Proceso de convocatoria y trabajo del Comité Ejecutivo de Hacienda
P-DHM-001DHM201120 pasos
Diagrama de flujo — Swimlanes
20 pasos20 pasos · 5 responsables
Matriz de responsabilidades
20 pasos · columnas por responsable| Paso | Director de Hacienda | Jefes de departamentos | Secretaria del Comité | Miembros del Comité | Secretaria del comité |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Convocar a reunión del Comité de Hacienda vía correo electrónico, una semana antes de la fecha de la reunión. | ||||
| 2 | Recibir correo electrónico de convocatoria. | ||||
| 3 | ◆Cuestionarse si participarán en la reunión. ✓Continúa al paso 4 ✗Designar un reemplazante y continúa al paso 4 | ||||
| 4 | Informar en el correo electrónico si van a presentar algún tema que deba ser visto por el Comité. | ||||
| 5 | Enviar correo electrónico confirmando participación en la reunión. | ||||
| 6 | Recibir correo electrónico con la confirmación y demás información. | ||||
| 7 | Solicitar a secretaria que preparé la Agenda para la reunión y la remita. | ||||
| 8 | Preparar agenda de reunión y enviarla a los miembros del comité. | ||||
| 9 | El día de la reunión, solicitar a la secretaria que lea la agenda del día. | ||||
| 10 | Leer la agenda. | ||||
| 11 | Comenzar tratando los temas principales de la Dirección de Hacienda. | ||||
| 12 | Terminada la participación del Director, continuar con los temas de los demás miembros. | ||||
| 13 | Vistos y aprobados/desaprobados los temas, dar por finalizada la Sesión. | ||||
| 14 | Firmar lista de participación y retirarse. | ||||
| 15 | Proceder a levantar el acta de la reunión. | ||||
| 16 | Enviar el acta al Director de Hacienda para su firma y posterior envío. | ||||
| 17 | Recibir y firmar el acta. | ||||
| 18 | Enviar vía oficio escrito y correo electrónico el acta con las disposiciones. | ||||
| 19 | Recibir oficio y dar recibido conforme. | ||||
| 20 | Proceder a informar a sus colaboradores de las disposiciones nuevas. |