Arqueo de Caja Chica

Conceptos

Municipalidad: Municipalidad del cantón de San Carlos. Concejo Municipal: Concejo Municipal del cantón de San Carlos. Encargado del Procedimiento: persona que está a cargo del procedimiento en el departamento solicitante. Proveedor Municipal: corresponde al Jefe del Departamento de Proveeduría. Tesorero Municipal: corresponde al Jefe del Departamento de Tesorería. Manual: Describe los procedimientos del Departamento de Tesorería en forma explícita, ordenada y sistemática de la Municipalidad de San Carlos. Arqueo de Caja Chica: corresponde a la verificación del cumplimiento de la normativa y reglamentación que rige la Caja Chica. Requiere la constancia de que los documentos presentados como soporte a los egresos concuerdan con los montos autorizados para la utilización del fondo. Caja Chica: es el fondo autorizado por el Concejo Municipal, el cual lo constituyen los anticipos de recursos que concede la Alcaldía o en quien la misma autorice o delegue (Proveedor Municipal) para la adquisición de bienes y/o servicios catalogados como gastos menores e indispensables o urgentes. Fondo Fijo de Caja Chica: es el fondo autorizado por el Concejo Municipal, el cual lo constituyen los anticipos de recursos que concede la Alcaldía o en quien la misma autorice o delegue (Proveedor Municipal) para la adquisición de bienes y/o servicios de capacitación, alimentación, reparaciones, honorarios de abogados y asesorías debidamente aprobadas por la Proveeduría, catalogados como gastos menores e indispensables o urgentes. Fondo de Caja Chica 1: este fondo se utilizará para la compra y contratación de bienes y/o servicios. Compra de activos fijos sujetos a depreciación, materiales y suministros de uso común, de acuerdo con las necesidades presentadas ante la proveeduría, contrataciones por servicios profesionales (conforme al inciso anterior), siempre y cuando estos no sean continuados, animaciones, instructores, o cualquier otro servicio de esta naturaleza, sin que no superen los limites del vale establecido para este fondo. Fondo de Caja Chica 2: es el fondo que se utilizará para la compra de bienes y servicios (reparaciones) urgentes, para la reparación de la flotilla municipal, que por casos fortuitos o de fuerza mayor así definidos por el área de mantenimiento automotor, se encuentren fuera de servicio o en condiciones no óptimas para su circulación. El fondo es también el que se utilizará para la compra de los servicios de inspección vehicular de los que se encarga el área de transportes del municipio. Caso fortuito: corresponde a aquella acción del ser humano que no puede preverse o resistirse. Fuerza mayor: se entiende como el evento de la naturaleza, que pudiendo preverse no puede impedirse. Encargado de Caja Chica: son los funcionarios en propiedad designados por la Alcaldía, el cual corresponde al Proveedor Municipal como encargado de autorizar las compras y el Tesorero Municipal como encargado del fondo Fijo de Caja Chica, con la finalidad de que velen por el fiel cumplimiento de este Reglamento. Liquidación: rendición de cuentas que efectúa el funcionario responsable del vale de Caja Chica, mediante presentación de los comprobantes originales que sustentes los bienes y/o servicios adquiridos, como lo son la factura electrónica debidamente aprobada por los entes involucrados en la cual se detallan cantidades, valores, artículos y servicios adquiridos. Reintegro de Fondos: solicitud de reintegro de dinero al fondo para cubrir los gastos efectuados, el mismo lo realiza la Tesorería Municipal.

Formularios

En la ejecución del procedimiento Arqueo de Caja Chica se utiliza el formulario Arqueo de Caja Chica para su ejecución. Ver Anexo 1