Préstamo de Vehículos Municipales
Propósito
Mantener controlado y ordenado el sistema de préstamo de vehículos municipales, para que sean utilizados como herramienta de trabajo al cumplir sus funciones.
Alcance
Aplica para el Asistente de Servicios Generales, chóferes ó funcionarios solicitantes, Jefes y guardas.
Responsable
Jefe del Departamento de Servicios Generales
Sistemas de apoyo
Sistema Integral Municipal (SIM).
Control de cambios
Ninguno
Participantes
5 registros| Rol | Nombre / Puesto |
|---|---|
| — | |
| — | |
| — | |
| — | |
| — |
Políticas de operación
4 registrosUn colaborador goza del préstamo de un vehículo municipal si cumple con los siguientes criterios: Tener licencia de conducir, estar anotado en el registro de conductores, prueba de manejo realizado por la Municipalidad, ser funcionario municipal.
El funcionario que se le asigne alguna misión fuera del palacio acudirá al Sistema Integral Municipal e imprimirá un formulario de solicitud de vehículo.
El formulario deberá ir firmado por el jefe de departamento al cual pertenece el funcionario solicitante.
Para que un funcionario pueda retirar las llaves de un vehículo, el formulario destinado a este fin deberá ir autorizado con la firma y sello del jefe del Departamento de Servicios Generales.
Conceptos
Según la información brindada por la persona responsable del proceso, el procedimiento de Préstamo de Vehículos Municipales no parece contener conceptos que merezcan explicación adicional para ser meramente entendibles por aquellos funcionarios que hagan uso de este manual.
Formularios
Actualmente existe un formulario llamado: “Formulario para ser Utilizado en la Solicitud de Vehículos Municipales”. Este formulario se encuentra en el Sistema Integral Municipal y debe ser impreso por funcionario cada vez que requiera el préstamo de un vehículo de la institución. (Ver ANEXO 1)
Descripción del procedimiento
17 pasos| Sec. | Descripción |
|---|---|
| 1 | El Administrador o jefe de cada departamento completa el formulario Solicitud de Vehículos Municipales, el cual deberá tener su firma. Ver Anexo 1.13.1 |
| 2 | ◆ Decisión¿Está completa la solicitud? ✓ Sí: continua al paso siguiente. ✗ No: se le comunica al Administrador para enmendar el error o proporcionar la información faltante. |
| 3 | Coordina con el Departamento Solicitante el rol de disponibilidad de vehículos o si hay cambios en los requerimientos. |
| 4 | Registra la fecha y la hora de recibido en el control de boletas. |
| 5 | Analiza con el control de Pizarra de Registro de Solicitudes y decide si aprueba o rechaza la solicitud. |
| 6 | ◆ Decisión¿Hay disponibilidad de Vehículos? ✓ Sí: continua al paso siguiente. ✗ No: Informa al usuario que la solicitud ha sido denegada. Fin del Procedimiento. |
| 7 | Firma y anota el número de la placa del vehículo en la solicitud. |
| 8 | Notifica al solicitante del vehículo asignado y las fechas y horas previstas. |
| 9 | Archiva la solicitud en el ampo de Solicitud de Vehículos de la Secretaría de Servicios Generales. |
| 10 | Traslada el Vehículo a la zona de parqueo o zona de salida de vehículos con antelación, con las llaves listas y el tanque del combustible en buen estado. |
| 11 | Realiza el chequeo del vehículo por medio de la boleta de Control de Salida Vehículos y Maquinarias, firmada por la persona encargada en Servicios Generales. Ver Anexo 1.13.2 |
| 12 | La boleta de control de salidas debe ser en original y copia, se firman las dos para tener el control y registro. |
| 13 | Da el visto bueno y permite el egreso del vehículo conforme a lo programado. |
| 14 | Al realizar el reingreso se presenta al guarda municipal y realiza la Inspección del Vehículo. |
| 15 | Realiza de nuevo la inspección junto con el chofer y da el visto bueno al guarda. |
| 16 | ◆ Decisión¿Notó algún daño? ✓ Sí: el guarda presenta el reporte con los daños que ha sufrido el vehículo. Pasa al N° 17. ✗ No: el guarda informa que el vehículo está bien y anota las observaciones en la bitácora. Pasa a N° 17. |
| 17 | Termina con el Procedimiento. |