Coordinación de Entrega de Materiales
Propósito
Verificar que la entrega de materiales de los proyectos relacionados a Enlace Comunal coincida con las especificaciones técnicas de la Orden de Compra.
Alcance
El procedimiento de Coordinación de entrega de materiales implica la participación del Coordinador (a) del Departamento de Enlace Comunal, los Inspectores de Enlace Comunal, Organización Comunal, Contratista y Técnico de Enlace Comunal.
Responsable
Coordinador (a) del Departamento de Enlace Comunal
Sistemas de apoyo
Sistema Integrado Municipal (SIM).
Registros
Plazo por el que será Responsable de Nombre del registro mantenido en custodia su custodia. Excel de Archivo Digital. Indefinido Coordinador (a) de Enlace Comunal Informe de distribución de Indefinido Coordinador (a) de materiales. Enlace Comunal (506) 2401-0980 www.munisc.go.cr enlacecomunal@munisc.go.cr
Control de cambios
Actualización de procesos, según se realizan las actividades actualmente.
Participantes
5 registros| Rol | Nombre / Puesto |
|---|---|
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Políticas de operación
5 registrosEste procedimiento se elabora en apego a lo establecido en el R-DEC-001-2019.
Para confeccionar la orden de inicio en el SIM se debe detallar la fecha de inicio, el nombre del encargado, número de teléfono y la persona responsable.
Para confeccionar el Informe de distribución de materiales se debe seleccionar el proyecto y completar la información relacionada.
El Contratista debe cumplir con las especificaciones técnicas del pliego de condiciones de la compra pública.
El Informe de distribución de materiales deberá firmarse únicamente cuando los materiales hayan sido entregados de formar correcta y satisfactoria.
Normativa aplicable
4 registrosLey N° 7794 Código Municipal.
Ley N° 9986 Ley de Contratación Pública.
Reglamento a la Ley General de Contratación Pública Nº 43808-H.
R-DEC-001-2019 Reglamento para entrega de donaciones y fiscalización de las obras.
Conceptos
Bienes: Todo objeto mueble y materiales destinados a satisfacer necesidades del interés público. SIM: Sistema Integrado Municipal.
Formularios
No aplicables.
Descripción del procedimiento
22 pasos| Sec. | Descripción |
|---|---|
| 1 | Recibir la orden de compra de los materiales. |
| 2 | Confeccionar la orden de inicio en el SIM y el informe de distribución de materiales. |
| 3 | Firmar la orden de inicio. |
| 4 | Notificar o informar por correo electrónico al Contratista la orden de inicio en el SIM y el informe de distribución de materiales, así como la orden de compra. |
| 5 | Respaldar el correo enviado y la notificación de entrega por correo en la Carpeta SGD/Correspondencia Externa/ y asociar al proveedor correspondiente, así como en el año en curso. |
| 6 | Coordinar con el Inspector de Enlace Comunal y los coordinadores de la Organización Comunal, la entrega de materiales. |
| 7 | ◆ Decisión¿El Inspector de Enlace Comunal y/o Coordinadores de la Organización Comunal están disponibles para entregar y recibir los materiales? ✓ Sí: 8 ✗ No: 6 |
| 8 | Enviar una calendarización de las entregas al correo electrónico de Enlace Comunal. |
| 9 | ◆ Decisión¿Puede entregar el material en tiempo y forma? ✓ Sí: 14 ✗ No: 10 |
| 10 | Solicitar la prórroga por escrito. |
| 11 | Recibir y revisar la prórroga. |
| 12 | ◆ Decisión¿Se aprueba la prórroga? ✓ Sí: 13 ✗ No: Fin |
| 13 | Coordinar nuevamente la entrega de los materiales con la Organización Comunal y los Inspectores de Enlace Comunal. |
| 14 | Asistir a la entrega de materiales del proyecto asignado en la fecha y hora indicada. |
| 15 | Revisar que las cantidades, marca, calidad de materiales y lo establecido en la orden de compra coincida con lo entregado en campo. |
| 16 | ◆ Decisión¿Los materiales coinciden con la orden de compra? ✓ Sí: 17 ✗ No: 6 |
| 17 | Tomar fotografías de los materiales y firmar el Informe de distribución de materiales. |
| 18 | Firmar el Informe de Distribución de Materiales. |
| 19 | Archivar las fotos en la carpeta digital del proyecto. |
| 20 | Imprimir las fotografías de la entrega de los materiales y entregarlas al Técnico de Enlace Comunal junto con el Informe de distribución de materiales. |
| 21 | Actualizar el Excel de Archivo Digital conforme a lo indicado en el Informe de distribución de materiales. |
| 22 | Archivar el Informe de distribución de materiales y las fotografías de la entrega de materiales, en el expediente correspondiente. |