Gestión de Transferencias de Fondos Municipales a Entidades Privadas Beneficiarias

Iniciar propuesta de mejora

Se creará un borrador con todos los pasos, políticas, normativa y conceptos actuales del procedimiento P-DEC-006-2018.

P-DEC-006DEC2018v142 pasos

Propósito

El propósito del manual es establecer los lineamientos que deben cumplir los sujetos privados declarados idóneas para manejar fondos públicos con el objeto de llevar a cabo programas o proyectos que respondan directamente al cumplimiento del fin público previsto por la Ley.

Alcance

Los procedimientos para la trasferencia de fondos públicos a sujetos privados declarados idóneos para el manejo de fondos públicos, son aplicados por los Departamentos de Desarrollo Social, Enlace Comunal y la Dirección de Hacienda.

Responsable

Coordinador (a) de Enlace Comunal

Sistemas de apoyo

No aplicables.

Control de cambios

Ninguno

Participantes

7 registros
RolNombre / Puesto
—
—
—
—
—
—
—

Políticas de operación

8 registros
a.

Las organizaciones privadas beneficiarias deberán ajustarse a los procedimientos y requisitos establecidos en el Reglamento de transferencia.

b.

Para que un sujeto privado sea titular de una trasferencia de efectivo, debe estar al día en la presentación de informes y liquidaciones.

c.

Toda trasferencia de efectivo debe contar con la autorización previa del Concejo Municipal.

d.

Los proyectos solicitados deben cumplir con el fin público previsto en la Ley y estar amparados en los instrumentos de planificación institucional.

e.

Para proceder a la transferencia de efectivo un sujeto privado, se debe contar con la idoneidad para administrar fondos públicos.

f.

El sujeto privado debe cumplir los procedimientos y principios contemplados en la Ley de Contratación Administrativa.

g.

En caso de que el Concejo Municipal no autorice realizar la transferencia, deberá explicar por escrito las razones.

h.

Ante el incumplimiento de presentación de informes de liquidación, la Municipalidad puede iniciar una investigación para determinar responsabilidades.

Normativa aplicable

8 registros
·

Constitución Política de Costa Rica.

·

Código Municipal.

·

Ley General de Administración Pública.

·

Ley de Contratación Administrativa y su reglamento.

·

Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.

·

Reglamento de transferencia de fondos públicos a sujetos privados beneficiarios.

·

Circulares número 14299, 14300 de la CGR.

·

Normas de control interno para los sujetos privados (N-1-2009-CO-DFOE).

Conceptos

4 registros
Concejo Municipal

Órgano Superior Jerárquico deliberativo de decisión política.

Fondos Públicos

Recursos, valores, bienes y derechos propiedad del Estado o entes públicos.

Sujetos Privados Idóneos

Sujetos privados calificados como idóneos para administrar recursos públicos.

Transferencia

Traslado por parte del Ente Municipal de fondos públicos a favor de una Entidad Beneficiaria Privada.

Formularios

6 registros
F-DEC-004-2017-001Acta de recepción de proyecto
F-DEC-005-2018Bitácora de seguimiento
F-DEC-006-2018Declaración Jurada
F-DEC-008-2018Informe de cumplimiento del plan de trabajo
F-DEC-009-2018Informe de ejecución y liquidación del programa o proyecto
F-DEC-011-2018Perfil del proyecto

Descripción del procedimiento

42 pasos
Sec.Descripción
1[Transferencia] Presenta carta de solicitud de trasferencia a la Alcaldía Municipal.
2[Transferencia] Traslada la solicitud a la Dirección de Desarrollo Estratégico y Dirección de Hacienda para la inclusión del proyecto o programa dentro del presupuesto.
3[Transferencia] Inclusión del proyecto o programa dentro del presupuesto.
4[Transferencia] Respecto a trasferencias establecidas por ley, mediante informe remitido trimestralmente al Departamento Desarrollo Social se establecerá el monto que corresponde girar por su concepto.
5[Transferencia] Llena formulario de "Perfil del Proyecto" y los formularios del proceso de Contratación Administrativa para la adquisición de bienes o servicios.
6[Transferencia] Verifica que los requisitos incluidos en el "Perfil de proyecto" y el formulario de contratación administrativa estén de acuerdo a lo establecido en el reglamento.
7◆ Decisión[Transferencia] Verifica la presentación del plan de trabajo con el cronograma de actividades y el presupuesto del proyecto. ¿Cumple con requisitos previos en el perfil y en los formatos de Contratación Administrativa? ¿Cumple con la presentación del plan de trabajo, cronograma de actividades y presupuesto del programa o proyecto?
✓ Sí: 8
✗ No: Fin
8[Transferencia] El órgano competente solicita a la Alcaldía que proceda a requerir la autorización del Concejo Municipal para celebrar el convenio.
9[Transferencia] Se revisa la transferencia antes de enviar al Concejo Municipal.
10[Transferencia] Se solicita al Concejo Municipal la autorización para elaborar el convenio de cooperación entre la Municipalidad de San Carlos y la organización beneficiaria de la transferencia.
11◆ Decisión[Transferencia] ¿Se autoriza realizar convenio?
✓ Sí: 13
✗ No: 12
12[Transferencia] En caso de contar con autorización se remite acuerdo del Concejo Municipal donde indique el aval a la Alcaldía y al órgano competente según corresponda. FIN DEL PROCESO
13[Transferencia] Se solicita al Departamento Legal que proceda a realizar convenio de cooperación y se traslada el expediente.
14[Transferencia] Realiza convenio de cooperación.
15[Transferencia] Envía documentación de convenio al órgano competente encargado de la coordinación del proyecto, junto con expediente.
16[Transferencia] Solicita a la Alcaldía incluir en nómina el monto a transferir.
17[Transferencia] Incluye en nómina el monto a transferir.
18[Transferencia] Se traslada la nómina a Contabilidad.
19[Transferencia] Confecciona cheque y lo remite a la Alcaldía.
20[Transferencia] Firma el cheque.
21[Transferencia] Realiza transferencia y remite a al órgano competente encargado de la coordinación del proyecto, copia de la Transferencia bancaria realizada al sujeto privado.
22[Transferencia] Presenta al órgano competente liquidaciones y conciliaciones mensuales con comprobantes autorizados por la Administración Tributaria, así como los comprobantes oficiales de pago que respaldan los movimientos.
23[Transferencia] Traslada las liquidaciones mensuales y conciliaciones mensuales al Departamento de Contabilidad con el fin de realizar los registros contables conforme a las NICSP.
24[Transferencia] Se realizan inspecciones previas, durante y al finalizar el proyecto, dependiendo de su naturaleza, a través del inspector de obra designado al efecto o por la persona encargada de la coordinación del programa o proyecto.
25[Transferencia] Cuando el proyecto se paralice por caso fortuito, fuerza mayor, hecho imprevisible o inevitable, que imposibilite continuar, el representante legal realizará una solicitud de prórroga al órgano competente, en el plazo de 8 días hábiles contados a partir del momento en que sucedieron los hechos.
26[Transferencia] Se responde la solicitud de prórroga con el aval del Alcalde, en el plazo de 8 días hábiles contados a partir del recibo de la solicitud por parte de la organización.
27[Transferencia] Presentar un informe final de ejecución sobre los fondos transferidos al Departamento de Enlace Comunal o Desarrollo Social, refiriéndose a la ejecución del proyecto. Cuando el proyecto no finalice en el mismo año, se presentará un informe anual a más tardar el último día de enero.
28[Transferencia] Se traslada el informe a la Dirección Financiera para realizar un análisis financiero sobre su ejecución.
29[Transferencia] Traslada el análisis financiero del informe de liquidación, manifestando su conformidad sobre el mismo. En caso de que Dirección Financiera estime inconsistencias en la información suministrada, le informará al Departamento de Enlace Comunal o Desarrollo social, según corresponda.
30[Transferencia] Se prevendrá al representante de la organización la rectificación del informe de liquidación financiera en el plazo improrrogable de 8 días hábiles contados a partir de su comunicación oficial. En caso de incumplir el requerimiento anterior se aplicará el procedimiento para la recuperación de beneficio.
31[Transferencia] Si el informe de liquidación está correcto, se solicita al Departamento Legal realizar el finiquito al convenio de cooperación que sobre la cual se giró la transferencia.
32[Transferencia] Realiza finiquito al convenio de cooperación.
33[Transferencia] Devuelve el expediente al órgano competente.
34[Transferencia] Se conserva el expediente de la trasferencia en el archivo del departamento.
35[Recuperación] Cuando exista incumplimiento en la presentación de informes o desvié el beneficio transferido hacia fines diversos del asignado, se le comunicará a la Alcaldía Municipal mediante resolución.
36[Recuperación] Se conformará un órgano del debido proceso para el establecimiento de las responsabilidades y las acciones legales consiguientes con la finalidad de revocar la idoneidad, suspender las transferencias al sujeto privado y recuperar el beneficio otorgado.
37[Recuperación] Realiza una investigación preliminar de los hechos acontecidos previa oportunidad de audiencia y defensa en favor del sujeto privado de conformidad con el Título V de la Ley General de Administración Pública.
38[Recuperación] Constatado el incumplimiento en el suministro de informes, o bien, la responsabilidad ante el desvío de los fondos transferidos, se dictará resolución razonada.
39[Recuperación] Notificar la resolución de la Administración Municipal al sujeto privado a través de los medios legales pertinentes y con las formalidades contempladas en el ordenamiento jurídico.
40[Recuperación] Realiza el proceso de cobro judicial para la recuperación del beneficio trasferido.
41[Recuperación] Remite al Concejo Municipal el expediente administrativo para iniciar el procedimiento de revocatoria de idoneidad.
42[Recuperación] Realiza el procedimiento de revocatoria de calificación de idoneidad.