Elaboración Libros de Actas
Propósito
4 Responsable 4 Alcance 4 Políticas de Operación 4 Normativa y documentos de referencia 5 Registros 7 Formularios a utilizar 8 Riesgos Relacionados 8 Acciones dentro de la Autoevaluación de Control Interno que Participan en el Procedimiento 9 Subprocesos 10 Glosario 10 Sistemas de información 10 Cambios de la Versión 11 Descripción del procedimiento Elaboración Libros de Actas 11 Diagrama de Flujo Elaboración Libros de Actas 13 Anexos 14 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE LIBROS DE ACTAS EN SOPORTE PAPEL PROPÓSITO Estandarizar y regular la Elaboración de Libros de Actas en soporte papel para la Municipalidad de San Carlos y todas sus unidades funcionales adscritas o no. RESPONSABLE Encargado (a) Archivo Central. ALCANCE Este procedimiento debe ser aplicado por el Archivo Central y por cada una de las unidades funcionales municipales, Órganos Colegiados y no Colegiados y los Comités y Comisiones adscritos o no a la municipalidad que sesionan o bien que requieren por criterio legal elaborar un compendio de documentos que conformen un libro, bajo el cual se reflejan las diferentes acciones, acuerdos, deliberaciones entre otras labores que surgen en función del quehacer municipal o bien que son parte del quehacer comunal. POLÍTICAS DE OPERACIÓN Los libros de actas en soporte papel, se definen como el registro de las acciones, reuniones y decisiones relevantes tomadas por las unidades funcionales, órganos, comités o comisiones de la municipalidad y/o que tienen presencia en el cantón. Mismos que por normativa deben ser resguardados en el Archivo Central de la Municipalidad de San Carlos. Todas las unidades funcionales, órganos, comités y comisiones que realizan libros de actas en soporte papel, tienen la responsabilidad de realizar este procedimiento de forma legal y segura; para ello, debe respetar los lineamientos establecidos por el Archivo Nacional para la gestión de documentos en soporte papel, que tienen valor científico cultural. To
Alcance
4 Políticas de Operación 4 Normativa y documentos de referencia 5 Registros 7 Formularios a utilizar 8 Riesgos Relacionados 8 Acciones dentro de la Autoevaluación de Control Interno que Participan en el Procedimiento 9 Subprocesos 10 Glosario 10 Sistemas de información 10 Cambios de la Versión 11 Descripción del procedimiento Elaboración Libros de Actas 11 Diagrama de Flujo Elaboración Libros de Actas 13 Anexos 14 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE LIBROS DE ACTAS EN SOPORTE PAPEL PROPÓSITO Estandarizar y regular la Elaboración de Libros de Actas en soporte papel para la Municipalidad de San Carlos y todas sus unidades funcionales adscritas o no. RESPONSABLE Encargado (a) Archivo Central. ALCANCE Este procedimiento debe ser aplicado por el Archivo Central y por cada una de las unidades funcionales municipales, Órganos Colegiados y no Colegiados y los Comités y Comisiones adscritos o no a la municipalidad que sesionan o bien que requieren por criterio legal elaborar un compendio de documentos que conformen un libro, bajo el cual se reflejan las diferentes acciones, acuerdos, deliberaciones entre otras labores que surgen en función del quehacer municipal o bien que son parte del quehacer comunal. POLÍTICAS DE OPERACIÓN Los libros de actas en soporte papel, se definen como el registro de las acciones, reuniones y decisiones relevantes tomadas por las unidades funcionales, órganos, comités o comisiones de la municipalidad y/o que tienen presencia en el cantón. Mismos que por normativa deben ser resguardados en el Archivo Central de la Municipalidad de San Carlos. Todas las unidades funcionales, órganos, comités y comisiones que realizan libros de actas en soporte papel, tienen la responsabilidad de realizar este procedimiento de forma legal y segura; para ello, debe respetar los lineamientos establecidos por el Archivo Nacional para la gestión de documentos en soporte papel, que tienen valor científico cultural. Todas las unidades funcional
Responsable
de resguardarlos, así como, cuál será el lugar en el cual se resguardaran los libros y expedientes de sesión. Se debe procurar que ambas asignaciones sean las más optimas a fin de resguardar la integr
Sistemas de apoyo
No aplica.
Registros
De este proceso, se crearán en soporte papel cada uno de los libros requeridos para las diferentes unidades funcionales (cuando corresponda), órganos, comités o comisiones. Los cuales tendrán una vigencia administrativa legal, definida por el tiempo en el cual se desempeñe su Junta Directiva y un valor científico cultural permanente dentro del depósito documental de la Municipalidad de San Carlos y deberán ser trasladados al Archivo Nacional cuando así corresponda.
Control de cambios
Actualización de procesos, según se realizan las actividades actualmente como parte de la mejora del Departamento de Archivo Central, actualizar las políticas, agregar los apartados de riesgos de la Matriz SEVRI, acciones dentro de la autoevaluación de control interno que participan en el procedimiento, actualización del diagrama de flujo. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN LIBRO DE ACTAS EN SOPORTE PAPEL. Subprocedimiento de Elaboración Expedientes de Sesión. Subprocedimiento de Reporte de Extravío, Pérdida o Destrucción de Libro de Actas
Participantes
5 registros| Rol | Nombre / Puesto |
|---|---|
| — | |
| — | |
| — | |
| — | |
| — |
Políticas de operación
7 registrosLos libros de actas en soporte papel, se definen como el registro de las acciones, reuniones y decisiones relevantes tomadas por las unidades funcionales, órganos, comités o comisiones de la municipalidad y/o que tienen presencia en el cantón.
Todas las unidades funcionales, órganos, comités y comisiones que realizan libros de actas en soporte papel, tienen la responsabilidad de realizar este procedimiento de forma legal y segura; respetando los lineamientos establecidos por el Archivo Nacional.
Antes de solicitar la apertura o cierre del libro de Actas la Junta Directiva deberá tomar un acuerdo donde "aprueba el envío de solicitud de cierre o apertura de un libro de actas ante la Auditoría Interna de la Municipalidad de San Carlos".
El registro de los libros formales de actas manuscritas se realizará con lapicero azul o negro, sin tachones, ni borrones con corrector.
El registro de los libros conformados por un grupo de hojas foliadas, se realizará por medio de procesador de texto, cada acta será impresa y firmada cuando haya sido aprobada. Una vez que han sido impresas entre 250 y hasta 300 hojas estas deberán ser empastadas y rotuladas según normativa.
El expediente de las sesiones de órganos colegiados solamente incluirá los documentos que fundamentan las discusiones y los acuerdos que se toman al interior del órgano. Las grabaciones no forman parte de dicho expediente.
En caso de perdida, extravío o destrucción de alguno de los libros de actas se deben realizar las acciones indicadas en el Subprocedimiento de Reporte de extravío, pérdida o daño de Libro de Actas.
Normativa aplicable
11 registrosLey N.º 7202 del 24 de octubre de 1990. Ley del Sistema Nacional de Archivos.
Decreto N.º 40554-C. Reglamento Ejecutivo a la Ley del Sistema Nacional de Archivos.
Norma técnica Nacional NTN-005 (Gaceta N°183, 27 de setiembre de 2022). Lineamientos para la elaboración de actas de sesiones de concejos municipales en soporte papel.
Norma técnica Nacional NTN-006 (Gaceta N°183, 27 de setiembre de 2022). Lineamientos para la elaboración de actas de órganos colegiados en soporte papel.
R-SEC-001-2013, adición publicada en la Gaceta N° 156 del 28 de agosto de 2023. Reglamento de Funcionamiento del Concejo Municipal.
Ley N°7794. Código Municipal.
Ley N.º 6227. Ley General de la Administración Pública.
Ley N.º 8422. Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública.
Ley Nº 8292. Ley General de Control Interno.
CIRCULAR-MSCAM-AC-001-2020. Sobre Firma Digital y Expedientes Híbridos.
Constitución Política de Costa Rica.
Conceptos
5 registrosConjunto de documentos relativos a la tramitación de una determinada sesión.
Instrumento documental donde se establecen e identifican los documentos ordenados de manera cronológica y según la disposición de los documentos.
Libro de hojas, móviles o no, que deberá ser legalizado, en el que se recoge el conjunto de actas.
Es el que posee un documento para la administración de origen o para aquella que le sucede como testimonio de sus procedimientos y actividades.
Es aquel que posee el documento como fuente primaria para la historia, al servir como testimonio y reflejar el desarrollo de la realidad nacional.
Formularios
1 registrosIndicadores
4 registros| Indicador |
|---|
Cantidad de libros de actas abiertos Conteo de libros de actas con apertura activa en el período |
Cantidad de libros de actas cerrados Conteo de libros de actas con cierre formal en el período |
Cantidad de libros de actas transferidos al Archivo Central Conteo de libros trasladados al depósito documental |
Número de libros de actas reportados como extraviados Conteo de reportes de extravío, pérdida o destrucción |
Descripción del procedimiento
12 pasos| Sec. | Descripción |
|---|---|
| 1 | | El miembro autorizado por el órgano correspondiente remite oficio de solicitud de apertura de un nuevo Libro de Actas a la Auditoría Interna. Nota: El oficio de solicitud debe ir firmado por el secretario o secretaria del órgano correspondiente. | Miembro autorizado |
| 2 | | El miembro autorizado por el órgano correspondiente entrega a la Auditoría Interna, tanto el oficio anterior, como el libro formal para realizar actas o bien un grupo de hojas en blanco previamente identificadas (con su respectivo membrete y pie de página) y foliadas (numeradas en su cara anterior de manera ascendente con cinco caracteres), en las cuales se va a registrar la información producto de cada sesión desarrollada. | Miembro autorizado |
| 3 | ◆ Decisión¿Se encuentra de forma correcta el libro o hoja remitida? ✓ Sí: Continue al siguiente paso. ✗ No: Continue al paso 5 | Funcionario de la Auditoria |
| 4 | | Sí todo está en orden y correcto, procede a colocar sello de apertura y sellar cada uno de los folios en su cara anterior, ya sea en el libro o el grupo de hojas. (Continúa paso 6). | Funcionario de la Auditoria |
| 5 | | Sí el funcionario de la Auditoría Interna encuentra incongruencias o errores devuelve al usuario que realizó la entrega o al usuario autorizado, el libro o el grupo de hojas, con sus respectivas observaciones, mediante oficio; para su revisión y posterior envío. (Regresa al paso 2). | Funcionario de la Auditoria |
| 6 | | El miembro autorizado por el órgano correspondiente retira el libro o el grupo de hojas legalizado. | Miembro autorizado |
| 7 | | Iniciar con el registro del cuerpo del libro, según la normativa aplicable a este tipo documental. Nota: De forma simultánea se inicia con el subprocedimiento de Elaboración de Expedientes de Sesión. | Miembro autorizado |
| 8 | | Al concluir el tiempo de gestión de la Junta Directiva del órgano o unidad funcional correspondiente, deberá remitir mediante oficio a la Auditoría Interna la solicitud de Cierre de Libro. Tanto para el libro formal o el conjunto de hojas debidamente impresas con la información que les corresponde (todos los folios deben ser llevados para el cierre del libro). | Miembro autorizado |
| 9 | ◆ Decisión¿Se encuentra de forma correcta el libro o hoja remitida? ✓ Sí: Continue al siguiente paso ✗ No: Continue al paso 11 | Funcionario de la Auditoria |
| 10 | | Sí todo está en orden y correcto, procede a colocar sello de cierre, ya sea en el libro o el grupo de hojas. (Continúa paso 12). | Funcionario de la Auditoria |
| 11 | | Sí el libro o grupo de hojas presentan errores se devuelve al usuario que realizó la entrega o al usuario autorizado, con sus respectivas observaciones, mediante oficio; para su revisión y posterior envío. (Regresa al paso 8). | Funcionario de la Auditoria |
| 12 | | El miembro autorizado por el órgano correspondiente lleva el libro formal y el grupo de hojas debidamente empastadas al Archivo Central, una vez concluida la vigencia administrativa legal, para que este proceda con el resguardo permanente de dichos libros. Nota: El usuario correspondiente hace entrega de dichos libros junto con el Formulario de Transferencia Documental (F-SAM-019-2018). | Miembro autorizado |