Mantenimiento de Vehículos Municipales
Propósito
Establecer el proceso para el mantenimiento preventivo y correctivo de los vehículos municipales.
Alcance
Aplica para todos los vehículos municipales y el personal de Servicios Generales.
Responsable
Jefe del Departamento de Servicios Generales
Sistemas de apoyo
Sistema Integral Municipal (SIM).
Control de cambios
Ninguno
Participantes
3 registros| Rol | Nombre / Puesto |
|---|---|
| — | |
| — | |
| — |
Políticas de operación
3 registrosLos vehículos municipales deben recibir mantenimiento preventivo según el kilometraje establecido.
El mantenimiento correctivo debe ser autorizado por el Jefe de Servicios Generales.
Se debe llevar un control del historial de mantenimiento de cada vehículo.
Conceptos
Mantenimiento preventivo: cambios de aceite, engrases, revisiones de nivel de agua, bomba de aceite hidráulico, liquido de frenos, luces quemadas, balanceo, alineamiento, batería, presión de llantas, ajuste de partes flojas por el uso diario, escobillas de parabrisas, fusibles, aire acondicionado, herramientas básicas y equipos y accesorios requeridos por ley. anual y que la realiza un taller u empresa reconocida por el Estado. Reparaciones mecánicas: son aquellas necesarias que requieren de la intervención de un técnico mecánico, electricista, o de un mecánico en enderezado y pintura. Oficio: es un documento oficial que se utiliza a nivel interno de la Municipalidad para comunicar algo entre funcionarios de la institución.
Formularios
Actualmente sólo existe un formulario llamado “tarjeta de control de mantenimiento de vehículos” que mantiene el chofer consigo para ser utilizado en el momento que exista una reparación.
Descripción del procedimiento
34 pasos| Sec. | Descripción |
|---|---|
| 1 | Solicitará mediante un oficio dirigido al departamento de Servicios Generales, sección transportes, la autorización y el trámite para llevar su vehículo a que se le realice un diagnóstico y presupuesto por el mantenimiento preventivo deseado o correspondiente, o por la reparación mecánica que se estima. |
| 2 | ◆ Decisión¿Está correcto? ✓ Sí: Paso 3 ✗ No: Paso 1 |
| 3 | ◆ Decisión¿Existe necesidad de evaluación o revisión? ✓ Sí: Paso 4 ✗ No: Paso 13 |
| 4 | Comunica al departamento de Servicios Generales la necesidad requerida. |
| 5 | Iniciará el trámite o proceso ante el departamento de proveeduría. Dicho trámite puedes ser, la obtención de una orden de compra, una caja chica o una orden interna dirigida al taller municipal. Nota: Es importante aclarar que en este paso el trámite es sólo para la inspección, mantenimiento preventivo o revisión técnica del vehículo. |
| 6 | Realiza cualquiera de los procesos mencionados en el paso anterior |
| 7 | Dará la orden del paso a seguir por parte del chofer o jefe a cargo del vehículo, para que proceda según sea el caso a llevarlo a realizar el mantenimiento preventivo, diagnostico o revisión técnica. |
| 8 | Se dirigirá al lugar (es) indicado por parte del departamento de servicios generales. |
| 9 | Obtendrá lo siguiente: a) Un diagnóstico del problema b) Un presupuesto de la reparación mecánica, mantenimiento preventivo o revisión técnica c) Un presupuesto de los repuestos necesarios el cual se demostrará con facturas proformas. |
| 10 | Presenta la documentación requerida ante el departamento de Servicios Generales. (Facturas proforma). |
| 11 | Recibe información requerida. |
| 12 | Hará un estudio de costo en comparación con el contenido presupuestario. |
| 13 | Gestionará ante el departamento de proveeduría, un nuevo proceso de compra para la realización de la reparación mecánica, mantenimiento preventivo o revisión técnica. |
| 14 | ◆ Decisión¿Es aprobada la compra? ✓ Sí: Paso 15 ✗ No: Paso 13 |
| 15 | Espera que proveeduría le entregue los repuestos una vez que ingresen a bodega. |
| 16 | Recibe repuestos por parte de proveeduría. |
| 17 | Solicita a proveeduría copia de la orden de compra, una copia de la factura con el costo de los repuestos y una copia de recibo de repuestos. |
| 18 | Reciben documentación por parte de proveeduría |
| 19 | Fotocopia la copia de la orden de compra recibida por proveeduría (una copia) |
| 20 | Llevará el vehículo al taller designado para tal efecto. |
| 21 | Entrega los repuestos al mecánico junto a la fotocopia de la orden de compra. |
| 22 | Recibe repuestos más la fotocopia de la orden de compra. |
| 23 | Realiza reparaciones correspondientes. |
| 24 | Indica al mecánico designado los pasos que debe realizar para su respectivo pago. El mecánico debe llevar al departamento de Servicios Generales: a) La factura por la reparación. b) Copia de la orden de compra |
| 25 | Recogerá y entregará a bodega los repuestos remplazados. |
| 26 | Solicita una copia de la factura por costo de mano de obra al mecánico. |
| 27 | Archiva en el expediente del vehículo copias de las facturas y la orden de compra. |
| 28 | Registra en la tarjeta de control de mantenimiento de vehículos los siguientes puntos: Fecha de reparación, Lugar donde se realizó, Detalle de lo realizado |
| 29 | Una vez incluida la información necesitada en la tarjeta de control de mantenimiento de vehículos, llevará dicha tarjeta al departamento de Servicios Generales para que sea firma y sellada. Esta tarjeta puede ser firmada tanto por el jefe de departamento como por su asistente el (la) cual goza de delegación de autoridad por parte de su jefe para realizarlo. |
| 30 | ◆ Decisión¿Está la información correcta? ✓ Sí: Continúa. ✗ No: devuelve para corrección |
| 31 | Firma y sella la tarjeta de control de mantenimiento de vehículos |
| 32 | Entrega la tarjeta de control de mantenimiento de vehículos al chofer. |
| 33 | Recibe la tarjeta de control de mantenimiento de vehículos |
| 34 | Archiva en el expediente del vehículo la tarjeta de control de mantenimiento de vehículos Fin de proceso |