Gestión de Portafolios de Proyectos

Iniciar propuesta de mejora

Se creará un borrador con todos los pasos, políticas, normativa y conceptos actuales del procedimiento P-UGP-002-2023.

P-UGP-002UGP202341 pasos

Responsable

El responsable de que el procedimiento se ejecute adecuadamente es la Gestor de Proyectos.

Sistemas de apoyo

No se utiliza ningún sistema de información.

Registros

No aplica.

Control de cambios

En esta versión se está incluyendo la fase de portafolios de proyectos, regulando el seguimiento de la implementación del plan Estratégico Municipal.

Participantes

3 registros
RolNombre / Puesto
—
—
—

Políticas de operación

3 registros
a.

Los proyectos deben ser gestionados conforme a la normativa.

b.

Se debe llevar un control de los proyectos en ejecución.

c.

El Gestor de Proyectos debe reportar el avance de los proyectos.

Conceptos

a) Comité Estratégico Institucional (CEI): Será creado por la Alcaldía Municipal una vez aprobado el respectivo manual por parte del Concejo Municipal y estará integrado por los jerarcas administrativos de la institución, los cuales tendrán una comprensión directa del plan estratégico de la organización y del cual han participado en su desarrollo. Están facultados para proporcionar autoridad de aprobación del portafolios y proyectos. Además, proporciona orientación para garantizar que las actividades de gestión de portafolio se lleven a cabo y apoyan los cambios en la cultura organizacional impuestos por las nuevas prácticas de Portafolios de Proyectos. Dicho comité estará conformado por las siguientes jefaturas: • Alcaldía Municipal • Dirección General • Dirección de Hacienda • Desarrollo Estratégico b) Comité de Selección y Priorización de Proyectos: Será creado por la Alcaldía Municipal una vez aprobado el respectivo manual por parte del Concejo Municipal y se encargará de realizar los procesos de selección y priorización de Proyectos. Dicho comité estará conformado por las siguientes jefaturas: • Alcaldía Municipal • Dirección General • Dirección de Hacienda • Jefe de Unidad Técnica de Gestión Vial. • Jefe de Servicios Públicos. • Jefe de TIC´s • Jefe de Desarrollo Estratégico • Gestor de Proyectos – PMO, coordinador – sin voto c) Gestión para Resultados en el Desarrollo del Sector Público (GpRD): constituye una orientación y una cultura institucional integral para el accionar de las instituciones públicas hacia los ciudadanos, la cual implica un fortalecimiento de la gestión institucional que establece como eje primordial de la función pública el generar resultados que se traduzcan en el mejoramiento de la calidad de vida de las personas. La GpRD es definida como “una estrategia de gestión que orienta la acción de los actores públicos del desarrollo para generar el mayor valor público posible a través del uso de instrumentos de gestión que, en forma colectiva, coordinada y complementaria, deben implementar las instituciones públicas para generar los cambios sociales con equidad y en forma sostenible en beneficio de la población de un país”. Sin embargo, MIDEPLAN, la conceptualiza como “una estrategia de gestión que se centra en el logro de los objetivos para el desarrollo y los resultados (productos, efectos e impactos).” La Gestión para Resultados en el Desarrollo (GpRD) está conformada por cinco Pilares basado en el modelo del BID según se ilustran a continuación: d) Pilar de Gestión de Programas y Proyectos: El fin de dicho pilar es la implementación de una gestión de programas y proyectos institucionales de forma eficiente y efectiva cuyo enfoque sea la generación de valor público a la ciudadanía, priorizando la transparencia en la administración pública. e) Plan Anual Operativo - PAO: Es el instrumento formulado en concordancia con los planes de mediano y largo plazo, (plan de desarrollo municipal), en el que se concreta la política de la entidad, a través de la definición de objetivos, metas y acciones que se deberán ejecutar durante el período para el cual se define dicho plan; se precisan los recursos humanos, materiales y financieros que identifican las unidades ejecutoras responsables de los programas de ese plan (norma 501.25 “Manual de normas técnicas sobre presupuesto...”), (ver artículos 13 inciso k ), 92 y

Formularios

Portafolio Para uso del departamento Desarrollo Estratégico: • F-UGP-001-2023 Herramienta de evaluación de la misión y visión. • F-UGP-002-2023 Herramienta SMART (Objetivos Estratégicos) • F-UGP-003-2023 Herramienta SMART (Objetivos específicos) • F-CEI-004-2023 Herramienta de priorización de los Objetivos estratégicos- CEI • F-UGP-006-2023 Herramienta de alineación de los proyectos con la estrategia. • F-UGP-007-2023 Banco de Iniciativas y proyectos Para uso de los departamentos ejecutores de proyectos: • F-UGP-005-2023 Identificación de ideas o iniciativas proyectos • F-UGP-008-2023 Perfil de proyecto pequeño • F-UGP-009-2023 Perfil de proyecto Para uso del Comité de Selección y priorización de proyectos: • F-CSPP-010-2023 Herramienta de selección y priorización de proyectos. Para uso del Departamento de Administración de Proyectos: • F-UGP-011-2023 Herramienta de desempeño de la implementación estratégica. Formularios disponibles en: https://munisc.sharepoint.com/sites/SistemadeControlInterno/Formularios/Forms/AllIte ms.aspx

Descripción del procedimiento

41 pasos
Sec.Descripción
11. Estratégica: La 1.1. Revisión de la Realizar la revisión o actualización de la misión Jefatura de
21.2. Revisión de la Realiza la revisión o actualización de la visión Jefatura de
31.3. Establecimiento de Convoca al CEI y al personal clave de la Jefatura de
4POLÍTICAS DE OPERACIÓN
41.4. Establecimiento de Convoca al CEI y al personal clave de la Jefatura de
51.5. Priorización de los Convoca al CEI de la Municipalidad para realizar la Gestor de
5NORMATIVA APLICABLE
62. Participación 2.1. Recepción y pre- Capacita a los Concejos de Distrito y Jefatura de
7Identifica las ideas o iniciativas de posibles Concejo de
7FORMULARIOS A UTILIZAR
8Verificar en conjunto con el departamento de Concejo de
9Remite a la Alcaldía las iniciativas o ideas de Concejo de
10Recibe las iniciativas o ideas de proyecto. Alcalde
10SISTEMAS DE INFORMACIÓN
11Remite al departamento de Desarrollo Estratégico Alcalde
11CAMBIOS DE VERSIÓN
12Solicita a las Jefaturas remitir las iniciativas o ideas Jefatura de
12RIESGOS ASOCIADOS AL PROCEDIMIENTO
13ACCIONES DENTRO DE LA AUTOEVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO QUE
13Remite al departamento de Desarrollo Estratégico Jefaturas
14DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS
14Verifica que la información de las iniciativas o ideas Jefatura de
15Incluye en el banco de proyectos la información de Jefatura de
16Remite a las Jefaturas las iniciativas o ideas de Jefatura de
172.2. Determinación de Elaboraran el perfil de proyectó o caso de negocio. Jefaturas
18Remite el perfil de proyectó o caso de negocio al Jefaturas
19Revisa que el perfil de proyectos o caso de Gestor de
20Remite al Comité de selección y priorización los Gestor de
21Realiza el cambio de estado de los “proyectos Gestor de
223. Selección. 3.1. Selección del Prioriza y ordena los proyectos potenciales Comité de
23Elabora propuesta inicial de portafolio de Comité de
24Remite a Dirección de Hacienda la propuesta Comité de
25Elabora el primer escenario del portafolio de Dirección de
264. Implantación 4.1. Analizar y evaluar Expone el portafolio inicial a la Alcaldía, Comité Dirección de
274.2. Portafolio óptimo Elabora el portafolio óptimo balanceado. Dirección de
284.3. Oficialización del Remitir el portafolio óptimo al departamento de Dirección de
29Notifica a las jefaturas y Gestión Proyectos los Jefatura de
30Realiza el cambio de estado de los “proyectos Gestor de
32Elabora la visualización jerárquica del portafolio
335. Evaluación Realizará una reunión mensual con el CEI y los
97del Código Municipal.