Elaboración y Aprobación de Actividades de Control
Propósito
El objetivo del presente procedimiento consiste en estandarizar la forma en cómo se elaboran y aprueban los manuales de procedimientos, políticas de operación, formularios y demás actividades de control interno.
Alcance
En el presente procedimiento se presentan los pasos necesarios para la creación, aprobación y divulgación de los procedimientos, formularios y reglamentos.
Responsable
Jefatura de Control Interno
Sistemas de apoyo
Ninguno
Registros
Las fichas de los procedimientos y sus detalles serán registrados de forma permanente en el sistema que al efecto mantenga el Departamento de Control interno. Si: Continúe al siguiente paso. Municipal No: Paso 4. Encargado de Remitir el formulario al Departamento de Control Interno. Municipal Recibir y guardar el formulario y asignar un Coordinador de encargado de revisión. Control Interno Encargado de
Control de cambios
Ninguno
Participantes
3 registros| Rol | Nombre / Puesto |
|---|---|
| — | |
| — | |
| — |
Políticas de operación
17 registrosEl DCI brindará apoyo a los titulares en el desarrollo de manuales de procedimientos y capacitará a los funcionarios.
Si el titular contrata externamente, debe contar con aprobación previa del DCI sobre términos de referencia.
El DCI informará el plazo estimado para realizar la revisión y aprobación.
El DCI procurará no rechazar propuestas; brindará un plazo máximo de tres meses para ajustes.
El DCI mantendrá un expediente de las solicitudes de aprobación de actividades de control.
El DCI está facultado para solicitar información necesaria para entender los alcances de las actividades.
Si surgen dudas, el personal de CI convocará a los interesados para aclarar sin rechazos por ese motivo.
El contenido de reglamentos, procedimientos y formularios es responsabilidad del departamento solicitante.
Una vez aprobado por CI, la unidad propietaria debe completar la aprobación de otras unidades requeridas.
Cada unidad deberá revisar el estado de sus procedimientos y formularios en la autoevaluación anual.
El DCI podrá habilitar un sitio interno de consulta con las actividades de control vigentes.
Se utilizará como base la norma ISO 9000 y BPMN para la elaboración.
Si la actividad involucra gestiones de otras dependencias, se deberá contar con su aprobación.
Las actividades de control deberán cumplir con la normativa vigente de Control Interno.
Los cambios en nomenclatura serán resueltos por el DCI y comunicados antes de adquirir vigencia.
Manuales generales, metodologías, lineamientos y protocolos deben enviarse al DCI para aprobación.
Las metodologías no tienen que acoplarse a los lineamientos de procedimientos.
Normativa aplicable
4 registrosISO 9000 y BPMN para elaboración
Ley General de Control Interno
Reglamento de Control Interno de la Municipalidad
Normas de Control Interno para el Sector Público
Conceptos
1 registrosManuales de procedimientos, políticas de operación, formularios y demás herramientas de control interno.
Formularios
1 registrosDescripción del procedimiento
77 pasos| Sec. | Descripción |
|---|---|
| 1 | Determinar el formulario que se va a crear. |
| 1 | Determinar el procedimiento que se va a analizar. |
| 1 | Determinar el reglamento que se va a crear. |
| 2 | Recolectar la normativa de referencia para el reglamento a desarrollar. |
| 2 | Revisar el documento sobre Lineamientos para la Elaboración y Aprobación de Manuales de Procedimientos para que el manual contenga la información necesaria. |
| 2 | Recolectar la normativa de referencia para el formulario. |
| 3 | Recolectar la información. |
| 3 | Estudiar cada uno de los elementos de información que se integraron durante la recolección. |
| 3 | Estudiar cada uno de los elementos de información que se integraron durante la recolección. |
| 4 | Confeccionar el formulario. |
| 4 | Confeccionar el reglamento. |
| 4 | Estudiar cada uno de los elementos de información que se integraron durante la recolección. |
| 5 | Discutir el contenido del formulario con el personal de la unidad. |
| 5 | Confeccionar el manual de procedimientos. |
| 5 | Discutir el contenido del reglamento con el personal de la unidad. |
| 6 | Discutir el contenido del manual con el personal de la unidad. |
| 6 | Trasladar el formulario al Archivo Municipal para visto bueno. |
| 6 | Trasladar el reglamento al Departamento de Control Interno para visto bueno. |
| 7 | Revisar y analizar el contenido del formulario. |
| 7 | Recibir y guardar el reglamento y asignar a encargado de revisión. |
| 7 | Trasladar el manual de procedimientos al Departamento de Control Interno. |
| 8 | Recibir, guardar el manual y asignar un encargado de revisión. |
| 8 | ◆ Decisión¿Contiene la información necesaria para la aprobación? ✓ Sí: Continúe al siguiente paso. ✗ No: Paso 4. |
| 8 | Revisar y analizar el contenido del reglamento. |
| 9 | Remitir el formulario al Departamento de Control Interno. |
| 9 | Revisar y analizar el contenido del manual. |
| 9 | ¿Contiene la información necesaria para la aprobación?: Si: Paso 11. No: Continúe al siguiente paso. |
| 10 | ◆ Decisión¿El manual contiene la información necesaria para la aprobación? ✓ Sí: Paso 12. ✗ No: Continúe al siguiente paso. |
| 10 | Agregar las observaciones y regresar al paso 4. |
| 11 | Generar una resolución de aprobación. |
| 11 | Agregar las observaciones y regresar al paso 6. |
| 12 | Firmar y remitir a Servicios Jurídicos. |
| 12 | Generar una resolución de aprobación del manual (F-DCI-001-2023 Lista de Chequeo para aceptación de manuales). |
| 13 | Remitir el manual de procedimientos en formato PDF al Titular Subordinado y a los participantes del proceso, solicitando la firma respectiva. |
| 13 | Revisar y analizar el contenido del reglamento. |
| 14 | ◆ Decisión¿Contiene la información necesaria para la aprobación? ✓ Sí: Paso 16. ✗ No: Continúe al siguiente paso. |
| 14 | Firmar manual de procedimientos y remitir a Control Interno. |
| 15 | ◆ Decisión¿Se requiere la firma de otros participantes del proceso? ✓ Sí: Continúe al siguiente paso. ✗ No: Paso 20. |
| 15 | Agregar las observaciones y regresar al paso 4. |
| 16 | Solicitar firma a los participantes del proceso. |
| 16 | Generar una resolución de aprobación. |
| 17 | ◆ Decisión¿Se aprueba el manual? ✓ Sí: Paso 19. ✗ No: Continúe al siguiente paso. |
| 17 | Remitir la resolución mencionada y el reglamento a la Alcaldía Municipal para su aprobación. |
| 18 | Realizar la revisión del reglamento. |
| 18 | Solicitar correcciones al Titular Subordinado. Regresar al paso 6. |
| 19 | Firmar y remitir manual al Titular subordinado. |
| 19 | ◆ Decisión¿Cumple el reglamento con el contenido mínimo establecido? ✓ Sí: Continúe al siguiente paso. ✗ No: Paso 04. |
| 20 | Realizar la resolución de aprobación y remitir al Concejo Municipal con copia al Departamento de Control Interno. |
| 20 | Enviar el manual a Control Interno con las respectivas firmas. |
| 21 | Enviar manual y lista de chequeo al Coordinador de Control Interno, debidamente firmados. |
| 21 | Registrar la aprobación en el gestor de documentos. |
| 22 | Recibir y revisar el reglamento. |
| 22 | Firmar el manual y remitir al solicitante junto con la resolución de aprobación. |
| 23 | Remitir la resolución mencionada y el manual a la Alcaldía Municipal para su aprobación. |
| 23 | ◆ Decisión¿Se aprueba el manual? ✓ Sí: Paso 25. ✗ No: Continúe al siguiente paso. |
| 24 | Realizar la revisión del manual. |
| 24 | Tomar acuerdo pidiendo correcciones. Regresar al paso 04. |
| 25 | Tomar y notificar el acuerdo de aprobación. |
| 25 | ◆ Decisión¿Cumple el manual con el contenido mínimo establecido? ✓ Sí: Continúe al siguiente paso. ✗ No: Paso 5. |
| 26 | Realizar la resolución de aprobación y remitir al Concejo Municipal con copia al Departamento de Control Interno. |
| 26 | Recibir el acuerdo de aprobación |
| 27 | Registrar la aprobación en el gestor de documentos. |
| 28 | Recibir y remitir manual a la Comisión de aprobación de manuales. |
| 29 | Tomar el acuerdo de convocar a reunión de Comisión de manuales para su revisión. |
| 29 | Remitir reglamento al departamento solicitante para realice la publicación. |
| 30 | Ejecutar trámite de publicación en el diario oficial la Gaceta. |
| 30 | Revisar y analizar el contenido del manual. |
| 31 | ◆ Decisión¿Se aprueba el manual? ✓ Sí: Paso 34. ✗ No: Continúe al siguiente paso. |
| 31 | Informar al personal la publicación. |
| 32 | Guardar la aprobación en la base de datos con las recomendaciones emitidas por el Concejo Municipal. |
| 32 | Remitir manual al Concejo solicitando correcciones. |
| 33 | Emitir acuerdo solicitando mejoras y remitir al titular subordinado. |
| 34 | Remitir manual al Concejo para aprobación. |
| 35 | Tomar el acuerdo de aprobación y lo notifica. |
| 36 | Guardar la aprobación en el gestor documental. |
| 37 | Notificar a los responsables de la aprobación del manual y publicar en el sitio público. |
| 38 | Informar al personal relacionado con el proceso de la aprobación y dejar el manual disponible para consulta. |