Formalización de Contratos
P-PRO-032PRO2011v124 pasosTransversal
Diagrama de flujo — Swimlanes
24 pasos24 pasos · 1 responsables
Matriz de responsabilidades
24 pasos · columnas por responsable| Paso | N/A |
|---|---|
| 1 | | El trámite inicia cuando se ha declarado la firmeza de la adjudicación y se ha realizado el proceso de verificación de condiciones o formalización contractual | Técnico (a) en Proveeduría |
| 2 | | Ingrese al sistema SICOP en el formulario llamado contrato y seleccione el proceso al cual desea elaborarle el contrato | Técnico (a) en Proveeduría |
| 3 | ◆¿El estado del proceso posee verificación completa? ✓Continua al siguiente paso, oprima el botón descripción de este procedimiento ✗espera a que contenta el estado para poder elaborar el contrato. Regresa al paso 1 | Técnico (a) en Proveeduría |
| 4 | | Complete la información presentada en las secciones: Sección 1: Información de la institución. Sección 2: Información relacionada. Sección 3: Información del Contratista Sección 4: Responsables del Contratista Sección 5: Información básica del contrato | Técnico (a) en Proveeduría |
| 5 | ◆¿la compra requiere realizar recepción física del objeto contractual? ✓Continua al siguiente paso ✗el sistema automáticamente envía al proceso de pago. Continúe en el paso 7 | Técnico (a) en Proveeduría |
| 6 | | Diríjase al modo de recepción para completar las actas de recepción de bienes, servicios y obras. | Técnico (a) en Proveeduría |
| 7 | | Complete la información de las secciones Sección 6: otras condiciones sobre la entrega y pago. Sección 7: Información de Garantía. Sección 8: Información del bien, servicio u obra. Sección 9: Información de usuarios. Sección 10: en caso de requerir adjunte archivo. | Técnico (a) en Proveeduría |
| 8 | | Guarde la información del contrato, el sistema procede a registrar el contrato indicando un numero de consecutivo. Si es necesario en esta etapa puede hacer modificaciones al contrato. | Técnico (a) en Proveeduría |
| 9 | | Realice la solicitud de aprobación a un contrato tomando en consideración la cuantía del contrato puede seleccionar 3 opciones: No requiere aprobación/ referendo: casos en los que requiere aprobación de la proveeduría Aprobación Interna: requieren aprobación del Departamento Jurídico de la Municipalidad Referendo de Contraloría: requieren el Refrendo de la Contraloría General de la Republica. | Técnico (a) en Proveeduría |
| 10 | | Solicite la aprobación del contrato | Técnico (a) en Proveeduría |
| 11 | | Ingrese al sistema SICOP en el menú aprobación y seleccione el contrato a aprobar | Jefe (a) de Proveeduría / Jefe (a) de Departamento solicitante |
| 12 | | Revise el contrato con todas las secciones y su información. | Jefe (a) de Proveeduría / Jefe (a) de Departamento solicitante |
| 13 | | Una vez revisada la solicitud diríjase a la sección 11 “Información detallada de las aprobaciones” y complete con la respuesta a la solicitud | Jefe (a) de Proveeduría / Jefe (a) de Departamento solicitante |
| 14 | | Seleccione la opción de acuerdo con la revisión realizada: Consulta de montos adjudicados: puede verificar el monto adjudicado por partida. Procesar aclaración: puede solicitar una aclaración al elaborador del contrato Cambiar aprobador: puede proceder a cambiar el usuario asignado para aprobar el contrato ya que no le corresponde a este aprobar. Aprobar: realiza la aprobación del contrato. Solicitar modificación: solicitar el elaborador del contrato un cambio previo a la aprobación. | Jefe (a) de Proveeduría / Jefe (a) de Departamento solicitante |
| 15 | | Una vez aprobado el contrato, realice el proceso de firma digital en el sistema para dejar el contrato en estado “Contrato Aprobado”. | Jefe (a) de Proveeduría / Jefe (a) de Departamento solicitante |
| 16 | | Ingrese a la opción contratos y realice la notificación de contrato aprobado al contratista mediante la opción “registro completo”. | Jefe (a) de Proveeduría / Jefe (a) de Departamento solicitante |
| 17 | ◆¿El contrato esta correcto? ✓continúe al paso 19 ✗En caso de requerirlo puede solicitar: Ratificación de acto: permite corregir errores materiales en el proceso Modificar: permite realizar modificaciones al contrato y solicitar aprobación nuevamente. | Jefe (a) de Proveeduría / Jefe (a) de Departamento solicitante |
| 18 | | Realice la solicitud de aclaración a la elaboración del contrato, indique la información y selección la opción “procesar aclaración”. | Jefe (a) de Proveeduría / Jefe (a) de Departamento solicitante |
| 19 | | Proceda a seleccionar la opción “Registro Completo” y confirma el proceso | Jefe (a) de Proveeduría / Jefe (a) de Departamento solicitante |
| 20 | | Genere el documento electrónico del contrato en el sistema | Jefe (a) de Proveeduría / Jefe (a) de Departamento solicitante |
| 21 | | Seleccione la opción enviar para que sea enviado el contrato al contratista | Jefe (a) de Proveeduría / Jefe (a) de Departamento solicitante |
| 22 | | Realice el proceso de firma digital para concluir el envió del contrato al adjudicatario. | Jefe (a) de Proveeduría / Jefe (a) de Departamento solicitante |
| 23 | | El proceso finaliza cuando el contrato posee la opción “contrato notificado” e inicia el plazo de ejecución de este. | Jefe (a) de Proveeduría / Jefe (a) de Departamento solicitante |
| 24 | | Recibe la notificación del contrato | Contratista |