Apertura de Ofertas
P-PRO-028PRO2011v143 pasosTransversal
Diagrama de flujo — Swimlanes
43 pasos43 pasos · 1 responsables
Este procedimiento tiene 43 pasos. El diagrama puede verse denso — usa la vista Compacto para ver los primeros 30, o haz zoom con scroll.
Matriz de responsabilidades
43 pasos · columnas por responsable| Paso | N/A |
|---|---|
| 1 | | El trámite inicia cuando se ha cumplido la fecha y hora de apertura indicada en el cartel, se debe poseer la llave de apertura del procedimiento (la que se guarda a la hora de publicar el cartel). | Técnico (a) en Proveeduría |
| 2 | | Ingrese al Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP), elige la opción “Licitación Electrónica”, la opción cartel y selecciona “mi página de concursos”. | Técnico (a) en Proveeduría |
| 3 | | Seleccione el procedimiento al cual se le realizará la apertura y oprima sobre la descripción de este procedimiento | Técnico (a) en Proveeduría |
| 4 | | Ingrese a la sección “Apertura-Información general del proceso” y oprima el botón “Gestión de apertura”. En esta pantalla se pueden ver todos los procedimientos que están listos para realizar apertura | Técnico (a) en Proveeduría |
| 5 | | Seleccione el procedimiento a realizar la apertura y seleccione el botón “Sin procesar” | Técnico (a) en Proveeduría |
| 6 | | Diríjase a la pantalla “Listado de aperturas por partida”, en la cual se muestran la (s) partida (s) que componen el procedimiento | Técnico (a) en Proveeduría |
| 7 | | Ingrese la llave de apertura (la que genera el cartel cuando se publica) para realizar la apertura en cada partida (oprimir el botón “Inicio de apertura de ofertas”) | Técnico (a) en Proveeduría |
| 8 | | Selecciona la carpeta que contiene la llave de apertura en la computadora o en un disco externo | Técnico (a) en Proveeduría |
| 9 | | Seleccione el archivo que contiene la llave correspondiente para hacer la apertura (comparar contra el “Número de Mer-Link” del cartel cuando se tiene más de una) y oprima “Aceptar”. | Técnico (a) en Proveeduría |
| 10 | | Automáticamente el sistema consulta a la C.C.S.S y al Registro Nacional el estado los proveedores que presentaron oferta en la contratación para conocer si esta moroso o no. | Técnico (a) en Proveeduría |
| 11 | | Revise la pantalla “Situación de Oferentes” en la que se puede ver un resumen de los oferentes, se visualiza si un oferente que participó en algún momento realizó el retiro de una oferta. | Técnico (a) en Proveeduría/ Jefe de Proveeduría/ Jefe de Departamento Solicitante |
| 12 | | Analice cada una de las ofertas realizando un estudio preliminar | Técnico (a) en Proveeduría/ Jefe de Proveeduría/ Jefe de Departamento Solicitante |
| 13 | | Seleccione la opción de acuerdo con el resultado del estudio preliminar: Continua para estudio de oferta Pendiente de verificaciones o subsanes Moroso (Oferta quedará excluida y no podrá ser tomada en cuenta para los estudios posteriores de ofertas ni la evaluación) | Técnico (a) en Proveeduría/ Jefe de Proveeduría/ Jefe de Departamento Solicitante |
| 14 | | Indique cualquier detalle relacionado en el resultado del estudio preliminar en el espacio observaciones y oprima el botón guardar. | Técnico (a) en Proveeduría/ Jefe de Proveeduría/ Jefe de Departamento Solicitante |
| 15 | | Oprima el botón “Siguiente” para desencriptar las ofertas de las empresas que no tengan ningún incumplimiento | Técnico (a) en Proveeduría/ Jefe de Proveeduría/ Jefe de Departamento Solicitante |
| 16 | | Seleccione la opción “Envío de la llave privada” para que el sistema desencripte las ofertas | Técnico (a) en Proveeduría/ Jefe de Proveeduría/ Jefe de Departamento Solicitante |
| 17 | | Visualice las ofertas y la información de cada uno de los oferentes que participaron en el concurso en la pantalla “Resultado de apertura”. | Técnico (a) en Proveeduría/ Jefe de Proveeduría/ Jefe de Departamento Solicitante |
| 18 | | Una vez consultadas las ofertas y la información necesaria procedan a finalizar la apertura, oprima el botón “Finalización de la apertura”, con esto se pública el resultado del acto de apertura de las ofertas | Técnico (a) en Proveeduría/ Jefe de Proveeduría/ Jefe de Departamento Solicitante |
| 19 | ◆¿Es requerido solicitar una subsanación al oferente? ✓Ingrese a la pantalla “Resultado de la Apertura” y seleccione la oferta que desea solicitar la subsanación. ✗Continúe al paso 25 | Técnico (a) en Proveeduría |
| 20 | | Complete el formulario para solicitar la subsanación, indicando la información que se requiere. | Técnico (a) en Proveeduría |
| 21 | ◆¿Desea adjuntar archivos a la solicitud? ✓proceda a adjuntar el documento ✗continúe al siguiente paso | Técnico (a) en Proveeduría |
| 22 | | Ingrese la fecha y hora límite para responder y oprima el botón “Agregar” y “Solicitar información”, el sistema automáticamente traslada esta solicitud al oferente. | Técnico (a) en Proveeduría |
| 23 | | Espera la respuesta de la empresa proveedora | Técnico (a) en Proveeduría |
| 24 | | Consulte la respuesta ingresando “Resultado de la solicitud de información” ubicado en la pantalla “Resultado de la apertura”. | Técnico (a) en Proveeduría |
| 25 | | Proceda a solicitar los estudios técnicos necesarios de acuerdo con cada compra ya sean técnicos, legales, financieros, entre otros. | Técnico (a) en Proveeduría |
| 26 | | Ingrese a la pantalla “Solicitud de verificación”, identifique las ofertas que se les va a realizar el estudio y asigne a los encargados de realizar los mismos. | Técnico (a) en Proveeduría |
| 27 | | Complete los datos de la solicitud de verificación en el cual se debe indicar el asunto de la solicitud, el contenido específico de lo que se está solicitando y la secuencia de la verificación ya sea paralela o secuencial. | Técnico (a) en Proveeduría |
| 28 | | Seleccione las ofertas que se van a enviar a Estudios Técnicos (puede seleccionar todas las ofertas o algunas de ellas) | Técnico (a) en Proveeduría |
| 29 | | Seleccione al funcionario al cual se le asignará el Estudio técnico de las Ofertas, se indica la fecha y hora límite de respuesta y se agrega la información. | Técnico (a) en Proveeduría |
| 30 | | Presione el botón “Solicitud de verificación” para enviar el estudio al encargado que se asignó | Técnico (a) en Proveeduría |
| 31 | | Proceda a aceptar y firmar digitalmente para el envió del documento | Técnico (a) en Proveeduría |
| 32 | | Espere respuesta del Estudios Técnico | Técnico (a) en Proveeduría |
| 33 | | Consulte la respuesta ingresando “Resultado de la solicitud de verificación” ubicado en la pantalla “Listado de solicitudes de verificación” | Técnico (a) en Proveeduría |
| 34 | | Revise el resultado que obtuvo en cada una de las ofertas en “Detalles de la solicitud de verificación” | Técnico (a) en Proveeduría |
| 35 | | Ingrese a la “Información de la oferta” para visualizar si cumple o no cumple cada una de las ofertas, para ingresar a conocer el detalle del cumplimiento se debe oprimir sobre el botón “Tramitada”. | Técnico (a) en Proveeduría |
| 36 | | Ingrese a la pantalla “Resultado de la solicitud de verificación o aprobación recibida” para verificar el resultado específico de cada oferta, oprimiendo sobre “Tramitada”. | Técnico (a) en Proveeduría |
| 37 | | Una vez finalizado el proceso de Estudio técnico de las ofertas, debe registrar el resultado final por oferta de esos estudios. | Técnico (a) en Proveeduría |
| 38 | | Ingrese a la pantalla “Listado de aperturas por partida” y oprimir el botón “Registrar / consultar el resultado final del estudio de ofertas”, se muestra la el “Resultado final del estudio de las ofertas”, registre el resultado final entrando a cada una de las ofertas en el botón “Pendiente” | Técnico (a) en Proveeduría |
| 39 | | Complete los datos de la información general del procedimiento, la información del estudio o los estudios de ofertas que se realizaron y el resultado de estos. | Técnico (a) en Proveeduría |
| 40 | | En la columna “Resultado final” seleccione “Cumple” o “No Cumple”, este resultado sería la confirmación final de los estudios de ofertas. | Técnico (a) en Proveeduría |
| 41 | | Ingrese las observaciones necesarias y selecciones la opción adjuntar archivos si es necesario | Técnico (a) en Proveeduría |
| 42 | | Guarde y acepte los mensajes de confirmación en el sistema | Técnico (a) en Proveeduría |
| 43 | | Continua el proceso de recomendación y evaluación de las ofertas en caso de que aplique. | Técnico (a) en Proveeduría |