para BRINDAR ACCESO A LA INFORMACIÓN

P-SAM-018SAM20189 pasos

Diagrama de flujo — Swimlanes

9 pasos

9 pasos · 7 responsables

Matriz de responsabilidades

9 pasos · columnas por responsable

Paso	N/A	Cada uno de los Archivos de Gestión establecerá su control interno necesario para el préstamo de doc	Consulta de documentos y/o información.	Ejecución de la consulta.	Brindar el documento para su consulta.	Periodo de consulta de documento.	Devolución de documentos.
1		Establecimiento de control de acceso a la documentación.

2			El cliente interno o externo debe realizar la solicitud de información mediante los siguientes medios: presencial o vía electrónica (correo electrónico) y contener los siguientes datos: nombre del documento, fecha, nº de oficio.

3				El funcionario del Archivo de Gestión verificará la existencia de la información, para lo cual contará con el tiempo establecido por ley (10 días hábiles), con excepción de los documentos de carácter legal, cuyo plazo de respuesta es de tres días máximo. El Coordinador del Archivo de Gestión y/o Archivo Central, velarán por que aquellas consultas que se puedan cumplir en el momento se realicen de manera prudente, eficiente y oportuna.

4					El colaborador del Archivo de Gestión y/o Archivo Central, facilitará el documento requerido debidamente foliado, de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Ordenación y se procederá a realizar el registro de la consulta en el Formulario para Consulta y Préstamo Documental. Importante tener presente la Ley de Protección a la Persona frente a Tratamiento de sus Datos Personales, Nº 8968.

5						Si el usuario es interno el documento se prestará por un máximo de 15 días naturales, con una sola prórroga por el mismo período, después de lo cual el colaborador de la unidad procederá a realizar la debida devolución. Si el usuario es externo, se realizará la consulta en sala de consulta o se le brindará la posibilidad de enviar la documentación solicitada vía electrónico a un correo electrónico.

6							Los expedientes o documentos devueltos al archivo serán revisados por los colaboradores para constatar el recibido conforme de los documentos y se consignará su devolución en el control respectivo.