Solicitud, Aprobación y Revisión de Expedientes
Propósito
Recibir, revisar, aprobar o rechazar las solicitudes de colaboración el aporte a la ejecución de proyectos para organizaciones comunales.
Alcance
El procedimiento solicitud, aprobación y revisión de expedientes es aplicable para las Organizaciones Comunales, Técnico de Enlace Comunal, Coordinador (a) del Departamento de Enlace Comunal, Jefatura de Enlace Comunal y Alcaldía.
Responsable
Coordinador (a) del Departamento de Enlace Comunal
Sistemas de apoyo
No aplicables.
Registros
Plazo por el que será Responsable de Nombre del registro mantenido en custodia su custodia. Excel de fondos de inversión. Coordinador (a) de Indefinido Enlace Comunal Excel de Archivo Digital. Coordinador (a) de Indefinido Enlace Comunal Formulario de Solicitud. Coordinador (a) de
Control de cambios
Actualización de procesos, según se realizan las actividades actualmente.
Participantes
5 registros| Rol | Nombre / Puesto |
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Políticas de operación
2 registrosEste procedimiento se elabora en apego a lo establecido en el R-DEC-001-2019.
La aprobación del aporte comunal puede realizarla tanto la Alcaldía como la Jefatura Superior del departamento de Enlace Comunal.
Normativa aplicable
2 registrosLey N° 7794 Código Municipal.
R-DEC-001-2019 Reglamento para entrega de donaciones y fiscalización de las obras.
Conceptos
ADI: Asociación de Desarrollo Integral. Certificación de idoneidad: Dictamen favorable o desfavorable que constituye el pronunciamiento que emite una Entidad, con la cual se establece la cualidad de un sujeto privado de ser apto para administrar fondos públicos. Donación: Acto mediante el cual la Municipalidad de San Carlos transfiere la propiedad de un bien a una organización comunal o institución.
Formularios
7 registrosDescripción del procedimiento
35 pasos| Sec. | Descripción |
|---|---|
| 1 | [Solicitud] Presentar solicitud formalmente ante la Alcaldía Municipal o ante Enlace Comunal, acompañado de una nota formal firmada por el representante de la Organización Comunal o en su defecto el F-DEC-028-2023 Solicitud inicial para obras comunales, junto con una proforma del requerimiento. |
| 2 | ◆ Decisión[Solicitud] ¿Solicitud de aporte comunal ingresó a la Alcaldía? ✓ Sí: 3 ✗ No: 3 |
| 3 | [Solicitud] Recibir la nota con la solicitud del aporte. |
| 4 | [Solicitud] Colocar el sello de recibido a la nota de solicitud, indicando la fecha, hora y nombre de quien recibe. |
| 5 | [Solicitud] Entregar el recibido de la solicitud de aporte comunal. |
| 6 | [Solicitud] Indicar a la Organización Comunal que se le responderá a su solicitud en el plazo de diez días hábiles. |
| 7 | [Aprobación] Revisar la inscripción de la propiedad ante el Registro Nacional. |
| 8 | ◆ Decisión[Aprobación] ¿La propiedad se encuentra inscrita en el Registro Nacional? ✓ Sí: 9 ✗ No: 10 |
| 9 | ◆ Decisión[Aprobación] ¿La propiedad está a nombre de la Organización Comunal solicitante? ✓ Sí: 11 ✗ No: 10 |
| 10 | ◆ Decisión[Aprobación] ¿La propiedad se encuentra a nombre de la Municipalidad de San Carlos y cuenta con plano catastro? ✓ Sí: 11 ✗ No: Fin |
| 11 | ◆ Decisión[Aprobación] ¿La solicitud de aporte comunal está alineada con el plan de Desarrollo Cantonal, Plan Estratégico Municipal y objetivos de Desarrollo Sostenible? ✓ Sí: 12 ✗ No: Fin |
| 12 | ◆ Decisión[Aprobación] ¿Existe contenido presupuestario para el aporte comunal? ✓ Sí: 13 ✗ No: Fin |
| 13 | ◆ Decisión[Aprobación] ¿La organización comunal cuenta con la contrapartida presupuestaria para hacerle frente al proyecto comunal? ✓ Sí: 14 ✗ No: Fin |
| 14 | ◆ Decisión[Aprobación] ¿La obra es mayor? ✓ Sí: 15 ✗ No: 16 |
| 15 | ◆ Decisión[Aprobación] ¿La organización comunal cuenta con recursos para tramitar el presupuesto de los permisos respectivos? ✓ Sí: 16 ✗ No: Fin |
| 16 | ◆ Decisión[Aprobación] ¿La organización comunal requiere la aprobación de terceros para iniciar labores de construcción? ✓ Sí: Fin ✗ No: 17 |
| 17 | [Aprobación] Verificar los antecedentes de la organización comunal. |
| 18 | ◆ Decisión[Aprobación] ¿La comunidad ha ejecutado satisfactoriamente proyectos previos? ✓ Sí: 19 ✗ No: Fin |
| 19 | [Aprobación] Solicitar a la Jefatura Superior de Enlace Comunal y a la Alcaldía el visto bueno para aprobar el aporte comunal. |
| 20 | ◆ Decisión[Aprobación] ¿Jefatura Superior de Enlace Comunal y/o Alcaldía solicita información adicional? ✓ Sí: 21 ✗ No: 21 |
| 21 | [Aprobación] Contestar mediante correo electrónico la solicitud de aprobación de aporte comunal. |
| 22 | [Aprobación] Contestar a la organización comunal sobre la aprobación de solicitud del aporte, mediante correo electrónico. |
| 23 | [Aprobación] Enviar la documentación del proyecto- formularios- para la formulación de este a la organización comunal. |
| 24 | [Aprobación] Aplicar el procedimiento P-DEC-004-2023 y evaluar las el lugar donde se llevará a cabo el aporte comunal. |
| 25 | [Revisión] Presentar documentación de proyectos ante la oficina de Enlace Comunal. |
| 26 | [Revisión] Recibir y revisar la documentación de proyectos. |
| 27 | ◆ Decisión[Revisión] ¿La documentación se encuentra completa y correcta? ✓ Sí: 28 ✗ No: 25 |
| 28 | [Revisión] Crear el expediente (Colocar nombre y número, crear huecos en folder, foliar, escanear). |
| 29 | [Revisión] Resguardar el expediente digital en la carpeta de perfiles de proyectos escaneados de Enlace Comunal. |
| 30 | [Revisión] Elaborar un oficio al Departamento de Servicios Jurídicos solicitando la confección del convenio legal. |
| 31 | [Revisión] Revisar y firmar el oficio dirigido al Departamento de Servicios Jurídicos junto con el expediente físico. |
| 32 | [Revisión] Gestionar el convenio. |
| 33 | [Revisión] Remitir el convenio aprobado a Enlace Comunal junto con el expediente. |
| 34 | [Revisión] Recibir el convenio junto con el expediente aprobado. |
| 35 | [Revisión] Gestionar el procedimiento de compra de bienes correspondiente. |