Supervisión Pre y Post Obras

Iniciar propuesta de mejora

Se creará un borrador con todos los pasos, políticas, normativa y conceptos actuales del procedimiento P-DEC-004-2023.

P-DEC-004DEC2023v239 pasos

Propósito

Asegurar que los bienes que se brindan a las comunidades se utilicen de acuerdo con lo establecido en la documentación de proyectos, evitando la desviación o mal uso de los recursos.

Alcance

El procedimiento supervisión pre y post obras es aplicable para el Departamento de Enlace Comunal y beneficiarios de la obra y en este interviene el o la Inspector (a) del Departamento y el Técnico de Enlace Comunal.

Responsable

Coordinador (a) del Departamento de Enlace Comunal

Sistemas de apoyo

No aplicables.

Registros

Plazo por el que será Responsable de su Nombre del registro mantenido en custodia custodia. F-DEC-004-2023 Acta de Encargado (a) de Recepción de proyecto. 3 años Enlace Comunal F-DEC-011-2022 Perfil para Encargado (a) de aportes de Enlace Comunal. 3 años Enlace Comunal F-DEC-015-2020 Notificación Encargado (a) de por incumplimiento de

Control de cambios

Actualización de procesos, según se realizan las actividades actualmente.

Participantes

4 registros
RolNombre / Puesto
—
—
—
—

Políticas de operación

6 registros
a.

Este procedimiento se elabora en apego a lo establecido en el R-DEC-001-2019.

b.

El o la Inspector (a) de Enlace Comunal realizará una inspección previa en el lugar donde se ejecutará la obra.

c.

Para corroborar la necesidad de la comunidad, el o la Inspector (a) debe completar el formulario F-DEC-027-2021 Inspección de campo previo al proyecto.

d.

El o la Inspector (a) deberá inspeccionar la obra aleatoriamente, desde el momento en que se entregan los materiales.

e.

Si no se cumple con las fechas establecidas, el o la Inspector (a) completará el F-DEC-019-2023 Informe de avance de obra.

f.

En caso de persistir en el incumplimiento, el o la Inspector (a) realizará la notificación respectiva utilizando los formularios F-DEC-015-2020 y F-DEC-022-2020.

Normativa aplicable

6 registros
·

Ley N° 7494 Código Municipal.

·

Ley N° 7755 Control de las Partidas Específicas.

·

Ley N° 8422 Ley de Enriquecimiento Ilícito.

·

Ley N° 9986 Ley de Contratación Pública.

·

Ley N° 833 Ley de Construcciones.

·

R-DEC-001-2019 Reglamento para entrega de donaciones y fiscalización de las obras.

Conceptos

Supervisión pre y post obra: Consiste en realizar visitas a campo para verificar que la obra se ejecute dentro del cronograma establecido y bajo las condiciones solicitadas por la comunidad. Prórroga: Prolongación de la duración de una actividad, o del plazo de tiempo que se tiene para hacerla, por un tiempo determinado. (506) 2401-0980 www.munisc.go.cr enlacecomunal@munisc.go.cr

Formularios

7 registros
F-DEC-004-2023Acta de Recepción de proyecto
F-DEC-011-2022Perfil para aportes de Enlace Comunal
F-DEC-015-2020Notificación por incumplimiento de ejecución
F-DEC-019-2020Informe de avance de obra
F-DEC-022-2020Notificación por incumplimiento en la ejecución de la obra
F-DEC-027-2021Inspección de campo previo al proyecto
F-DEC-031-2023Declaración jurada finalización del proyecto

Descripción del procedimiento

39 pasos
Sec.Descripción
1[Supervisión Pre Obras] Coordinar con la comunidad para realizar una inspección previa.
2[Supervisión Pre Obras] Realizar la inspección en sitio.
3[Supervisión Pre Obras] Completar el F-DEC-027-2021 Inspección de campo previo al proyecto y tomar las fotografías del lugar.
4[Supervisión Pre Obras] Imprimir las fotografías y entregar F-DEC-027-2021 Inspección de campo previo al proyecto completo junto con las fotografías.
5[Supervisión Pre Obras] Recibir el F-DEC-027-2021 Inspección de campo previo al proyecto, el cuál debe estar completo junto con las fotografías.
6[Supervisión Pre Obras] Comunicar al Coordinador(a) de Enlace Comunal que se encuentra disponible el F-DEC-027-2021 Inspección de campo previo al proyecto, el cuál debe estar completo junto con las fotografías para revisión.
7[Supervisión Pre Obras] Cotejar la información solicitada por la comunidad junto con el F-DEC-027-2021 Inspección de campo previo al proyecto y las fotografías.
8◆ Decisión[Supervisión Pre Obras] ¿La información de la visita previa corresponde al proyecto solicitado por la comunidad?
✓ Sí: 9
✗ No: Fin
9[Supervisión Pre Obras] Verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos en el R-DEC-001-2019 Reglamento para entrega de donaciones y fiscalización de las obras en las comunidades de la Municipalidad de San Carlos y según lo establecido en el procedimiento: P-DEC-13-2023 Solicitud, aprobación y revisión de expedientes para aportes comunales.
10◆ Decisión[Supervisión Pre Obras] ¿Se cumple con los aspectos solicitados en el R-DEC-001-2019 Reglamento para entrega de donaciones y fiscalización de las obras en las comunidades de la Municipalidad de San Carlos?
✓ Sí: 11
✗ No: Fin
11[Supervisión Pre Obras] Comunicar al Técnico de Enlace Comunal para que actualice el Excel de Archivo Digital y el Excel de Fondos de Inversión.
12[Supervisión Pre Obras] Actualizar el Excel de Archivo Digital incluyendo el F-DEC-027-2021 Inspección de campo previo del proyecto, completo junto con las fotografías, y el Excel de Fondos de Inversión reservando el contenido presupuestario.
13[Supervisión Pre Obras] Archivar los documentos físicos F-DEC-027-2021 Inspección de campo previo del proyecto, completo junto con las fotografías en el expediente correspondiente.
14[Supervisión Post Obras] Brindar una lista de los proyectos a supervisar al Inspector (a) de Enlace Comunal.
15[Supervisión Post Obras] Crear las rutas de supervisión agrupando los proyectos por ubicación geográfica.
16[Supervisión Post Obras] Coordinar con el dirigente comunal para que esté presente el día y la hora de la supervisión.
17◆ Decisión[Supervisión Post Obras] ¿La comunidad ha iniciado la obra? (Si es No, indica verbalmente que inicien y continua).
✓ Sí: 18
✗ No: 18
18[Supervisión Post Obras] Realizar fiscalizaciones completando el F-DEC-019-2023 Informe de avance de obra, considerando los aspectos definidos en el R-DEC-001-2019 Reglamento para entrega de donaciones y fiscalización de las obras comunales de la Municipalidad de San Carlos y tomar las fotografías respectivas de evidencia.
19[Supervisión Post Obras] Archivar las fotos en la carpeta digital del proyecto.
20[Supervisión Post Obras] Imprimir las fotografías del proyecto finalizado y entregarlas al Técnico de Enlace Comunal junto con el F-DEC-019-2023 Informe de avance de obra.
21[Supervisión Post Obras] Actualizar el Excel de Archivo Digital conforme a lo indicado en el formulario F-DEC-019-2023 Informe de avance de obra.
22[Supervisión Post Obras] Archivar el formulario F-DEC-019-2023 Informe de avance de obra y las fotografías del avance del proyecto, en el expediente correspondiente.
23[Supervisión Post Obras] Coordinar visitas de seguimiento con el dirigente comunal para que se encuentre presente el día y la hora de la supervisión.
24◆ Decisión[Supervisión Post Obras] ¿La comunidad ha avanzado la obra?
✓ Sí: 26
✗ No: 25
25[Supervisión Post Obras] Elaborar notificación dirigida a las organizaciones comunales, mediante el F-DEC-015-2020 Notificación por incumplimiento de ejecución y el F-DEC-022-2020 Notificación por incumplimiento en la ejecución de la obra (otorgando 10 días hábiles).
26◆ Decisión[Supervisión Post Obras] ¿La comunidad avanza la obra en los diez días hábiles siguientes a la notificación?
✓ Sí: 29
✗ No: 27
27◆ Decisión[Supervisión Post Obras] ¿La organización comunal requiere prórroga?
✓ Sí: 28
✗ No: Fin
28[Supervisión Post Obras] Recibir, revisar y aprobar la prórroga, luego contestar por correo electrónico.
29[Supervisión Post Obras] Coordinar supervisiones en sitio, según el Cronograma de trabajo, hasta que la obra finalice.
30◆ Decisión[Supervisión Post Obras] ¿Hay pérdida de materiales en la obra?
✓ Sí: 31
✗ No: 34
31[Supervisión Post Obras] Notificar al Coordinador (a) de Enlace Comunal que hay pérdida de material en la obra, mediante oficio.
32[Supervisión Post Obras] Informar a la Alcaldía que existe pérdida de material en la obra.
33[Supervisión Post Obras] Proceder con los trámites legales pertinentes. Fin del procedimiento.
34[Supervisión Post Obras] Realizar fiscalizaciones completando el F-DEC-019-2023 Informe de avance de obra, considerando hallazgos y tomando fotografías respectivas.
35◆ Decisión[Supervisión Post Obras] ¿La obra finaliza?
✓ Sí: 36
✗ No: 23
36[Supervisión Post Obras] Archivar las fotos en la carpeta digital del proyecto.
37[Supervisión Post Obras] Imprimir las fotografías del proyecto finalizado y entregarlas al Técnico de Enlace Comunal junto con el Informe de avance, Acta de recepción y Declaración jurada de finalización.
38[Supervisión Post Obras] Actualizar el Excel de Archivo Digital conforme a lo indicado.
39[Supervisión Post Obras] Archivar los formularios en el expediente correspondiente.