Planificación de Compras
Propósito
Emitir los requerimientos que los departamentos o unidades deberán cumplir para la recepción de las solicitudes de pedido de bienes, obras y servicios, crear trámites de contratación administrativa consolidados.
Alcance
Aplica para todos los departamentos de la Municipalidad de San Carlos.
Responsable
Jefe del Departamento de Proveeduría
Sistemas de apoyo
Sistema de Información Municipal.
Control de cambios
Ninguno
Participantes
3 registros| Rol | Nombre / Puesto |
|---|---|
| — | |
| — | |
| — |
Políticas de operación
8 registrosEl Plan Anual de Inversiones en Compras comienza con la preparación del presupuesto ordinario para el año siguiente.
Cada Departamento debe elaborar un Plan Anual de Compras que debe contener los procesos de compra de bienes y/o servicios.
Deberá presentar un diagnóstico previo del proyecto a desarrollar.
Los bienes y servicios que se soliciten deberán estar claramente identificados en el Plan Operativo Anual.
Para lograr una mejor planificación de las adquisiciones a realizar se debe considerar: cantidad del producto, N° de funcionarios, frecuencia del uso, información histórica de consumo, disponibilidad del producto en bodega.
Para servicios contratados se debe proyectar el inicio, avances parciales y finalización de los proyectos.
Para bienes se deben considerar: Consumos históricos, Inventario de reserva, Disponibilidad Presupuestaria.
Las compras de la Unidad Técnica Vial deberá encontrarse ubicado en el respectivo Plan Quinquenal.
Descripción del procedimiento
12 pasos| Sec. | Descripción |
|---|---|
| 1 | Con el Plan Operativo Anual formulado, se solicita a las direcciones y departamentos iniciar la planificación de las adquisiciones de bienes y Dirección de Planificación servicios, utilizando el formulario indicado en este documento. |
| 2 | Las Direcciones y departamentos recepcionan la solicitud completando el formulario de bienes y servicios a contratar para el siguiente periodo. Para lograr una mejor planificación de las adquisiones a realizar se debe considerar los siguientes aspectos: a) La cantidad del producto que se ocupa cuando son bienes de Direcciones y Departamentos consumo común. solicitantes. b) N° de funcionarios que componen el departamento o Unidad. c) La frecuencia del uso producto y servicio. d) La información histórica de consumo de bienes y servicios. e) Disponibilidad del producto en bodega. f) Para servicios contratados se debe proyectar el inicio, avance parciales y finalización de los proyectos. |
| 3 | Con el análisis de todas las variables mencionadas, proceden a elaborar su Manual de Normas y Procedimientos para la Planificación de Compras. Completan el formulario de la siguiente forma: Identificación de la Unidad o departamento solicitante. Identificación del código presupuestario. La descripción génerica del bien o servicio a adquirir. Cantidad a adquirir. Direcciones y Departamentos La unidad de medida del producto. solicitantes. Fuente de financiamiento: Presupuesto ordinario, extraordinario o modificación al presupuesto. Periodo de adquisición: Tiempo cronológico en el cual se determina que se necesitará el bien o servicio. Monto o valor del bien o servicio. Forma de adquisición: Tipo de proceso que se utilizará para adquirir un bien o servicio (Compra directa, Licitación, abreviado). |
| 4 | El departamento de Proveeduría recibe los planes de inversiones en compras de cada departamento y procede a consolidar en un solo Proveeduría Municipal. documento llamado: Planificación de Compras de la Municipalidad de San Carlos. Este documento es un borrador que es enviado a la Dirección General para su analisis y recomendaciones. |
| 5 | Elabora el calendario de compras para cumplir con el objetivo del Manual de Normas y Procedimientos para la Planificación de Compras. Debe considerar: El tipo de bien o servicio a adquirir. El proceso de adquisición. El periodo en el cual se ha establecido que debe obtenese el bien o servicio. Plazos de entregas. Posibles apelaciones y sus tiempo de respuesta. |
| 6 | Recibe el borrador del Manual de Normas y Procedimientos para la Planificación de Compras y realizada control cruzado contra el Plan Operativo Anual y el Presupuesto Municipal. Comparando: Qué los plazos para la adquisición de bienes y servicios cumplan con los requisitos que la ley de Contratación Administración exige para los procesos de adquisiciones Dirección General. públicas. El Plan de compras conteste claramente el ¿Cómo? se hará el proceso de compra de bienes y servicios. Los códigos presupuestarios sean los mismos que se establecieron en el Presupuesto o fuente de financiamiento. |
| 7 | Si el Plan de Inversiones en Compras cumple con los criterios del paso 05, se enviará el documento a la Proveeduría para que elaboren el documento final. Es prevesible que se requieran realizar algunos cambios de forma. Dirección General. En caso de que el documento requiera cambios de fondo o no cumpla con los requisitos establecidos en el paso 05, este será devuelto para que se realicen las modificaciones necesarias. |
| 8 | Con la aprobación del Director general, se procede a elaborar el documento final, el cual es enviando al Alcalde Municipal para su Proveeduría. públicación. |
| 9 | Recepciona el Manual de Normas y Procedimientos para la Planificación de Compras y aprueba el documento firmando y sellando Alcalde Municipal. el mismo. |
| 10 | Procede a convocar a todos los directores y jefes de departamentos para exponer el Manual de Normas y Procedimientos para la Alcalde Municipal. Planificación de Compras. |
| 11 | Ordena al departamento de Proveeduría la públicación en la página de la Municipalidad del Manual de Normas y Procedimientos para la Alcalde Municipal. Planificación de Compras y el aviso de que el mismo se encuentra disponible, Diario Oficial la Gaceta. |
| 12 | Publica el proveedores debidamente inscriptos con el |