para LA ORDENACIÓN DOCUMENTAL

Propósito

Establecer un criterio de ordenación para cada serie documental, según una unidad de orden preestablecida, con el fin de facilitar su ubicación y localización dentro del sistema de información institucional. Alcance Este procedimiento debe ser aplicado por cada una de las unidades organizacionales de la Municipalidad de San Carlos y órganos adscritos a este, relacionado con la producción documental que se desarrolle dentro de sus funciones. Políticas de operación El ordenamiento documental es el proceso mediante el cual se establecen las relaciones entre los documentos de una serie, así como los tipos documentales al interior de los expedientes según un criterio predeterminado. En esta fase las dependencias organizativas deben: Crear expedientes con sus respectivos tipos documentales acordes al proceso de identificación y clasificación documental, y bajo los lineamientos del Archivo Central. Ordenar metodológicamente las series documentales. Foliar los expedientes de preferencia por medio de foliador. Las dependencias organizativas de la municipalidad deben organizar los documentos que produzcan en cualquier soporte, proporcionando el apoyo y la información solicitada por el Archivo Central para llevar a cabo la identificación, clasificación y descripción documental, que permitan sustentar la organización y demás procedimientos identificados para el SIA. Descripción del procedimiento Diagrama de flujo Listas de chequeo No aplica una lista de chequeo para este procedimiento. Formularios a utilizar El formulario para emplear será el “Formulario de Registro de Entrada y Salida de Correspondencia”. Anexo 3. El formulario para emplear será el “Formulario de Índice de Expedientes”. Anexo 4. Normativa y documentos de referencia Ley del Sistema Nacional de Archivos, Nº 7202 del 24 de octubre de 1990. Reglamento Ejecutivo a la Ley del Sistema Nacional de Archivos, Decreto Nº 40554-C. Dictamen C-185-2010 de 30 de agosto de 2010 de la Procuraduría Gen

Alcance

Este procedimiento debe ser aplicado por cada una de las unidades organizacionales de la Municipalidad de San Carlos y órganos adscritos a este, relacionado con la producción documental que se desarrolle dentro de sus funciones. Políticas de operación El ordenamiento documental es el proceso mediante el cual se establecen las relaciones entre los documentos de una serie, así como los tipos documentales al interior de los expedientes según un criterio predeterminado. En esta fase las dependencias organizativas deben: Crear expedientes con sus respectivos tipos documentales acordes al proceso de identificación y clasificación documental, y bajo los lineamientos del Archivo Central. Ordenar metodológicamente las series documentales. Foliar los expedientes de preferencia por medio de foliador. Las dependencias organizativas de la municipalidad deben organizar los documentos que produzcan en cualquier soporte, proporcionando el apoyo y la información solicitada por el Archivo Central para llevar a cabo la identificación, clasificación y descripción documental, que permitan sustentar la organización y demás procedimientos identificados para el SIA. Descripción del procedimiento Diagrama de flujo Listas de chequeo No aplica una lista de chequeo para este procedimiento. Formularios a utilizar El formulario para emplear será el “Formulario de Registro de Entrada y Salida de Correspondencia”. Anexo 3. El formulario para emplear será el “Formulario de Índice de Expedientes”. Anexo 4. Normativa y documentos de referencia Ley del Sistema Nacional de Archivos, Nº 7202 del 24 de octubre de 1990. Reglamento Ejecutivo a la Ley del Sistema Nacional de Archivos, Decreto Nº 40554-C. Dictamen C-185-2010 de 30 de agosto de 2010 de la Procuraduría General de la República sobre la importancia de contar con un expediente ordenado, foliado, completo y debidamente certificado como garantía de debido proceso. Dirección General del Archivo Nacional, Oficio DG-500-2009 de

Responsable

| Identificar la serie documental que se desea ordenar. | Realizar una identificación de la serie documental que se está por ordenar, con el fin de conocer el criterio de ordenación. | Coordinador de

Registros

Para este procedimiento los registros obtenidos serán los formularios por emplear: Formulario de índice de Expedientes: Los plazos de conservación para el índice de expedientes, es relativo al plazo de conservación de cada uno de los expedientes administrativos que se gestionen dentro del Gobierno Local, ya que se un control propio de cada expediente. Su conservación está igualmente ligada a ubicación del expediente, tanto en el plazo de conservación del archivo de gestión como del archivo central. Se recomienda que la utilización de este formulario sea a nivel electrónico por cada una de las unidades y cuando sea necesario imprimirlo e incluirlo en la primera parte del expediente posterior a la portada, esto por que cada vez que se actualiza se tendría que cambiar el índice y no es acorde a las políticas de conservación ambiental. Formulario de Registro de Entrada y Salida de Correspondencia: Los plazos de conservación del formulario de registro de entrada y salida de correspondencia, será de 02 años en la oficina productora y 0 años en el archivo central. La vigencia está establecida a 02 años mínimos, sin embargo, si la unidad administrativa considera importante mantenerlo por más años, respecto al insumo de datos que brindé el formulario lo podrá hacer, indicando por escrito al archivo central la conservación preventiva del documento.