Pérdida o Reemplazo de Tarjetas
Propósito
Establecer el proceso para la pérdida o reemplazo de tarjetas de combustible.
Alcance
Aplica para todas las tarjetas de combustible asignadas a los vehículos municipales.
Responsable
Jefe del Departamento de Servicios Generales
Sistemas de apoyo
Sistema Integral Municipal (SIM).
Control de cambios
Ninguno
Participantes
3 registros| Rol | Nombre / Puesto |
|---|---|
| — | |
| — | |
| — |
Políticas de operación
3 registrosLa pérdida de la tarjeta debe ser reportada inmediatamente al Jefe de Servicios Generales.
El reemplazo de la tarjeta debe ser solicitado al proveedor.
Se debe llevar un control de las tarjetas perdidas y reemplazadas.
Conceptos
Municipalidad: La Municipalidad de San Carlos. Manual: Describe los procedimientos de Servicios Generales en forma explícita, ordenada y sistemática de la Municipalidad de San Carlos. Departamento de Servicios Generales: departamento a cargo del procedimiento ¨Pérdida o Reemplazo de Tarjeta. Administrador del Sistema: funcionario con autoridad para activar y desactivar a los usuarios que por alguna razón tengan que incluirse o excluirse del uso de la tarjeta de pago. Administrador de las Tarjetas: Encargado por departamento de cuidar y repartir las tarjetas entre sus colaboradores. TECC: Tarjeta Electrónica para compra de Combustibles. Tarjeta: Es el instrumento plástico dispensado por el ente bancario de uso explosivo en la adquisición de combustible para la flotilla vehicular. Trabajador: Funcionario o Servidor Municipal: Toda persona física que a cambio de una remuneración y en virtud de un acto válido y eficaz de nombramiento, presta sus servicios materiales, intelectuales o de ambos géneros, en forma personal y subordinada a la Municipalidad, transitoria o permanente, como consecuencia de un contrato de trabajo escrito individual o colectivo. Usuario: Se entenderá como el trabajador municipal, poseedor de la tarjeta de compra de combustible, que hace uso de esta. Factura: Documento que emite la estación de servicio como comprobante de pago, que establece el monto debitado de la tarjeta electrónica, por la compra institucional de combustible para los vehículos del Ministerio de Cultura y Juventud. Voucher: Documento que se emite en la estación de servicio, como comprobante de pago, realizado por el tarjetahabiente, mediante el uso de la tarjeta. Debe ir grapada a la Factura emitida por la estación de servicio.
Formularios
En la ejecución del procedimiento Pérdida o Reemplazo de Tarjeta no se utilizan formularios para Solicitud de Tarjeta para su ejecución.
Descripción del procedimiento
13 pasos| Sec. | Descripción |
|---|---|
| 1 | El proceso inicia cuando el Encargado (a) de Tarjeta informa requiere una nueva tarjeta ya sea por pérdida o reemplazo. |
| 2 | ◆ Decisión¿La tarjeta fue extraviada? ✓ Sí: Continua al siguiente paso ✗ No: Diríjase al paso 5 |
| 3 | Presenta un escrito dirigido a la persona encargada de Servicios Generales, en el que deberá indicar: Nombre completo, número de cédula y el departamento donde esté laborando o prestando colaboración para la Municipalidad. Fecha precisa y hora aproximada del evento. Un detalle de los hechos. Cualquier otro dato que la persona tarjetahabiente considere de importancia agregar. |
| 4 | Reportar la pérdida de la tarjeta a VersaTec y tramita la Asignación de una nueva Tarjeta. Ver proceso Asignación de Tarjeta. Fin del Proceso |
| 5 | ◆ Decisión¿La tarjeta requiere de un reemplazo? ✓ Sí: Continua al siguiente paso ✗ No: Fin del proceso. |
| 6 | Notifica mediante correo electrónico el requerimiento de un reemplazo de tarjeta, debe de entregar la tarjeta dañada a Servicios Generales |
| 7 | Recibe información del Administrador (a) de Tarjeta |
| 8 | Envía correo a VersaTec, solicitando el reemplazo de la tarjeta |
| 9 | Recibe la nueva tarjeta por parte de la empresa VersaTec |
| 10 | Genera copia de la tarjeta asignada |
| 11 | Entrega la tarjeta al Administrador (a) de Tarjeta del Departamento Solicitante y solicitante firma de recibido. |
| 12 | Firma y recibe la tarjeta |
| 13 | Archiva la copia de la tarjeta asignada en el ampo de Tarjetas Electrónicas de Combustibles Fin del procedimiento. |