Asignación de Tarjetas
Propósito
Establecer el proceso para la asignación de tarjetas de combustible a los vehículos municipales.
Alcance
Aplica para todos los vehículos municipales.
Responsable
Jefe del Departamento de Servicios Generales
Sistemas de apoyo
Sistema Integral Municipal (SIM).
Control de cambios
Ninguno
Participantes
3 registros| Rol | Nombre / Puesto |
|---|---|
| — | |
| — | |
| — |
Políticas de operación
3 registrosLa asignación de tarjetas de combustible debe ser autorizada por el Jefe de Servicios Generales.
Cada vehículo debe tener asignada una tarjeta de combustible.
Se debe llevar un control de las tarjetas asignadas.
Conceptos
Municipalidad: La Municipalidad de San Carlos. Manual: Describe los procedimientos de Servicios Generales en forma explícita, ordenada y sistemática de la Municipalidad de San Carlos. TECC: Tarjeta Electrónica para Compra de Combustibles Departamento de Servicios Generales: departamento encargado de la asignación de tarjetas al departamento solicitante Administrador del Sistema: funcionario con autoridad para activar y desactivar a los usuarios que por alguna razón tengan que incluirse o excluirse del uso de la tarjeta de pago. Administrador de las Tarjetas: Encargado por departamento de cuidar y repartir las tarjetas entre sus colaboradores. Tarjeta: Es el instrumento plástico dispensado por el ente bancario de uso explosivo en la adquisición de combustible para la flotilla vehicular. Trabajador: Funcionario o Servidor Municipal: Toda persona física que a cambio de una remuneración y en virtud de un acto válido y eficaz de nombramiento, presta sus servicios materiales, intelectuales o de ambos géneros, en forma personal y subordinada a la Municipalidad, transitoria o permanente, como consecuencia de un contrato de trabajo escrito individual o colectivo. Usuario: Se entenderá como el trabajador municipal, poseedor de la tarjeta de compra de combustible, que hace uso de esta. Equipo Menor: Equipo Municipal que opera con combustible pero que no se desplaza a la Estación de Servicio y requiere ser abastecidas mediante otros tipos de recipientes: pichingas, estañones y tanquetas. Estación de Servicio: Cualquier establecimiento ubicado en el territorio nacional, cuya actividad principal es la venta de los derivados de hidrocarburos. Factura: Documento que emite la estación de servicio como comprobante de pago, que establece el monto debitado de la tarjeta electrónica, por la compra institucional de combustible para los vehículos del Ministerio de Cultura y Juventud. Voucher: Documento que se emite en la estación de servicio, como comprobante de pago, realizado por el tarjetahabiente, mediante el uso de la tarjeta. Debe ir grapada a la Factura emitida por la estación de servicio. Activos: Son aquellos motores de combustión que se utilizan para trabajos de campo identificados con un número respectivo.
Formularios
En la ejecución del procedimiento Asignación de Tarjetas se utiliza el Formulario de Solicitud de Tarjeta para su ejecución.
Descripción del procedimiento
12 pasos| Sec. | Descripción |
|---|---|
| 1 | El trámite inicia cuando el Jefe Departamento Solicitante envía Formulario de Solicitud de Tarjeta |
| 2 | Recibe formulario de solicitud |
| 3 | ◆ Decisión¿Verifica esta correcta y completa la información presentada en el formulario? ✓ Sí: Continua al siguiente paso ✗ No: devuelve información al departamento solicitante para que complete la información. Regresa al paso 1 |
| 4 | ◆ Decisión¿Aprueba la asignación de la tarjeta? ✓ Sí: Continua al siguiente paso ✗ No: notifica al Departamento Solicitante el motivo por el cual se rechazó la tarjeta. Fin del proceso. |
| 5 | Realiza un oficio solicitando la asignación de la tarje a la empresa VersaTec, incluyendo el Formulario de Solicitud de Tarjeta con los datos especificados. Ver Anexo 1 .13.1 |
| 6 | Envía el oficio mediante correo electrónico a la empresa |
| 7 | Recibe la nueva tarjeta asignada por la empresa. |
| 8 | Ingresa al sistema electrónico Flota 2.0, busca la nueva tarjeta asignada y establece el límite máximo y monto de la tarjeta. |
| 9 | Genera copia de la tarjeta asignada |
| 10 | Entrega la tarjeta al Encargado de Tarjetas del Departamento Solicitante y solicitante firma de recibido. |
| 11 | Firma y recibe la tarjeta |
| 12 | Archiva la copia de la tarjeta asignada en el ampo de Tarjetas Electrónicas de Combustibles Fin del procedimiento. |