para LA ELIMINACIÓN DOCUMENTAL

Propósito

Estandarizar la eliminación de las series documentales, previo a la identificación en el instrumento que establece su vigencia administrativa y legal y que no sea identificado de valor científico cultural. Alcance Este procedimiento debe ser aplicado por el Archivo Central, en colaboración con cada una de las unidades organizacionales de la Municipalidad de San Carlos y órganos adscritos a este, relacionados con la producción documental que se desarrolle dentro de sus archivos de gestión. Políticas de operación La eliminación de documentos se define como la destrucción organizada y planificada de los documentos carentes de valor. El Archivo Central tiene la responsabilidad de realizar el proceso de eliminación documental de forma legal y segura; para ello, debe respetar los plazos establecidos para la conservación documental, y debe evidenciar la eliminación por medio de un acta firmada por el encargado de la unidad administrativa y el encargado del Archivo Central. Además, este procedimiento debe ser apegado a la política de conservación ambiental y programas de reciclaje, en la medida de la posibilidad de realizarlo apegado a no generar un impacto negativo al ambiente. Descripción del procedimiento Diagrama de flujo Listas de chequeo Formularios a utilizar Acta de Eliminación Documental, establecida por el Proceso Institucional de Archivo Central, que incluye la información relevante de cada una de las series documentales a eliminar. Anexo 6. Normativa y documentos de referencia Ley del Sistema Nacional de Archivos, Nº 7202 del 24 de octubre de 1990. Reglamento Ejecutivo a la Ley del Sistema Nacional de Archivos, Decreto Nº 40554-C. Junta Administrativa del Archivo Nacional. Directriz con las Regulaciones Técnicas sobre la administración de documentos producidos por medios automáticos. La Gaceta N° 61 del 28 de marzo de 2008. Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos. Resolución N° 01-2014, 02-2014, 03-2014, 04-2014 (Gaceta Nº 5 de

Alcance

Este procedimiento debe ser aplicado por el Archivo Central, en colaboración con cada una de las unidades organizacionales de la Municipalidad de San Carlos y órganos adscritos a este, relacionados con la producción documental que se desarrolle dentro de sus archivos de gestión. Políticas de operación La eliminación de documentos se define como la destrucción organizada y planificada de los documentos carentes de valor. El Archivo Central tiene la responsabilidad de realizar el proceso de eliminación documental de forma legal y segura; para ello, debe respetar los plazos establecidos para la conservación documental, y debe evidenciar la eliminación por medio de un acta firmada por el encargado de la unidad administrativa y el encargado del Archivo Central. Además, este procedimiento debe ser apegado a la política de conservación ambiental y programas de reciclaje, en la medida de la posibilidad de realizarlo apegado a no generar un impacto negativo al ambiente. Descripción del procedimiento Diagrama de flujo Listas de chequeo Formularios a utilizar Acta de Eliminación Documental, establecida por el Proceso Institucional de Archivo Central, que incluye la información relevante de cada una de las series documentales a eliminar. Anexo 6. Normativa y documentos de referencia Ley del Sistema Nacional de Archivos, Nº 7202 del 24 de octubre de 1990. Reglamento Ejecutivo a la Ley del Sistema Nacional de Archivos, Decreto Nº 40554-C. Junta Administrativa del Archivo Nacional. Directriz con las Regulaciones Técnicas sobre la administración de documentos producidos por medios automáticos. La Gaceta N° 61 del 28 de marzo de 2008. Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos. Resolución N° 01-2014, 02-2014, 03-2014, 04-2014 (Gaceta Nº 5 de 08 de enero de 2015). Sobre vigencias de documentos comunes en las Instituciones del Sector Público. Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos. Resolución N° 01-2013, 02-2013, 03-2013, 04-2013, 0-520

Responsable

| Diseño de Calendario de Eliminación Documental. | El Archivo Central programará las eliminaciones documentales de cada una de las unidades, respecto al primer semestre del año siguiente. Dicha activ

Registros

De este proceso, se creará el Expediente de Eliminación Documental, por cada una de las unidades organizacionales, si se trabaja con una clasificación orgánica, el cual tendrá una vigencia administrativa y legal permanente en el Archivo de Gestión del Archivo Central.