Pérdida o Reemplazo de Tarjetas

Iniciar propuesta de mejora

Se creará un borrador con todos los pasos, políticas, normativa y conceptos actuales del procedimiento P-DSG-028-2018.

P-DSG-028DSG2018v113 pasos

Propósito

Establecer el proceso para la pérdida o reemplazo de tarjetas de combustible.

Alcance

Aplica para todas las tarjetas de combustible asignadas a los vehículos municipales.

Responsable

Jefe del Departamento de Servicios Generales

Sistemas de apoyo

Sistema Integral Municipal (SIM).

Control de cambios

Ninguno

Participantes

3 registros
RolNombre / Puesto

Políticas de operación

3 registros
a.

La pérdida de la tarjeta debe ser reportada inmediatamente al Jefe de Servicios Generales.

b.

El reemplazo de la tarjeta debe ser solicitado al proveedor.

c.

Se debe llevar un control de las tarjetas perdidas y reemplazadas.

Conceptos

Municipalidad: La Municipalidad de San Carlos. Manual: Describe los procedimientos de Servicios Generales en forma explícita, ordenada y sistemática de la Municipalidad de San Carlos. Departamento de Servicios Generales: departamento a cargo del procedimiento ¨Pérdida o Reemplazo de Tarjeta. Administrador del Sistema: funcionario con autoridad para activar y desactivar a los usuarios que por alguna razón tengan que incluirse o excluirse del uso de la tarjeta de pago. Administrador de las Tarjetas: Encargado por departamento de cuidar y repartir las tarjetas entre sus colaboradores. TECC: Tarjeta Electrónica para compra de Combustibles. Tarjeta: Es el instrumento plástico dispensado por el ente bancario de uso explosivo en la adquisición de combustible para la flotilla vehicular. Trabajador: Funcionario o Servidor Municipal: Toda persona física que a cambio de una remuneración y en virtud de un acto válido y eficaz de nombramiento, presta sus servicios materiales, intelectuales o de ambos géneros, en forma personal y subordinada a la Municipalidad, transitoria o permanente, como consecuencia de un contrato de trabajo escrito individual o colectivo. Usuario: Se entenderá como el trabajador municipal, poseedor de la tarjeta de compra de combustible, que hace uso de esta. Factura: Documento que emite la estación de servicio como comprobante de pago, que establece el monto debitado de la tarjeta electrónica, por la compra institucional de combustible para los vehículos del Ministerio de Cultura y Juventud. Voucher: Documento que se emite en la estación de servicio, como comprobante de pago, realizado por el tarjetahabiente, mediante el uso de la tarjeta. Debe ir grapada a la Factura emitida por la estación de servicio.

Formularios

En la ejecución del procedimiento Pérdida o Reemplazo de Tarjeta no se utilizan formularios para Solicitud de Tarjeta para su ejecución.

Descripción del procedimiento

13 pasos
Sec.Descripción
1El proceso inicia cuando el Encargado (a) de Tarjeta informa requiere una nueva tarjeta ya sea por pérdida o reemplazo.
2◆ Decisión¿La tarjeta fue extraviada?
✓ Sí: Continua al siguiente paso
✗ No: Diríjase al paso 5
3Presenta un escrito dirigido a la persona encargada de Servicios Generales, en el que deberá indicar: Nombre completo, número de cédula y el departamento donde esté laborando o prestando colaboración para la Municipalidad. Fecha precisa y hora aproximada del evento. Un detalle de los hechos. Cualquier otro dato que la persona tarjetahabiente considere de importancia agregar.
4Reportar la pérdida de la tarjeta a VersaTec y tramita la Asignación de una nueva Tarjeta. Ver proceso Asignación de Tarjeta. Fin del Proceso
5◆ Decisión¿La tarjeta requiere de un reemplazo?
✓ Sí: Continua al siguiente paso
✗ No: Fin del proceso.
6Notifica mediante correo electrónico el requerimiento de un reemplazo de tarjeta, debe de entregar la tarjeta dañada a Servicios Generales
7Recibe información del Administrador (a) de Tarjeta
8Envía correo a VersaTec, solicitando el reemplazo de la tarjeta
9Recibe la nueva tarjeta por parte de la empresa VersaTec
10Genera copia de la tarjeta asignada
11Entrega la tarjeta al Administrador (a) de Tarjeta del Departamento Solicitante y solicitante firma de recibido.
12Firma y recibe la tarjeta
13Archiva la copia de la tarjeta asignada en el ampo de Tarjetas Electrónicas de Combustibles Fin del procedimiento.