Modificación Unilateral de un Contrato

P-PRO-034PRO2024v151 pasosTransversal

Detalle Flujograma SIPOC Relaciones Riesgos SEVRI Evaluaciones Disposiciones Historial

Propósito

Establecer el proceso para la modificación unilateral de un contrato.

Alcance

Aplica para todos los contratos con proveedores de la Municipalidad.

Responsable

Jefe del Departamento de Proveeduría

Sistemas de apoyo

Sistema de Contratación Administrativa.

Registros

No aplicables.

Control de cambios

Ninguno

Participantes

3 registros

Rol	Nombre / Puesto
	—
	—
	—

Políticas de operación

3 registros

La modificación unilateral debe ser notificada al proveedor.

Se debe verificar que la modificación cumpla con la normativa.

El Asesor Jurídico debe revisar la modificación.

Conceptos

Garantía de cumplimiento: Monto económico que respalda la correcta ejecución del contrato, conforme la normativa vigente, y será exigible en todos los contratos, producto de licitación mayor o menor, la cual se establecerá entre un 5% y un 10% del monto de la adjudicación, conforme lo defina el pliego de condiciones. Modificación Unilateral de Contrato: Procedimiento mediante el cual la administración realizará adaptaciones al Objeto Contractual con la necesidad de satisfacer de una mejor forma el interés público. Sistema Digital Unificado: Plataforma tecnológica del Sistema Digital Unificado de uso obligatorio de la Administración Central para la tramitación de los procedimientos de contratación administrativa, herramienta que se utiliza para la ejecución del presente procedimiento.

Formularios

No aplicables.

Descripción del procedimiento

51 pasos

Sec.	Descripción	Responsable
1	Inicio Solicitar la modificación unilateral de un Administrador de contrato. Contrato	N/A
2	Ingresar al Sistema Digital Unificado, en el Administrador de Contrato apartado “Instituciones Compradoras”, “Confección de Contrato” y “Contratos”. En el “Listado de Contratos” digitar el número de procedimiento que se desea modificar y seleccionar la opción “modificación unilateral de contrato” para poder realizar la solicitud modificación de aumento o disminución.	N/A
3	Seleccionar en el apartado “Solicitud de Administrador de Contrato Contrato Modificado” la opción “Modificación Unilateral de contrato” y solicitar modificación.	N/A
4	Completar en el apartado “Información básica Administrador de Contrato del contrato”.	N/A
5	Completar en el apartado “Información del Administrador de Contrato bien, servicio u obra” de cada una de las líneas que se requiere modificar.	N/A
6	Completar el apartado de “Información de Administrador de Contrato solicitud de modificaciones”.	N/A
7	Proceder a asignar un aprobador a dicha Administrador de Contrato solicitud, además debe realizar la validación presupuestaria.	N/A
8	Recibir solicitud de aprobación de modificación Alcaldía Municipal unilateral al contrato.	N/A
9	¿Aprueba la modificación unilateral? Alcaldía Municipal Sí: Continúe al siguiente paso. No: Devolverse al paso 1.	N/A
10	Recibir la solicitud de modificación unilateral Proveedor Municipal aprobada por la Alcaldía.	N/A
11	Completar la información detallada y asignar el Proveedor Municipal trámite al Encargado de Compras que tiene el procedimiento de contratación asignado.	N/A
12	Ingresar al Sistema Digital Unificado, en el Encargado de Compras apartado “Instituciones Compradoras”, “Confección de Contrato” y “Contrato Modificado” y seleccionar el trámite asignado que se encuentra en el estado “en trámite”.	N/A
13	Revisar y analizar la información Encargado de Compras proporcionada.	N/A
14	¿Se requiere aclaraciones? Encargado de Compras Sí: Solicitar aclaración al Administrador de Contrato. Continúe al siguiente paso. No: Ir al paso 16.	N/A
15	¿Esta correcta la información proporcionada? Encargado de Compras Si: Seleccionar la opción aprobar la recomendación de la modificación unilateral y proceder a firmar digitalmente. No: Rechazar la solicitud y justificar las razones o motivos. Fin del Proceso.	N/A
16	Remitir a la instancia respectiva para realizar la Encargado de Compras aprobación final de la recomendación de la modificación unilateral del contrato.	N/A
17	¿Aprueba la recomendación final de la de Jefe (a) de Departamento de modificación unilateral de contrato? Proveeduría Si: Seleccionar la opción aprobar y firmar digitalmente. No: Rechazar la solicitud justificando las razones de rechazo. Fin del Proceso.	N/A
18	Ingresar a “Contrato Modificado” “Verificación Encargado de Compras de Condiciones” y validar: - El estado de morosidad con la CCSS, FODESAF, Ministerio de Hacienda. - Información de la empresa. - Estado de la póliza de riesgos del trabajo.	N/A
19	Verificar: Encargado de Compras - Garantía de cumplimiento. - Contenido presupuestario. - Pago de las especies fiscales. Una vez revisada toda la información, se registra la verificación completa.	N/A
20	Ingresar a “Contrato”, seleccionar el contrato Encargado de Compras modificado de interés y asignar las aprobaciones respectivas.	N/A
21	Realizar la solicitud de aprobación a un Encargado de Compras contrato.	N/A
22	Ingresar a la opción “Asignar aprobador” del Encargado de contrato. Compras	N/A
23	Ingresar a “información detallada de las Encargado de aprobaciones”, completar la información Compras solicitada y oprimir el botón “solicitud de aprobación”.	N/A
24	Ingresar al Sistema Digital Unificado en el Jefe(a) de menú aprobación y seleccionar el contrato a Proveeduría aprobar.	N/A
25	Revisar el contrato con todas las secciones y Jefe(a) de su información. Proveeduría	N/A
26	Seleccionar el apartado de aprobación de Jefe(a) de contrato de acuerdo con la revisión realizada. Proveeduría	N/A
27	¿El contrato es aprobado? Jefe(a) de Si: Continúe al siguiente paso. Proveeduría No: Regresar al paso 20.	N/A
28	Realizar el proceso de firma digital en el Jefe (a) de sistema una vez aprobado el contrato, para Proveeduría dejar el contrato en estado “Contrato Aprobado”.	N/A
29	Proceder a seleccionar la opción “Registro Encargado de la Completo” y confirmar el proceso. Compras	N/A
30	Generar el documento electrónico del contrato Encargado de la modificado en el sistema. Compras	N/A
31	¿Requiere firma del contratista? Encargado de la Sí: Continúe al siguiente paso. Compras No: Paso 37.	N/A
32	Notificar al contratista, vía Sistema Digital Encargado de la Unificado, para su firma. Compras	N/A
33	Recibir y firmar el contrato. Contratista	N/A
34	Enviar el contrato firmado por el contratista a la Encargado de la Alcaldía para la aprobación final. Compras	N/A
35	Recibir y revisar contrato. Alcaldía	N/A
36	¿El contrato es aprobado? Alcaldía Si: Notificar aprobación a la Proveeduría. Continúe al siguiente paso. No: Regresar al paso 34.	N/A
37	¿Contrato requiere Refrendo interno? Encargado de la Sí: Trasladar el contrato al Departamento de Compras Servicios Jurídicos. Continúe al siguiente paso. No: Paso 43.	N/A
38	Recibir y revisar el contrato. Jefe Departamento de Servicios Jurídicos	N/A
39	¿El contrato requiere modificaciones o Jefe Departamento subsanaciones? de Servicios Si: Continúe al siguiente paso. Jurídicos No: Paso 42.	N/A
40	Enviar al Departamento de Proveeduría una Jefe Departamento solicitud de información enumerando las de Servicios subsanaciones requeridas. Jurídicos	N/A
41	Recibir, subsanar y enviar respuesta de la Encargado de solicitud de información. Compras	N/A
42	Enviar contrato refrendado al Departamento de Jefe Departamento Proveeduría. de Servicios Jurídicos	N/A
43	¿Contrato requiere Refrendo de la CGR? Encargado de Sí: Trasladar el contrato a la CGR. Continúe al Compras siguiente paso. No: Paso 49.	N/A
44	Recibir y revisar el contrato. Contraloría General de la República	N/A
45	¿El contrato requiere modificaciones o Contraloría subsanaciones? General de la Si: Continúe al siguiente paso. República No: Paso 48.	N/A
46	Enviar al Departamento de Proveeduría una Contraloría solicitud de información enumerando las General de la subsanaciones requeridas. República	N/A
47	Recibir, subsanar y enviar respuesta de la Encargado de solicitud de información. Compras	N/A
48	Enviar contrato refrendado al Departamento de Contraloría Proveeduría. General de la República	N/A
49	Notificar el contrato al contratista, vía Sistema Encargado de Digital Unificado. Compras	N/A
50	Recibir la notificación del contrato. Contratista	N/A
51	¿Es un servicio? Encargado de Compras Sí: Registrar la fecha de ejecución. Fin del procedimiento.	N/A