Supervisión Pre y Post Obras

Iniciar propuesta de mejora

Se creará un borrador con todos los pasos, políticas, normativa y conceptos actuales del procedimiento P-DEC-004-2023.

P-DEC-004DEC2023v239 pasos

Diagrama de flujo — Swimlanes

39 pasos
39 pasos · 6 responsables
Este procedimiento tiene 39 pasos. El diagrama puede verse denso — usa la vista Compacto para ver los primeros 30, o haz zoom con scroll.

Matriz de responsabilidades

39 pasos · columnas por responsable
PasoInspector (a) de Enlace ComunalTécnico de Enlace ComunalCoordinador(a) de Enlace ComunalOrganización ComunalCoordinador (a) de Enlace ComunalAlcaldía
1[Supervisión Pre Obras] Coordinar con la comunidad para realizar una inspección previa.
2[Supervisión Pre Obras] Realizar la inspección en sitio.
3[Supervisión Pre Obras] Completar el F-DEC-027-2021 Inspección de campo previo al proyecto y tomar las fotografías del lugar.
4[Supervisión Pre Obras] Imprimir las fotografías y entregar F-DEC-027-2021 Inspección de campo previo al proyecto completo junto con las fotografías.
5[Supervisión Pre Obras] Recibir el F-DEC-027-2021 Inspección de campo previo al proyecto, el cuál debe estar completo junto con las fotografías.
6[Supervisión Pre Obras] Comunicar al Coordinador(a) de Enlace Comunal que se encuentra disponible el F-DEC-027-2021 Inspección de campo previo al proyecto, el cuál debe estar completo junto con las fotografías para revisión.
7[Supervisión Pre Obras] Cotejar la información solicitada por la comunidad junto con el F-DEC-027-2021 Inspección de campo previo al proyecto y las fotografías.
8
◆[Supervisión Pre Obras] ¿La información de la visita previa corresponde al proyecto solicitado por la comunidad?
✓9
✗Fin
9[Supervisión Pre Obras] Verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos en el R-DEC-001-2019 Reglamento para entrega de donaciones y fiscalización de las obras en las comunidades de la Municipalidad de San Carlos y según lo establecido en el procedimiento: P-DEC-13-2023 Solicitud, aprobación y revisión de expedientes para aportes comunales.
10
◆[Supervisión Pre Obras] ¿Se cumple con los aspectos solicitados en el R-DEC-001-2019 Reglamento para entrega de donaciones y fiscalización de las obras en las comunidades de la Municipalidad de San Carlos?
✓11
✗Fin
11[Supervisión Pre Obras] Comunicar al Técnico de Enlace Comunal para que actualice el Excel de Archivo Digital y el Excel de Fondos de Inversión.
12[Supervisión Pre Obras] Actualizar el Excel de Archivo Digital incluyendo el F-DEC-027-2021 Inspección de campo previo del proyecto, completo junto con las fotografías, y el Excel de Fondos de Inversión reservando el contenido presupuestario.
13[Supervisión Pre Obras] Archivar los documentos físicos F-DEC-027-2021 Inspección de campo previo del proyecto, completo junto con las fotografías en el expediente correspondiente.
14[Supervisión Post Obras] Brindar una lista de los proyectos a supervisar al Inspector (a) de Enlace Comunal.
15[Supervisión Post Obras] Crear las rutas de supervisión agrupando los proyectos por ubicación geográfica.
16[Supervisión Post Obras] Coordinar con el dirigente comunal para que esté presente el día y la hora de la supervisión.
17
◆[Supervisión Post Obras] ¿La comunidad ha iniciado la obra? (Si es No, indica verbalmente que inicien y continua).
✓18
✗18
18[Supervisión Post Obras] Realizar fiscalizaciones completando el F-DEC-019-2023 Informe de avance de obra, considerando los aspectos definidos en el R-DEC-001-2019 Reglamento para entrega de donaciones y fiscalización de las obras comunales de la Municipalidad de San Carlos y tomar las fotografías respectivas de evidencia.
19[Supervisión Post Obras] Archivar las fotos en la carpeta digital del proyecto.
20[Supervisión Post Obras] Imprimir las fotografías del proyecto finalizado y entregarlas al Técnico de Enlace Comunal junto con el F-DEC-019-2023 Informe de avance de obra.
21[Supervisión Post Obras] Actualizar el Excel de Archivo Digital conforme a lo indicado en el formulario F-DEC-019-2023 Informe de avance de obra.
22[Supervisión Post Obras] Archivar el formulario F-DEC-019-2023 Informe de avance de obra y las fotografías del avance del proyecto, en el expediente correspondiente.
23[Supervisión Post Obras] Coordinar visitas de seguimiento con el dirigente comunal para que se encuentre presente el día y la hora de la supervisión.
24
◆[Supervisión Post Obras] ¿La comunidad ha avanzado la obra?
✓26
✗25
25[Supervisión Post Obras] Elaborar notificación dirigida a las organizaciones comunales, mediante el F-DEC-015-2020 Notificación por incumplimiento de ejecución y el F-DEC-022-2020 Notificación por incumplimiento en la ejecución de la obra (otorgando 10 días hábiles).
26
◆[Supervisión Post Obras] ¿La comunidad avanza la obra en los diez días hábiles siguientes a la notificación?
✓29
✗27
27
◆[Supervisión Post Obras] ¿La organización comunal requiere prórroga?
✓28
✗Fin
28[Supervisión Post Obras] Recibir, revisar y aprobar la prórroga, luego contestar por correo electrónico.
29[Supervisión Post Obras] Coordinar supervisiones en sitio, según el Cronograma de trabajo, hasta que la obra finalice.
30
◆[Supervisión Post Obras] ¿Hay pérdida de materiales en la obra?
✓31
✗34
31[Supervisión Post Obras] Notificar al Coordinador (a) de Enlace Comunal que hay pérdida de material en la obra, mediante oficio.
32[Supervisión Post Obras] Informar a la Alcaldía que existe pérdida de material en la obra.
33[Supervisión Post Obras] Proceder con los trámites legales pertinentes. Fin del procedimiento.
34[Supervisión Post Obras] Realizar fiscalizaciones completando el F-DEC-019-2023 Informe de avance de obra, considerando hallazgos y tomando fotografías respectivas.
35
◆[Supervisión Post Obras] ¿La obra finaliza?
✓36
✗23
36[Supervisión Post Obras] Archivar las fotos en la carpeta digital del proyecto.
37[Supervisión Post Obras] Imprimir las fotografías del proyecto finalizado y entregarlas al Técnico de Enlace Comunal junto con el Informe de avance, Acta de recepción y Declaración jurada de finalización.
38[Supervisión Post Obras] Actualizar el Excel de Archivo Digital conforme a lo indicado.
39[Supervisión Post Obras] Archivar los formularios en el expediente correspondiente.