Inclusión y Actualización de Proveedores

Iniciar propuesta de mejora

Se creará un borrador con todos los pasos, políticas, normativa y conceptos actuales del procedimiento P-PRO-036-2011.

P-PRO-036PRO2011v125 pasos

Propósito

Establecer el proceso para la inclusión y actualización de proveedores en el sistema.

Alcance

Aplica para todos los proveedores de la Municipalidad.

Responsable

Jefe del Departamento de Proveeduría

Sistemas de apoyo

Sistema de Contratación Administrativa.

Control de cambios

Ninguno

Participantes

2 registros
RolNombre / Puesto
—
—

Políticas de operación

3 registros
a.

Los proveedores deben ser incluidos en el sistema antes de participar en procesos de contratación.

b.

La información de los proveedores debe ser actualizada periódicamente.

c.

Se debe verificar que los documentos del proveedor estén vigentes.

Conceptos

a. Formulario de Inscripción de Proveedores: documento con el cual la persona física o jurídica interesada en ser un proveedor potencial, declara información oficial de la compañía y los productos y/o servicios que ofrece. Además éste formulario señala la obligatoriedad que tiene la persona física o jurídica de adjuntar ciertos documentos. Este formulario se brindará impreso o en digital, con anterioridad al oferente, y se debe entregar o hacer llegar al proveedor el diccionario de imputaciones en forma digital. Departamento de Proveeduría, Municipalidad de San Carlos Procedimiento para Inclusión y Actualización de Proveedores b. Diccionario de Imputaciones: diccionario de tipos de productos y servicios que adquiere la Municipalidad de San Carlos, y que es publicado por la Contraloría General de la República, definiendo y relacionando la categoría de artículo o cuenta presupuestaria, de la cual se pueden debitar dichos productos o servicios. c. Categoría de Artículo: conjunto de bienes o servicios que se caracterizan por ser de la misma naturaleza o propósito. d. “Información General del Solicitante”: Segmento de Información que presenta el Formulario de Inscripción de Proveedores, referente a: razón social, número de cédula, teléfonos, fax, correo electrónico, número de cuenta cliente, dirección exacta, apartado postal, página web, declaración de PYMES, ente otros. e. Información referente a “Representantes Legales”: Segmento de Información que presenta el Formulario de Inscripción de Proveedores, en el cual el oferente que es persona jurídica, presenta la lista de representantes legales con sus respectivos números de cédula y números de teléfono. f. Encargado(a) de Inclusión de Proveedores: colaborador que ingresa o modifica (para Actualizar) información de los proveedores en la base de datos. g. Proveedor Pendiente de Activación: Proveedor que a nivel de sistema se ha registrado mediante la página web de la Municipalidad de San Carlos, pero que necesita entregar los documentos físicos en la Proveeduría Municipal para que sea efectiva su Activación.

Descripción del procedimiento

25 pasos
Sec.Descripción
1Encargado de Inclusión de Recibe al proveedor amablemente Proveedores Encargado de Inclusión de
2Consulta al oferente el trámite deseado Proveedores Encargado de Inclusión de
3Solicita la entrega de los documentos Proveedores Encargado de Inclusión de
4Ingresa al Sistema Integrado Municipal de Compras (SIMC). Proveedores Selecciona el Menú “Inclusión y Actualización de Encargado de Inclusión de 5 Proveedores”. Proveedores Se pregunta: ¿Se requiere una inclusión de un nuevo Encargado de Inclusión de 6 proveedor? Proveedores Departamento de Proveeduría, Municipalidad de San Carlos 377 MANUAL PARA PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA Procedimiento para Inclusión y Actualización de Proveedores Sí: Continúa con el Procedimiento. No: Continúa con el Paso # 32. Encargado de Inclusión de
7Ingresa al Sub-Menú de “Inclusiones” Proveedores Revisa que el oferente haya adjuntado todos los documentos Encargado de Inclusión de
8solicitados en el Formulario de Inscripciones y que este se Proveedores encuentre debidamente llenado. Se pregunta: ¿Los documentos adjuntos, el Formulario de Inscripción, y el archivo digital de los servicios que brinda según el Diccionario de imputaciones; están completos y Encargado de Inclusión de
9correctos? Proveedores Sí: Continúa con el Procedimiento. No: Indica al proveedor que faltan documentos o información. Fin del Procedimiento. Encargado de Inclusión de
10Ingresa a menú de “Activación de Proveedores” Proveedores Revisa la lista de proveedores pendientes de Activación. Nota: La lista de Proveedores pendientes de activación Encargado de Inclusión de 11 corresponden a personas físicas o jurídicas que se han Proveedores registrado como oferentes mediante la página web de la Municipalidad de San Carlos. Se pregunta: ¿El proveedor solicitante está pendiente de activación? Encargado de Inclusión de 12 Sí: Continúa con el Procedimiento. Proveedores No: Continúa con el Paso # 14. Encargado de Inclusión de
13Selecciona Activar Proveedor. Fin del Procedimiento Proveedores Despide al proveedor indicándole la pronta inclusión como Encargado de Inclusión de 14 oferente en la base de datos Proveedores Introduce los documentos adjuntados por el proveedor en un Encargado de Inclusión de 15 folder con prensa Proveedores Identifica el folder con el nombre de la persona física o jurídica. Encargado de Inclusión de 16 Proveedores Nota: Si se trata de persona física, se debe anotar primero los apellidos y luego el nombre. Ingresa la información referente a “Información General del Encargado de Inclusión de 17 Solicitante” en los campos de texto respectivos. Proveedores Se pregunta: ¿Es una persona jurídica? Encargado de Inclusión de
18Sí: Continúa con el Procedimiento. Proveedores No: Continúa con el Paso # 20. Ingresa la información adjuntada de los representantes Encargado de Inclusión de 19 legales de la compañía. Proveedores Revisa los tipos de bienes o servicios ofrecidos por el Encargado de Inclusión de 20 proveedor Proveedores Se pregunta: ¿El oferente ha indicado ofrecer los bienes o servicios codificados por defecto en el Diccionario de Encargado de Inclusión de
21Imputaciones? Proveedores Sí: Continúa con el Procedimiento. No: Continúa con el Paso # 24. Marca las categorías de productos y/o servicios que el Encargado de Inclusión de
22oferente brinda, que se encuentran en la lista del Diccionario Proveedores de Imputaciones mostrado
23Guarda los cambios Encargado de Inclusión de Departamento de Proveeduría, Municipalidad de San Carlos 378 MANUAL PARA PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA Procedimiento para Inclusión y Actualización de Proveedores Proveedores Se pregunta: ¿Aparte de la lista de artículos codificados en el Diccionario de Imputaciones, existen “Otros” servicios o Encargado de Inclusión de
24bienes ofrecidos? Proveedores Sí: Continúa con el Procedimiento. No: Fin del Procedimiento. Encargado de Inclusión de
25Ingresa al Diccionario de Imputaciones del sistema Proveedores Ingresa uno por uno el tipo y/o tipos de bienes o servicios Encargado de Inclusión de
26diferentes a los codificados por defecto en el formulario, y Proveedores selecciona buscar categoría relacionada Encargado de Inclusión de
27Selecciona buscar Proveedores Con base en el artículo o servicio digitado, “analiza”, busca y
28sugiere al usuario la Categoría de Artículo a la que pertenece SIMC lo digitado Selecciona la categoría sugerida para cada uno de los Encargado de Inclusión de 29 artículos introducidos. Proveedores Encargado de Inclusión de
30Guarda los cambios. Proveedores Se pregunta: ¿Se han ligado todos los bienes o servicios ofrecidos a una categoría del Diccionario de Imputaciones? Encargado de Inclusión de 31 Sí: Fin del Procedimiento. Proveedores No: Retorna al paso # 21. Encargado de Inclusión de
32Ingresa al Sub-Menú de “Modificaciones” Proveedores Encargado de Inclusión de
33Revisa los documentos que entregó el proveedor Proveedores Encargado de Inclusión de
34Verifica la información que desea modificar el proveedor Proveedores Ingresa la cédula de identidad o cédula jurídica según Encargado de Inclusión de 35 corresponda Proveedores
36Despliega toda la información referente al proveedor SIMC Encargado de Inclusión de
37Verifica que el proveedor sea el correcto Proveedores Selecciona “Editar” el campo o los campos de texto Encargado de Inclusión de 38 respectivos, que el proveedor desee modificar. Proveedores Encargado de Inclusión de
39Guarda los cambios Proveedores Archiva el folder con los documentos en el archivo físico de Encargado de Inclusión de 40 proveedores Proveedores Fin del Procedimiento Departamento de Proveeduría, Municipalidad de San Carlos 379 MANUAL PARA PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA Procedimiento para Inclusión y Actualización de Proveedores