal debe autorizar el pago.

Conceptos

A. GTE: Generador de Transacciones Electrónicas. Sistema informático brindado por el Ministerio de Hacienda para realizar parte del proceso de Trámite de un Pago Electrónico. B. SIM: Sistema Integrado Municipal.

Descripción del procedimiento

104 pasos

Sec.	Descripción	Responsable
1	Pagos Registrados.	N/A
1	Existe la necesidad de realizar un pago vía electrónicamente. 133 Recibe la factura de la compra por parte del Coordinador del Recibe factura proveedor Depto. Solicitante Completa el formulario del informe de pago en el sistema de acuerdo a lo que establece la orden de compra. Debe incluir la siguiente información: Recepción Provisional: a. Nombre del Proveedor b. Proceso de Compra c. Plazo de Entrega d. Fecha de recepción Provisional e. Número de orden de compra f. Fecha de orden de inicio g. Cuenta presupuestaria	N/A
2	Completa el informe Coordinador del h. Número de factura de pago. Depto. Solicitante. i. Fecha de conclusión j. Plazo para hacer recepción definitiva (si aplica) k. Número de activo (si aplica) l. Pagos por tractos (si aplica) m. Descripción del objeto recibido n. Monto del pago Recepción definitiva o. Si es simultánea con la provisional p. Fecha de recepción q. Forma en que se cumplieron las obligaciones 134 r. Si existen prórrogas otorgadas y total de días concedidos s. Si existieron multas t. Observaciones u. Nombre del Coordinador v. Firma y fecha. Coordinador del	N/A
2	Y Pagos en el envío.	N/A
3	Imprime formulario Imprime formulario Depto. Solicitante Coordinador del	N/A
4	copias (una para el proveedor (original), Proceso de Pago contabilidad, tesorería, ministerio hacienda)	N/A
4	Firma y sella Firma y sella formulario Depto. Solicitante Adjunta al informe de pago la siguiente documentación: a. Factura de lo comprado (original o copia). b. Orden de compra (original y copia) c. Fotografías (en caso de que sean obras públicas). d. Informes (en caso de contratación de	N/A
5	Adjunta servicios). Coordinador del documentación. Depto. Solicitante. e. Boletas de recibido de materiales en el sitio (cuando son materiales que se entregan en el sitio de la obra). f. Boletas de entrada a bodega (cuando son materiales, suministros, herramientas, equipos, entre otros que se entreguen en la Bodega Municipal) g. Informes de avance de contrataciones de servicios profesionales y técnicos. h. Hoja de retenciones en caso de que 135 proceda i. Informes o pruebas de laboratorio en caso de obras.	N/A
6	Envía el informe a Envía el informe de pago a Proveeduría Coordinador del proveeduría. Municipal específicamente a la recepcionista. Depto. Solicitante Recibe el informe de pago con la Recepcionista del	N/A
7	Recibe el informe. documentación. Depto. de Proveeduría. Revisa que el informe contenga la siguiente información: Recepcionista del	N/A
8	Revisa el informe. d. Número de informe Depto. de Proveeduría. e. Departamento solicitante. f. Número de orden de compra.	N/A
9	¿Contiene ¿Contiene el informe la información requerida? Recepcionista del información Depto. de No: Paso 10 Si: Paso 11 requerida? Proveeduría. Devuelve el informe al Depto. Solicitante para Recepcionista del que complete la información requerida.	N/A
10	Devuelve el informe. Depto. de Proveeduría. Continúa en el Paso 2. Incluye la siguiente información en el Sistema Integrado Municipal:	N/A
11	Incluye información Recepcionista del e. Número de informe. en el archivo de Depto. de Excel. f. Departamento solicitante. Proveeduría. g. Número de orden de compra. h. Fecha de recibo del informe. 136 Entrega el informe de pago al encargado del Recepcionista del	N/A
12	Entrega el informe. proceso de compra. Depto. de Proveeduría. Recibe el informe de pago con la Encargado de	N/A
13	Recibe el informe. documentación requerida. compras.	N/A
14	Imprime lista de Imprime el formulario de revisión del Informe de Encargado de chequeo. Pago (lista de chequeo) compras.	N/A
15	Completa el Completa la lista de chequeo de acuerdo al Encargado de formulario informe y demás documentación presentada. compras. ¿Cumple el informe de pago de acuerdo a lo	N/A
16	¿Cumple el informe que se revisa en la lista de chequeo? Encargado de con lo revisado en la compras. lista de chequeo? No: Paso 10 Sí: Paso 17	N/A
17	Adjunta lista de Adjunta la lista de chequeo al informe de pago. Encargado de chequeo. compras. Pasa el informe de pago al encargado del Encargado de	N/A
18	Pasa el informe proceso de pago para que incluya el informe en compras. la nómina. Recibe el informe de pago Encargado de	N/A
19	Recibe informe Proceso de Pago Realiza el proceso de confección de nómina en	N/A
20	Confecciona nómina Encargado de el sistema. Ver subproceso: confección de en el SIM Proceso de Pago nómina.	N/A
21	Adjunta nómina al Adjunta la nómina al informe de pago. Dicha Encargado de 137 informe nómina posee dos copias (una para Proceso de Pago Proveeduría, otra para Contabilidad y la original para Tesorería)	N/A
22	Verifica si se debe Verifica si se debe realizar rebajo del impuesto Encargado de realizar rebajo de de la renta. ( verificar monto estipulado para Proceso de Pago impuestos dicho rebajo) ¿Debe realizar rebajo? Encargado de	N/A
23	¿Rebajo? Proceso de Pago Si: Paso: 24 No: Paso 31 Ingresa al sistema, específicamente al archivo Encargado de	N/A
24	Ingresa al sistema de Excel llamado “Solicitud a incluir en nómina ” Proceso de Pago	N/A
25	Aplica fórmula de Aplica la fórmula de retención haciendo un Encargado de retención rebajo del 2% del total del monto Proceso de Pago Guarda la información incluida en este archivo	N/A
26	Guarda la para que automáticamente se guarde la Encargado de información incluida información en otro archivo llamado “Acceso Proceso de Pago Directo a Retención” Una vez aplicada la fórmula de retención	N/A
27	Ingresa al archivo ingresa al archivo de Excel llamado “Acceso Encargado de “acceso directo a Directo a Retención” que se encuentra en el Proceso de Pago retención” escritorio del computador. Cambia los siguientes datos: El número de consecutivo Encargado de	N/A
28	Cambia los datos Proceso de Pago Cédula de identidad o jurídica Lugar donde vive el proveedor. 138 Imprime formulario llamado “Certificado de Retención de Impuestos de Renta” el cual tiene Encargado de	N/A
29	Imprime formulario	N/A
30	Adjunta certificado de Adjunta Certificado de Retención de impuestos Encargado de retención de sobre la renta al Informe de Pago Proceso de Pago impuestos Ingresa al Sistema del Ministerio de Hacienda	N/A
31	Ingresa al sistema Encargado de llamado: “Generador de Transacciones GTE. Proceso de Pago Electrónicas” Se dirige al menú “Transacciones Encargado de	N/A
32	Se dirige al menú operaciones periódicas pagos” Proceso de Pago Una vez en la ventana llamada transacciones	N/A
33	Selecciona “Agregar electrónicas pagos… selecciona en la parte Encargado de Registros” superior izquierda de la ventana el icono Proceso de Pago llamado “agregar registros” Se abre una nueva ventana en donde debe seleccionar: a. Proveedor al que se depositar (automáticamente aparece la cuenta cliente y su respectiva cédula jurídica o Encargado de	N/A
34	Incluye información física) Proceso de Pago b. Selecciona el tipo de servicio c. Selecciona el tipo de moneda d. Selecciona el tipo de pago () 139 e. Digita monto a pagar f. Digita el número de documento (orden de compra) g. Digita la descripción general del servicio o bien recibido. Selecciona la opción aceptar Encargado de	N/A
35	Selecciona aceptar Proceso de Pago Se dirige a la ventana llamada transacciones electrónicas, pago… abierto con anterioridad y selecciona en la parte superior izquierda de la	N/A
36	Selecciona guardar Encargado de ventana el icono: “guardar datos” para datos. Proceso de Pago comprometer el sistema y que la información sobre el pago se dirija al Departamento de Contabilidad.	N/A
37	Lleva doc. a la Lleva la nómina a la alcaldía. Encargado de alcaldía. Proceso de Pago	N/A
38	Recibe los Recibe nómina Secretaria de la documentos. Alcaldía Sella y firma la primera copia de la nómina Secretaria de la	N/A
39	Sella y firma copia haciendo constar que fue recibido Alcaldía Entrega copia de la nómina al encargado del Secretaria de la	N/A
40	Entrega copia proceso de pago sellada y firmada Alcaldía Recibe copia de nómina Encargado de	N/A
41	Recibe copia Proceso de Pago 140 Archiva copia de la nómina en el expediente Encargado de	N/A
42	Archiva copia llamado: “Expediente de Compra” Proceso de Pago	N/A
43	Pasa nómina a la Pasa la nómina a la oficina del Alcalde. Secretaria de la Alcaldía. Alcaldía	N/A
44	Recibe la nómina Recibe la nómina Alcalde	N/A
45	Firma la nómina Firma la nómina Alcalde	N/A
46	Envía nómina a Envía la nómina al Departamento de Alcalde Contabilidad Contabilidad. Recibe la nómina de pago debidamente firmada Coordinador del	N/A
47	Recibe nómina por la alcaldía. Depto. de Contabilidad Imprime lista de chequeo del Depto. de Coordinador del	N/A
48	Imprime lista de Contabilidad Depto. de chequeo Contabilidad Revisa la nómina contra la lista de chequeo Coordinador del	N/A
49	Revisa nómina Depto. de Contabilidad ¿Se encuentra bien la nómina de acuerdo a lo Coordinador del comparado con la lista de chequeo?	N/A
50	¿Nómina OK? Depto. de Contabilidad No: Paso 51 Si: Paso 52	N/A
51	Devuelve nómina Devuelve la nómina al Departamento que Coordinador del para que se corrija el comete el error. Corregido el error, el proceso Depto. de 141 error continúa en el paso 49 Contabilidad	N/A
52	Pasa nómina al Pasa la nómina al Auxiliar de Contabilidad para Coordinador de Auxiliar que proceda a realizar el cheque. Contabilidad Recibe la nómina Auxiliar de	N/A
53	Recibe la nómina Contabilidad Ingresa al Sistema Generador de Trámites Auxiliar de	N/A
54	Ingresa al GTE Electrónicos Contabilidad Selecciona en el “menú envíos” preparar Auxiliar de	N/A
55	Selecciona pagos envíos pagos. Se abre una nueva ventana Contabilidad llamada “Envíos Pendientes”	N/A
56	Selecciona “agregar En envíos pendientes, en la parte superior Auxiliar de registro” izquierda selecciona el icono “agregar registro” Contabilidad Al seleccionar la opción anterior aparece una nueva ventana llamada “mantenimiento de	N/A
57	Verifica número de envíos” en donde debe verificar y anotar el Auxiliar de transacción número de transacción para que realice el Contabilidad proceso de confección de la nota de débito en el SIM	N/A
58	Confecciona nota de Realiza proceso de confección de nota de Auxiliar de débito débito en SIM para obtener la nota de débito. Contabilidad	N/A
59	Se dirige a la ventana Una vez confeccionada la nota de débito, se del GTS: dirige la ventana “mantenimiento de envío” del Auxiliar de “Mantenimiento de GTS en donde aparecen dos ventanas dentro Contabilidad envío” de la misma, en la parte inferior llamadas: 142	N/A
60	Selecciona el pago a Selecciona en la ventana “pagos registrados”, el Auxiliar de enviar pago que se necesita enviar Contabilidad En “pagos en el envío”, en la parte superior izquierda de la ventana aparece un icono en Auxiliar de	N/A
61	Selecciona incluir forma de flecha llamado “incluir en el envío” el Contabilidad cual se debe seleccionar.	N/A
62	Digita una Digita la descripción del pago. Auxiliar de descripción del pago Contabilidad En la ventana “pagos registrados”, selecciona la opción guardar para que automáticamente se Auxiliar de	N/A
63	Guarda información comprometa el sistema y que la información Contabilidad sobre el pago se dirija al Departamento de Contabilidad.	N/A
64	Lleva nota de débito Lleva nota de débito a la Alcaldía para que sea Auxiliar de a la Alcaldía firmada. Contabilidad	N/A
65	Recibe nota de Recibe nota de débito junto con la nómina Alcalde débito	N/A
66	Firma nota de débito Firma la nota de débito Alcalde	N/A
67	Envía nota de débito Envía el cheque y nómina al Departamento de Alcalde a la Tesorería Tesorería. Recibe la nota de débito y la nómina.	N/A
68	Recibe nota de Auxiliar de 143 débito y nómina Tesorería. Incluye en una archivo de Excel llamado “Estado Diario de Tesorería”, la siguiente información:	N/A
69	Incluye información d. Número de cheque Auxiliar de en archivo de Excel Tesorería. e. Nombre del proveedor f. Monto a debitar Pasa la nómina al coordinador del Auxiliar de	N/A
70	Pasa nómina departamento. Tesorería. Recibe la nómina. Coordinador de	N/A
71	Recibe nómina Tesorería	N/A
72	Imprime lista de Imprime lista de chequeo del departamento de Coordinador de chequeo Tesorería Tesorería	N/A
73	Compara nómina Compara nómina contra la lista de chequeo Coordinador de contra lista de Tesorería chequeo ¿Se encuentra bien la nómina de acuerdo a lo	N/A
74	¿Está correcto lo comparado con la lista de chequeo? Coordinador de comparado? Tesorería No: Paso 75 Si: Paso 76 Devuelve la nómina al Departamento que Coordinador de	N/A
75	Devuelve nómina comete el error. Corregido el error, el proceso Tesorería continúa en el paso 73 144 Firma la nota de débito Coordinador de	N/A
76	Firma nota de débito Tesorería	N/A
77	Realiza transacción Procede a realizar la transacción en el Sistema Coordinador de en el sistema GTE. Tesorería	N/A
78	Ingresa a la ventana Selecciona en el escritorio el icono del sistema Coordinador de Envíos Pendientes GTEmenu envíospago Tesorería Se abre una nueva ventana llamada envíos	N/A
79	Selecciona “Generar pendientes, selecciona el icono “Generar Coordinador de Archivo SIMPE” Archivo SIMPE” en la parte superior izquierda Tesorería de la ventana. Al seleccionar “Generar Archivo SIMPE” se abre una nueva ventana llamada “Generación de	N/A
80	Compara información Envíos: Pagos” en donde aparece la Coordinador de física con la del información acerca de las transferencias por Tesorería sistema enviar. Compara la información que aparece en el sistema con la información física de modo que pueda seleccionar el envío. ¿La información del pago en el sistema coincide con la información física? Coordinador de	N/A
81	¿Información OK? Tesorería NO? Paso 82 SI? Paso 81 Informa vía correo electrónico al Departamento	N/A
82	Informa a de Contabilidad para que se vuelva a cargar el Coordinador de Contabilidad pago en el sistema de manera que aparezca en Tesorería el sistema de Tesorería.	N/A
83	Corrige el problema Corrige el problema. Continúa en el paso 81 Auxiliar de 145 Contabilidad En la ventana “Generación de Archivos: Pagos”,	N/A
84	Busca la carpeta en la opción llamada “Directorio” ubicada en la Coordinador de Hacienda GTE, en el parte inferior izquierda de la ventana, busca la Tesorería Directorio carpeta llamada “Hacienda GTE” (Unidad (G:)TesoreríaHacienda GTE) Una vez seleccionada la carpeta mencionada Coordinador de anteriormente, da click en aceptar.	N/A
85	Selecciona aceptar Tesorería	N/A
86	Selecciona “Generar Selecciona el Icono “Generar Archivo” ubicado Coordinador de archivo” en la parte inferior derecha de la ventana. Tesorería Imprime el comprobante de todos los pagos a	N/A
87	Imprime realizar y el monto total Coordinador de comprobante de (GTEReportesOperaciones Enviadas Tesorería pagos a realizar Pagos) Abandona el Sistema Generador de Trámites Coordinador de	N/A
88	Abandona el sistema Electrónicos Tesorería	N/A
89	Procede a generar Procede a generar el CRC abriendo la carpeta Coordinador de CRC del escritorio del computador llamada “CRC” Tesorería	N/A
90	Carga archivo Aparece una nueva ventana llamada “Calculo generado en el GTE del CRC-Tesorería Nacional” en donde se debe Coordinador de cargar el archivo generado en el GTE ubicado Tesorería en la carpeta “Hacienda GTE”	N/A
91	Calcula CRC Selecciona el icono calcular para que nos Coordinador de genere un CRC Tesorería 146	N/A
92	Abandona el Abandona el programa. Coordinador de programa Tesorería	N/A
93	Busca formulario de Busca en el sistema: Unidad (G:)Tesorería Solicitud de Pago Formulario de Solicitud de Pago Masivo, de Coordinador de Masivo acuerdo a los fondos que se deben utilizar Tesorería (Unidad Técnica, Partidas Específicas, cuenta central Muni San Carlos)	N/A
94	Completa el Completa el formulario con la siguiente formulario información: a. Nombre de Institución (Municipalidad de San Carlos) b. Cédula Jurídica c. Autorización de debita a la cuenta: Coordinador de Tesorería d. Monto a debitar con los respectivos pagos a realizar. e. Fecha para ser acreditado. f. Cantidad de pagos, monto, CRC. g. Nombre de las personas que autorizan los pagos.	N/A
95	Imprime formulario Una vez completado el formulario se imprime Coordinador de Tesorería	N/A
96	Lleva formulario para Lleva el formulario de Solicitud de Pago Masivo Coordinador de que sea autorizado para que sea firmado el Alcalde Municipal. Tesorería por el Alcalde	N/A
97	Firma formulario Firma formulario de solicitud de pago masivo Alcalde 147	N/A
98	Escanea formulario Una vez firmado el formulario, lo escanea. Coordinador de Tesorería	N/A
99	Envía formulario vía Envía formulario de Solicitud de Pago Masivo correo electrónico al vía correo electrónico al Ministerio de Hacienda Coordinador de Ministerio de adjuntando Tesorería Hacienda	N/A
100	Recibe Recibe vía correo electrónico el comprobante de Coordinador de comprobante de la liquidación realizada de parte del Ministerio Tesorería liquidación de Hacienda	N/A
101	Archiva Archiva toda documentación relacionada al Coordinador de documentación pago. Tesorería Fin de Proceso	N/A