Elaboración Libros de Actas
P-SAM-020SAM202412 pasos
Diagrama de flujo — Swimlanes
12 pasos12 pasos · 1 responsables
Matriz de responsabilidades
12 pasos · columnas por responsable| Paso | N/A |
|---|---|
| 1 | | El miembro autorizado por el órgano correspondiente remite oficio de solicitud de apertura de un nuevo Libro de Actas a la Auditoría Interna. Nota: El oficio de solicitud debe ir firmado por el secretario o secretaria del órgano correspondiente. | Miembro autorizado |
| 2 | | El miembro autorizado por el órgano correspondiente entrega a la Auditoría Interna, tanto el oficio anterior, como el libro formal para realizar actas o bien un grupo de hojas en blanco previamente identificadas (con su respectivo membrete y pie de página) y foliadas (numeradas en su cara anterior de manera ascendente con cinco caracteres), en las cuales se va a registrar la información producto de cada sesión desarrollada. | Miembro autorizado |
| 3 | ◆¿Se encuentra de forma correcta el libro o hoja remitida? ✓Continue al siguiente paso. ✗Continue al paso 5 | Funcionario de la Auditoria |
| 4 | | Sí todo está en orden y correcto, procede a colocar sello de apertura y sellar cada uno de los folios en su cara anterior, ya sea en el libro o el grupo de hojas. (Continúa paso 6). | Funcionario de la Auditoria |
| 5 | | Sí el funcionario de la Auditoría Interna encuentra incongruencias o errores devuelve al usuario que realizó la entrega o al usuario autorizado, el libro o el grupo de hojas, con sus respectivas observaciones, mediante oficio; para su revisión y posterior envío. (Regresa al paso 2). | Funcionario de la Auditoria |
| 6 | | El miembro autorizado por el órgano correspondiente retira el libro o el grupo de hojas legalizado. | Miembro autorizado |
| 7 | | Iniciar con el registro del cuerpo del libro, según la normativa aplicable a este tipo documental. Nota: De forma simultánea se inicia con el subprocedimiento de Elaboración de Expedientes de Sesión. | Miembro autorizado |
| 8 | | Al concluir el tiempo de gestión de la Junta Directiva del órgano o unidad funcional correspondiente, deberá remitir mediante oficio a la Auditoría Interna la solicitud de Cierre de Libro. Tanto para el libro formal o el conjunto de hojas debidamente impresas con la información que les corresponde (todos los folios deben ser llevados para el cierre del libro). | Miembro autorizado |
| 9 | ◆¿Se encuentra de forma correcta el libro o hoja remitida? ✓Continue al siguiente paso ✗Continue al paso 11 | Funcionario de la Auditoria |
| 10 | | Sí todo está en orden y correcto, procede a colocar sello de cierre, ya sea en el libro o el grupo de hojas. (Continúa paso 12). | Funcionario de la Auditoria |
| 11 | | Sí el libro o grupo de hojas presentan errores se devuelve al usuario que realizó la entrega o al usuario autorizado, con sus respectivas observaciones, mediante oficio; para su revisión y posterior envío. (Regresa al paso 8). | Funcionario de la Auditoria |
| 12 | | El miembro autorizado por el órgano correspondiente lleva el libro formal y el grupo de hojas debidamente empastadas al Archivo Central, una vez concluida la vigencia administrativa legal, para que este proceda con el resguardo permanente de dichos libros. Nota: El usuario correspondiente hace entrega de dichos libros junto con el Formulario de Transferencia Documental (F-SAM-019-2018). | Miembro autorizado |