Pago de Combustibles

Iniciar propuesta de mejora

Se creará un borrador con todos los pasos, políticas, normativa y conceptos actuales del procedimiento P-DSG-023-2018.

P-DSG-023DSG2018v131 pasos

Propósito

Establecer el proceso para el pago de combustibles a los vehículos municipales.

Alcance

Aplica para todos los vehículos municipales.

Responsable

Jefe del Departamento de Servicios Generales

Sistemas de apoyo

Sistema Integral Municipal (SIM).

Control de cambios

Ninguno

Participantes

3 registros
RolNombre / Puesto

Políticas de operación

3 registros
a.

El pago de combustible debe ser autorizado por el Jefe de Servicios Generales.

b.

Se debe llevar un control del consumo de combustible por vehículo.

c.

El Director de Hacienda debe aprobar el pago antes de su ejecución.

Conceptos

Municipalidad: La Municipalidad de San Carlos. Manual: Describe los procedimientos de Servicios Generales en forma explícita, ordenada y sistemática de la Municipalidad de San Carlos. TECC: Tarjeta Electrónica para Compra de Combustibles Departamento de Servicios Generales: departamento encargado de asignación de tarjetas al departamento solicitante Administrador del Sistema: funcionario con autoridad para activar y desactivar a los usuarios que por alguna razón tengan que incluirse o excluirse del uso de la tarjeta de pago. Administrador de las Tarjetas: Encargado por departamento de cuidar y repartir las tarjetas entre sus colaboradores. Tarjeta: Es el instrumento plástico dispensado por el ente bancario de uso explosivo en la adquisición de combustible para la flotilla vehicular. Trabajador: funcionario o Servidor Municipal: Toda persona física que a cambio de una remuneración y en virtud de un acto válido y eficaz de nombramiento, presta sus servicios materiales, intelectuales o de ambos géneros, en forma personal y subordinada a la Municipalidad, transitoria o permanente, como consecuencia de un contrato de trabajo escrito individual o colectivo. Usuario: Se entenderá como el trabajador municipal, poseedor de la tarjeta de compra de combustible, que hace uso de esta. Equipo Menor: Equipo Municipal que opera con combustible pero que no se desplaza a la Estación de Servicio y requiere ser abastecidas mediante otros tipos de recipientes: pichingas, estañones y tanquetas. Estación de Servicio: Cualquier establecimiento ubicado en el territorio nacional, cuya actividad principal es la venta de los derivados de hidrocarburos. Factura: Documento que emite la estación de servicio como comprobante de pago, que establece el monto debitado de la tarjeta electrónica, por la compra institucional de combustible para los vehículos del Ministerio de Cultura y Juventud. Voucher: Documento que se emite en la estación de servicio, como comprobante de pago, realizado por el tarjetahabiente, mediante el uso de la tarjeta. Debe ir grapada a la Factura emitida por la estación de servicio. Activos: Son aquellos motores de combustión que se utilizan para trabajos de campo identificados con un número respectivo.

Formularios

En la ejecución del procedimiento Pago de Combustibles no se utilizan formularios para su ejecución.

Descripción del procedimiento

31 pasos
Sec.Descripción
1El proceso inicia cuando el Encargado (a) de Transportes en Servicios Generales verifica en el sistema Flota 2.0 el saldo de las cuentas.
2◆ Decisión¿El monto de la cuenta es inferior al promedio de los últimos seis meses?
✓ Sí: Continua al siguiente paso
✗ No: Fin del Proceso
3Notifica mediante correo electrónico al Departamento Solicitante realizar solicitud de traslado de dinero a la cuenta
4Recibe información
5Realiza un oficio de solicitud de traslado de fondos a cuenta del sistema VersaTec
6Envía oficio a Servicios Generales
7Recibe y revisa información
8◆ Decisión¿Verifica el Departamento Solicitante posee dinero en la cuenta presupuestaria?
✓ Sí: Continua al siguiente paso
✗ No: notifica al departamento solicitante para que rectifiquen la información. Regresa al paso 5
9Completa acción de pago indicando el monto y la cuenta de VersaTec en la cual se va a depositar el dinero.
10Genera la solicitud de acción de pago con una copia. Ver Anexo 1.13.1
11Traslada solicitud de acción de pago y copia a Jefe de Servicios Generales
12Recibe, revisa, firma y sella la acción de pago y su copia
13Traslada oficio de solicitud de acción de pago original a la Secretaría de la Alcaldía
14Firma y sella el documento de recibido
15Archiva copia de recibido en el ampo de combustibles
16Recibe y revisa la información
17◆ Decisión¿poseen toda la información correcta para emitir la acción de pago?
✓ Sí: Continua al siguiente paso
✗ No: notifica al departamento de Servicios Generales para que rectifiquen la información. Regresa al paso 9
18Ejecutan la acción de pago indicando código concepto, nombre de la persona a girar el pago monto y firma Ver Anexo 1.13.2
19Realiza nómina incluyendo los pagos a realizar Ver Anexo 1.13.3
20Traslada acción de pago y nomina a Director General, Vicealcaldesa o Alcalde Municipal
21Revisan y firman la acción de pago
22Reciben información y sellan
23Trasladan información a Contabilidad
24Reciben nómina de pago
25Revisan y proceden a ejecutar el documento para ejecutar el pago
26Trasladan a Alcaldía Municipal para firma del Director General, Vicealcaldesa o Alcalde Municipal
27Revisan y firman la nómina de pago
28Trasladan a Tesorería para que procedan girar el pago
29Recibe y proceden a girar el pago
30◆ Decisión¿Verifica si el dinero ha sido asignado a la cuenta presupuestaria?
✓ Sí: Continua al siguiente paso
✗ No: consulta al departamento solicitante para verificar el estado del proceso
31Traslada el dinero a la cuenta correspondiente Fin del procedimiento.