Mantenimiento de Vehículos Municipales
P-DSG-003DSG2010v134 pasos
Diagrama de flujo — Swimlanes
34 pasos34 pasos · 5 responsables
Este procedimiento tiene 34 pasos. El diagrama puede verse denso — usa la vista Compacto para ver los primeros 30, o haz zoom con scroll.
Matriz de responsabilidades
34 pasos · columnas por responsable| Paso | Chofer | Asistente de Servicios Generales | Proveeduría | Mecánico | chofer |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Solicitará mediante un oficio dirigido al departamento de Servicios Generales, sección transportes, la autorización y el trámite para llevar su vehículo a que se le realice un diagnóstico y presupuesto por el mantenimiento preventivo deseado o correspondiente, o por la reparación mecánica que se estima. | ||||
| 2 | ◆¿Está correcto? ✓Paso 3 ✗Paso 1 | ||||
| 3 | ◆¿Existe necesidad de evaluación o revisión? ✓Paso 4 ✗Paso 13 | ||||
| 4 | Comunica al departamento de Servicios Generales la necesidad requerida. | ||||
| 5 | Iniciará el trámite o proceso ante el departamento de proveeduría. Dicho trámite puedes ser, la obtención de una orden de compra, una caja chica o una orden interna dirigida al taller municipal. Nota: Es importante aclarar que en este paso el trámite es sólo para la inspección, mantenimiento preventivo o revisión técnica del vehículo. | ||||
| 6 | Realiza cualquiera de los procesos mencionados en el paso anterior | ||||
| 7 | Dará la orden del paso a seguir por parte del chofer o jefe a cargo del vehículo, para que proceda según sea el caso a llevarlo a realizar el mantenimiento preventivo, diagnostico o revisión técnica. | ||||
| 8 | Se dirigirá al lugar (es) indicado por parte del departamento de servicios generales. | ||||
| 9 | Obtendrá lo siguiente: a) Un diagnóstico del problema b) Un presupuesto de la reparación mecánica, mantenimiento preventivo o revisión técnica c) Un presupuesto de los repuestos necesarios el cual se demostrará con facturas proformas. | ||||
| 10 | Presenta la documentación requerida ante el departamento de Servicios Generales. (Facturas proforma). | ||||
| 11 | Recibe información requerida. | ||||
| 12 | Hará un estudio de costo en comparación con el contenido presupuestario. | ||||
| 13 | Gestionará ante el departamento de proveeduría, un nuevo proceso de compra para la realización de la reparación mecánica, mantenimiento preventivo o revisión técnica. | ||||
| 14 | ◆¿Es aprobada la compra? ✓Paso 15 ✗Paso 13 | ||||
| 15 | Espera que proveeduría le entregue los repuestos una vez que ingresen a bodega. | ||||
| 16 | Recibe repuestos por parte de proveeduría. | ||||
| 17 | Solicita a proveeduría copia de la orden de compra, una copia de la factura con el costo de los repuestos y una copia de recibo de repuestos. | ||||
| 18 | Reciben documentación por parte de proveeduría | ||||
| 19 | Fotocopia la copia de la orden de compra recibida por proveeduría (una copia) | ||||
| 20 | Llevará el vehículo al taller designado para tal efecto. | ||||
| 21 | Entrega los repuestos al mecánico junto a la fotocopia de la orden de compra. | ||||
| 22 | Recibe repuestos más la fotocopia de la orden de compra. | ||||
| 23 | Realiza reparaciones correspondientes. | ||||
| 24 | Indica al mecánico designado los pasos que debe realizar para su respectivo pago. El mecánico debe llevar al departamento de Servicios Generales: a) La factura por la reparación. b) Copia de la orden de compra | ||||
| 25 | Recogerá y entregará a bodega los repuestos remplazados. | ||||
| 26 | Solicita una copia de la factura por costo de mano de obra al mecánico. | ||||
| 27 | Archiva en el expediente del vehículo copias de las facturas y la orden de compra. | ||||
| 28 | Registra en la tarjeta de control de mantenimiento de vehículos los siguientes puntos: Fecha de reparación, Lugar donde se realizó, Detalle de lo realizado | ||||
| 29 | Una vez incluida la información necesitada en la tarjeta de control de mantenimiento de vehículos, llevará dicha tarjeta al departamento de Servicios Generales para que sea firma y sellada. Esta tarjeta puede ser firmada tanto por el jefe de departamento como por su asistente el (la) cual goza de delegación de autoridad por parte de su jefe para realizarlo. | ||||
| 30 | ◆¿Está la información correcta? ✓Continúa. ✗devuelve para corrección | ||||
| 31 | Firma y sella la tarjeta de control de mantenimiento de vehículos | ||||
| 32 | Entrega la tarjeta de control de mantenimiento de vehículos al chofer. | ||||
| 33 | Recibe la tarjeta de control de mantenimiento de vehículos | ||||
| 34 | Archiva en el expediente del vehículo la tarjeta de control de mantenimiento de vehículos Fin de proceso |