Coordinación de Entrega de Materiales
P-DEC-015DEC2023v122 pasos
Diagrama de flujo — Swimlanes
22 pasos22 pasos · 6 responsables
Matriz de responsabilidades
22 pasos · columnas por responsable| Paso | Coordinador(a) de Enlace Comunal | Técnico del Departamento de Enlace Comunal | Contratista | Inspector(a) de Enlace Comunal | Organización Comunal | Técnico de Enlace Comunal |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Recibir la orden de compra de los materiales. | |||||
| 2 | Confeccionar la orden de inicio en el SIM y el informe de distribución de materiales. | |||||
| 3 | Firmar la orden de inicio. | |||||
| 4 | Notificar o informar por correo electrónico al Contratista la orden de inicio en el SIM y el informe de distribución de materiales, así como la orden de compra. | |||||
| 5 | Respaldar el correo enviado y la notificación de entrega por correo en la Carpeta SGD/Correspondencia Externa/ y asociar al proveedor correspondiente, así como en el año en curso. | |||||
| 6 | Coordinar con el Inspector de Enlace Comunal y los coordinadores de la Organización Comunal, la entrega de materiales. | |||||
| 7 | ◆¿El Inspector de Enlace Comunal y/o Coordinadores de la Organización Comunal están disponibles para entregar y recibir los materiales? ✓8 ✗6 | |||||
| 8 | Enviar una calendarización de las entregas al correo electrónico de Enlace Comunal. | |||||
| 9 | ◆¿Puede entregar el material en tiempo y forma? ✓14 ✗10 | |||||
| 10 | Solicitar la prórroga por escrito. | |||||
| 11 | Recibir y revisar la prórroga. | |||||
| 12 | ◆¿Se aprueba la prórroga? ✓13 ✗Fin | |||||
| 13 | Coordinar nuevamente la entrega de los materiales con la Organización Comunal y los Inspectores de Enlace Comunal. | |||||
| 14 | Asistir a la entrega de materiales del proyecto asignado en la fecha y hora indicada. | |||||
| 15 | Revisar que las cantidades, marca, calidad de materiales y lo establecido en la orden de compra coincida con lo entregado en campo. | |||||
| 16 | ◆¿Los materiales coinciden con la orden de compra? ✓17 ✗6 | |||||
| 17 | Tomar fotografías de los materiales y firmar el Informe de distribución de materiales. | |||||
| 18 | Firmar el Informe de Distribución de Materiales. | |||||
| 19 | Archivar las fotos en la carpeta digital del proyecto. | |||||
| 20 | Imprimir las fotografías de la entrega de los materiales y entregarlas al Técnico de Enlace Comunal junto con el Informe de distribución de materiales. | |||||
| 21 | Actualizar el Excel de Archivo Digital conforme a lo indicado en el Informe de distribución de materiales. | |||||
| 22 | Archivar el Informe de distribución de materiales y las fotografías de la entrega de materiales, en el expediente correspondiente. |