para BRINDAR ACCESO A LA INFORMACIÓN

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Se creará un borrador con todos los pasos, políticas, normativa y conceptos actuales del procedimiento P-SAM-018-2018.

P-SAM-018SAM20189 pasos

Gestión Documental

SP-GDO-001Gestión Documental y Archivo Municipal

Matriz SIPOC

SP-GDO-001 · Gestión Documental y Archivo Municipal

AS-ISv111/4/2026
SProveedores

Internos

  • ·SP-CMU-001
  • ·SP-ALC-001
  • ·SP-GCC-003

Externos

  • ·Archivo Nacional de Costa Rica
  • ·MICITT
IEntradas

Información

  • ·Documentos institucionales para clasificación y archivo
  • ·Solicitudes de préstamo o consulta de expedientes
  • ·Tablas de plazos de conservación documental
  • ·Solicitudes de acceso a información pública
  • ·Documentos para digitalización

Materiales

  • ·Documentos físicos generados por unidades para archivo

Procedimientos

  • ·P-SEC-006-2011
  • ·P-GCC-003-2010

Normativa

  • ·LEY-7794-1998
  • ·LEY-7202-1990
  • ·LEY-8292-2002
PProceso

Objetivo

Organizar, custodiar, preservar y facilitar el acceso a los documentos e información institucional de la Municipalidad, garantizando la aplicación de las tablas de plazos de conservación, la digitalización progresiva del acervo y el cumplimiento de la Ley del Sistema Nacional de Archivos.

Participantes

  • ·SEC
  • ·ALC

Procedimientos

  • ·P-SAM-002-2015
  • ·P-SAM-003-2024
  • ·P-SAM-012-2018
  • ·P-SAM-013-2018
  • ·P-SAM-014-2018
  • ·P-SAM-015-2018
  • ·P-SAM-016-2018
  • ·P-SAM-017-2018
  • ·P-SAM-018-2018
  • ·P-SAM-020-2024

KPIs

  • ·% del acervo documental clasificado conforme a la tabla de plazos
  • ·Tiempo promedio de respuesta a solicitudes de acceso a información (días)
  • ·% de documentos digitalizados sobre total del acervo activo
  • ·Nº de préstamos de expedientes pendientes de devolución al corte mensual

Riesgos

  • ·Documentos sin clasificar o sin tabla de plazos aplicada — riesgo de eliminación incorrecta
  • ·Expedientes prestados sin control de devolución — pérdida de documentos
  • ·Acervo documental en condiciones inadecuadas de conservación — deterioro físico
  • ·Incumplimiento de plazos de respuesta a solicitudes de acceso a información pública
OSalidas

Información

  • ·Expedientes archivados y clasificados
  • ·Respuestas a solicitudes de acceso a información pública
  • ·Inventarios documentales por unidad
  • ·Actas de eliminación documental conforme a tabla de plazos
  • ·Documentos digitalizados disponibles en repositorio

Materiales

  • ·Documentos físicos devueltos a solicitante o trasladados al Archivo Nacional

Procedimientos

  • ·P-ALC-004-2011
CClientes

Internos

  • ·SP-GTI-001
  • ·SP-CMU-001
  • ·SP-ALC-001

Externos

  • ·Archivo Nacional de Costa Rica
  • ·Ciudadanía (acceso a información)
  • ·Contraloría General de la República

📌 La Ley 7202 obliga a aplicar tablas de plazos de conservación aprobadas por el Archivo Nacional. Las solicitudes de acceso a información pública tienen plazo de respuesta de 10 días hábiles según la Ley de Transparencia.

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