para BRINDAR ACCESO A LA INFORMACIÓN
Propósito
Facilitar y brindar disposición a los clientes de los documentos de la Municipalidad de San Carlos, instituciones públicas, privadas y público en general, en cumplimiento de lo establecido en los artículos 11, 24, 27 y 30 de la Constitución Política, el 10 y 42 de la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos y demás legislación conexa. Alcance Este procedimiento debe ser aplicado por cada uno de los procesos de la Municipalidad de San Carlos y órganos adscritos a este, relacionado con la producción documental que se desarrolle dentro de sus archivos de gestión. Políticas de operación Brindar el acceso oportuno a la información solicitada por los usuarios internos y externos de la municipalidad. Por lo tanto, se desarrollará en coordinación con otras unidades organizacionales capacitación sobre acceso a la información y demás temas de interés. Divulgar y publicar los servicios y productos archivísticos y documentales que ofrece la municipalidad a usuarios tanto internos como externos, utilizando los diferentes medios y mecanismos institucionales existentes para este efecto. Descripción del procedimiento Diagrama de flujo Listas de chequeo No aplica una lista de chequeo para este procedimiento. Formularios a utilizar Formulario para el préstamo o consulta de documentos en el Archivo Central. Anexo 10. Normativa y documentos de referencia Constitución Política de la República de Costa Rica del año 1949. Declaración Universal de los Derechos Humanos (1948). Convención Americana sobre los Derechos Humanos (Pacto de San José). Declaración de la Conferencia de las Naciones Unidas sobre Ambiente y Desarrollo. Río de Janeiro. Pacto Internacional de Derechos Civiles y Políticos. “Directriz para la regulación de Ficheros Automáticos de Datos Personales” emitida en la 45 Asamblea General de la ONU, para la protección de la intimidad y en la que se señala la obligación de establecer principios defensores de la protección de datos de carácter personal. Ley de
Alcance
Este procedimiento debe ser aplicado por cada uno de los procesos de la Municipalidad de San Carlos y órganos adscritos a este, relacionado con la producción documental que se desarrolle dentro de sus archivos de gestión. Políticas de operación Brindar el acceso oportuno a la información solicitada por los usuarios internos y externos de la municipalidad. Por lo tanto, se desarrollará en coordinación con otras unidades organizacionales capacitación sobre acceso a la información y demás temas de interés. Divulgar y publicar los servicios y productos archivísticos y documentales que ofrece la municipalidad a usuarios tanto internos como externos, utilizando los diferentes medios y mecanismos institucionales existentes para este efecto. Descripción del procedimiento Diagrama de flujo Listas de chequeo No aplica una lista de chequeo para este procedimiento. Formularios a utilizar Formulario para el préstamo o consulta de documentos en el Archivo Central. Anexo 10. Normativa y documentos de referencia Constitución Política de la República de Costa Rica del año 1949. Declaración Universal de los Derechos Humanos (1948). Convención Americana sobre los Derechos Humanos (Pacto de San José). Declaración de la Conferencia de las Naciones Unidas sobre Ambiente y Desarrollo. Río de Janeiro. Pacto Internacional de Derechos Civiles y Políticos. “Directriz para la regulación de Ficheros Automáticos de Datos Personales” emitida en la 45 Asamblea General de la ONU, para la protección de la intimidad y en la que se señala la obligación de establecer principios defensores de la protección de datos de carácter personal. Ley del Sistema Nacional de Archivos, Nº 7202 del 24 de octubre de 1990. Reglamento Ejecutivo a la Ley del Sistema Nacional de Archivos, Decreto Nº 40554-C Ley General de la Administración Pública, Nº 6227. Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, Nº 8131. Ley de Protección al Ciudadano del exceso de requisitos y tr
Responsable
(usuario): Indicarle al usuario que debe firmar la recepción del documento en calidad de préstamo o la consulta.
Registros
Los registros de consulta de información tendrán una vigencia administrativa y legal de dos años naturales.
Participantes
3 registros| Rol | Nombre / Puesto |
|---|---|
| — | |
| — | |
| — |
Políticas de operación
2 registrosBrindar el acceso oportuno a la información solicitada por los usuarios internos y externos de la municipalidad. Por lo tanto, se desarrollará en coordinación con otras unidades organizacionales capacitación sobre acceso a la información y demás temas de interés.
Divulgar y publicar los servicios y productos archivísticos y documentales que ofrece la municipalidad a usuarios tanto internos como externos, utilizando los diferentes medios y mecanismos institucionales existentes para este efecto.
Normativa aplicable
12 registrosConstitución Política de la República de Costa Rica del año 1949.
Ley del Sistema Nacional de Archivos, Nº 7202 del 24 de octubre de 1990.
Reglamento Ejecutivo a la Ley del Sistema Nacional de Archivos, Decreto Nº 40554-C.
Ley General de la Administración Pública, Nº 6227.
Ley de Protección al Ciudadano del exceso de requisitos y trámites administrativos, Nº 8220.
Ley General de Control Interno, N° 8292.
Ley de Información no Divulgada, N° 7975.
Código Penal, Ley Nº 4573.
Reglamento de Transparencia y Acceso a la Información Pública, DE-40200 de 02 de junio de 2017.
Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N° 7428.
Ley de la Defensoría de los Habitantes, N° 7319.
Código de Normas y Procedimientos Tributarios, N° 4755.
Conceptos
4 registrosSe refiere a la seguridad de facilitar a los usuarios internos y externos la información que necesitan en el momento oportuno de manera ágil, eficiente y eficaz.
Área física ubicada en el Archivo Central, para la respectiva consulta de documentos, bajo las condiciones de control y acceso.
Información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado.
Conjunto de documentos de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor.
Formularios
1 registrosDescripción del procedimiento
9 pasos| Sec. | Descripción |
|---|---|
| 1 | |
| 1 | Establecimiento de control de acceso a la documentación. |
| 2 | |
| 2 | El cliente interno o externo debe realizar la solicitud de información mediante los siguientes medios: presencial o vía electrónica (correo electrónico) y contener los siguientes datos: nombre del documento, fecha, nº de oficio. |
| 3 | |
| 3 | El funcionario del Archivo de Gestión verificará la existencia de la información, para lo cual contará con el tiempo establecido por ley (10 días hábiles), con excepción de los documentos de carácter legal, cuyo plazo de respuesta es de tres días máximo. El Coordinador del Archivo de Gestión y/o Archivo Central, velarán por que aquellas consultas que se puedan cumplir en el momento se realicen de manera prudente, eficiente y oportuna. |
| 4 | El colaborador del Archivo de Gestión y/o Archivo Central, facilitará el documento requerido debidamente foliado, de acuerdo con lo establecido en el Procedimiento de Ordenación y se procederá a realizar el registro de la consulta en el Formulario para Consulta y Préstamo Documental. Importante tener presente la Ley de Protección a la Persona frente a Tratamiento de sus Datos Personales, Nº 8968. |
| 5 | Si el usuario es interno el documento se prestará por un máximo de 15 días naturales, con una sola prórroga por el mismo período, después de lo cual el colaborador de la unidad procederá a realizar la debida devolución. Si el usuario es externo, se realizará la consulta en sala de consulta o se le brindará la posibilidad de enviar la documentación solicitada vía electrónico a un correo electrónico. |
| 6 | Los expedientes o documentos devueltos al archivo serán revisados por los colaboradores para constatar el recibido conforme de los documentos y se consignará su devolución en el control respectivo. |