Elaboración del Plan Anual Operativo
Propósito
Establecer los principales pasos para la formulación del Plan Anual Operativo (PAO) de la Municipalidad de San Carlos, y los Planes de Trabajo (PTA) correspondientes para cada Departamento o Unidad.
Alcance
El alcance del presente procedimiento aplica para todas las gestiones y todos los procesos de la institución.
Responsable
Jefatura del Departamento de Desarrollo Estratégico
Sistemas de apoyo
Herramienta establecida por la CGR para la formulación del PAO.
Registros
Toda actividad de control tendrá registro en la aplicación disponible en el Gestor Documental de Desarrollo Estratégico. (506) 2401-0978
Control de cambios
Ninguno
Participantes
5 registros| Rol | Nombre / Puesto |
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Políticas de operación
11 registrosSe anuncia la apertura del proceso de Elaboración del Plan Anual Operativo a través de los respectivos lineamientos.
Se deberán considerar los lineamientos, directrices y otros documentos emitidos por el Departamento de Desarrollo Estratégico.
Las metas de planificación anual se derivan del Plan de Desarrollo Cantonal (PDC) y de los objetivos estratégicos establecidos en el Plan Estratégico Municipal.
El Plan Anual Operativo debe reconocer las actividades establecidas en el Plan Estratégico Municipal.
Las metas anuales deben ser conforme al Plan Estratégico Municipal (PEM).
Se deberá considerar lo establecido en el art 4, inciso K de la ley de promoción del desarrollo Científico y tecnológico.
Deberá orientarse los esfuerzos institucionales para lograr una equidad e igualdad de género.
Las metas anuales deben vincularse conforme al marco de los objetivos de ODS, Agenda 2030 o posterior.
El Plan Anual Operativo está compuesto por marco general, matriz del desempeño programático y matriz para evaluar el PAO.
Se utilizará la herramienta establecida por la CGR para la formulación del PAO.
El PAO y presupuesto, una vez presentado y aprobado ante la CGR, es el insumo principal para constituir el Plan de Compras.
Normativa aplicable
10 registrosConstitución Política (Ley N°9305).
Ley Orgánica de la Contraloría General de la República (Ley N°7428).
Código Municipal (Ley N°7794).
Ley de Planificación Nacional (Ley N°5525).
Ley de Planificación Urbana (Ley N°4240).
Ley Orgánica de Ambiente (Ley N°7554).
Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos (Ley N°8131).
Fortalecimiento de las Finanzas Públicas (Ley N°9635).
Ley General de Control Interno (Ley N°8292).
Lineamientos Generales sobre la Planificación del Desarrollo Local (L-1-2009-CO-DFOE).
Conceptos
a) Actividades: Son las acciones y proyectos que deben realizarse para cumplir con las metas y objetivos, es decir, para lograr los resultados deseados. Cada actividad conlleva un conjunto de tareas que deben ser realizados en un orden lógico para que las metas sean cumplidas. b) Área Estratégica: se despende de la planificación de mediano plazo, es el vínculo que existe entre el PAO y el PEM, por tanto, se deberá reflejar el área estratégica con la que se vincula cada meta incorporada en el PAO. c) Archivo sin trámite: error en parte técnica o legal que impide el inicio del trámite de d) Comité de Selección y Priorización: Será creado por la Alcaldía Municipal y se encargada de realizar los procesos de selección y priorización de Proyectos. Adicional, dicho comité estará conformado por las siguientes jefaturas: ✓ Alcaldía Municipal ✓ Dirección General ✓ Dirección de Hacienda ✓ Jefe de Unidad Técnica de Gestión Vial. ✓ Jefe de Servicios Públicos. ✓ Jefe de TIC´s (506) 2401-0978 ✓ Jefe de Desarrollo Estratégico ✓ Gestión de Proyectos PMO – coordinador – sin voto e) Departamento Solicitante: Departamento de la Municipalidad de San Carlos que solicita el procedimiento. f) Gestión para Resultados de Desarrollo: Es una estrategia de gestión que orienta a dirigir todos los recursos - humanos, financieros y tecnológicos, hacia la obtención de resultados de desarrollo, es decir hacia la generación de cambios positivos y sostenibles en las condiciones de vida de los ciudadanos. Implica pasar a una administración eficiente, eficaz y efectiva que se comprometa ante los ciudadanos en la obtención de resultados que impacten su calidad de vida, así como a rendir cuentas de la ejecución de los mismos. g) Índices de Gestión Municipal (IGM): Es un índice conformado por indicadores relativos al quehacer común de todos los gobiernos locales, organizados en los cinco ejes que conforman el Sistema Integrado de Información Municipal (SIIM). h) Indicadores: Son los parámetros que establecen el grado de cumplimiento de la meta a evaluar y del respectivo objetivo, es decir, se definen para medir el logro de las metas operativas de cada una de las áreas de la municipalidad. i) Meta: es la expresión concreta y cuantificable del objetivo de mejora u operativos, es decir, es lo que nos comprometemos a lograr. Nos permite medir los programas de modo que sea posible determinar el grado de cumplimiento de la misma, por consiguiente, debe ser viable y expresarse de manera clara, concisa y medible.
Formularios
En la ejecución del procedimiento se utiliza: • Formulario de Planificación, programación y presupuestación Institucional de la Municipalidad de San F-DPL-004-2023. • Formulario de evaluación, monitoreo y seguimiento de la planificación, programación y presupuestación institucional F-DPL-010-2022. Disponibles en: https://munisc.sharepoint.com/sites/SistemadeControlInterno/Formularios/Forms/AllItems.a spx
Descripción del procedimiento
25 pasos| Sec. | Descripción |
|---|---|
| 1 | Notificar a la Alcaldía la apertura de la elaboración del PAO para su visto bueno y autorización. |
| 2 | Notificar apertura del PAO. |
| 3 | Verificar alguna modificación a los requisitos o documentación a entregar en el periodo siguiente (CGR). |
| 4 | Elaborar los lineamientos y metodología para la elaboración del PAO-Presupuesto. |
| 5 | Remitir a cada jefatura los lineamientos y metodología a utilizar indicando la apertura del PAO. |
| 6 | Establecer las metas de acuerdo a sus planes de trabajo, productos de valor, IGM, ODS, y leyes. |
| 7 | Indicar en el F-DPL-004-2023 (PAM) la justificación de gasto y presupuesto proyectado para metas. |
| 8 | Incorporar a la Matriz de Vinculación PAO-PTA los proyectos priorizados y seleccionados. |
| 9 | Remitir al Departamento de Desarrollo Estratégico la matriz de vinculación y PAM. |
| 10 | Validar y consolidar la información brindada por los departamentos contra planes institucionales. |
| 11 | Completar la información según la estructura establecida en la plantilla de la CGR y clasificar metas. |
| 12 | Enviar a la Dirección de Hacienda la versión inicial de la matriz PAO-Presupuesto para análisis. |
| 13 | Proceder a valorar las posibilidades de financiamiento de los requerimientos de recursos. |
| 14 | Convocar a reunión con la alcaldía para exponer detalle de las metas y validación de recursos tras análisis presupuestario. |
| 15 | Generar la propuesta definitiva de la matriz PAO-Presupuesto e informar a los jefes de las modificaciones. |
| 16 | Aprobar la propuesta definitiva por la Alcaldía y enviarla al Concejo para su debida aprobación o rechazo. |
| 17 | Exponer ante el Concejo Municipal el PAO-PTA para revisión y votación/traslado a comisión. |
| 18 | ◆ Decisión¿Se aprueba el PAO-Presupuesto directamente o con modificaciones? ✓ Sí: Continúa al paso 19 ✗ No: Volver al paso 14 con las modificaciones requeridas |
| 19 | Subir la información en el SIPP de la CGR. |
| 20 | Indicar mediante oficio a la Alcaldía que la información se encuentra actualizada en el SIPP. |
| 21 | Remitir oficialmente a la CGR con su debida documentación de respaldo. |
| 22 | Desarrollar un borrador del Plan de Compras simultáneamente ante la espera de respuesta de CGR. |
| 23 | Emitir y comunicar el resultado de la evaluación del PAO-Presupuesto a la Municipalidad. |
| 24 | Notificar el PAO aprobado a los diversos departamentos. |
| 25 | Iniciar el procedimiento del Plan de Compras P-PRO-002-2022 o equivalente tras la aprobación. |