Método de Trabajo para Absolver o Cobrar Bienes

Iniciar propuesta de mejora

Se creará un borrador con todos los pasos, políticas, normativa y conceptos actuales del procedimiento P-DCT-041-2016.

P-DCT-041DCT2016v126 pasos

Propósito

Controlar el extravío, daño o hurto de activos y herramientas propiedad de la Municipalidad de San Carlos, con el fin de velar con el correcto manejo de Fondos Públicos y definiendo finalmente si se debe realizar el cobro o absolución de cada caso.

Alcance

Todos los activos y herramientas municipales, con excepción de vehículos y maquinaria municipal.

Responsable

Junta Evaluadora

Sistemas de apoyo

SIM: Sistema Integrado Municipal, Sistema de Inventario

Control de cambios

Ninguno

Participantes

6 registros
RolNombre / Puesto
—
—
—
—
—
—

Políticas de operación

5 registros
a.

El personal debe firmar "vales" que respalden el recibido de los bienes a su nombre.

b.

La Alcaldía debe nombrar los miembros de la Junta Evaluadora.

c.

Todo activo que salga de instalaciones municipales debe contar con su respectiva AUTORIZACIÓN DE SALIDA DE ACTIVOS MUNICIPALES.

d.

Cada año Contabilidad deberá realizar el levantamiento de activos y conceder 15 días hábiles para revisar.

e.

La Junta Evaluadora deberá llevar registro de lo acordado en cada sesión y emitir recomendación en un plazo no mayor a 30 días hábiles.

Conceptos

3 registros
Absolver vale

Proceso por medio del cual la Municipalidad libera a un trabajador de su responsabilidad por pérdida, robo o deterioro.

Junta Evaluadora

Grupo de personas que evalúan las circunstancias y recomiendan la acción a tomar, constituida por Almacenes, Proveeduría, RRHH, Jurídicos y Contabilidad.

Vale

Fórmula que ampara la entrega de una herramienta o un activo a un trabajador.

Formularios

5 registros
F-DSG-008-2015Autorización de Salida de Activos Municipales
F-DCT-002-2016Boleta de Devolución de Activos al Almacén Municipal
F-DCT-003-2016Boleta de Liquidación de Vales
F-DCT-004-2016Reporte de Pérdida o Robo
F-DCT-005-2016Solicitud para Absolución ante la Junta Evaluadora

Descripción del procedimiento

26 pasos
Sec.Descripción
1◆ Decisión¿Realiza liquidación de vale por salida de la institución y tiene bienes perdidos?
✓ Sí: 2
✗ No: 8 (sigue a 8)
2Procede a llenar Boleta de Liquidación F-DCT-003 con vales y entrega al trabajador.
3Lleva Boleta F-DCT-003 a Contabilidad y pide recibido.
4Entrega Boleta en RRHH con el recibido (requisito para trámite liquidación).
5Realiza ajuste en sistema contable y requiere anular vales pendientes en activo electrónico del individuo desvinculado.
6Anula el vale original y físico y lo envía en reportes a Contabilidad de ser notificado.
7Gira copia respectiva a la Jefatura para mantener rastro que fue extravío en dicho caso.
8(Paso de empleado activo). Solicita completar Solicitud absolución F-DCT-005 con hechos, fecha, firmas y testigos.
9Completa la Solicitud Absolución aportando justificaciones, pruebas o reporte adjunto testimonial a presentar a Junta de manera clara.
10En pérdida extra o robo asocia Reporte de Robo F-DCT-004 e instruye a Jefatura para accionar de inmediato.
11Compilada toda la información se traslada su custodia y peso analítico la Junta Especial Evaluadora.
12Dictamina el estudio en un tomo respectivo o base de sistema electrónico habilitado abriendo expediente disciplinario administrativo u absolutorio.
13◆ Decisión¿Requiere mayor recabación de pruebas informativas periciales?
✓ Sí: 14
✗ No: 15
14Interroga formal o perita área técnica u otro agente resolutorio con tal de esclarecer vicios y aportar al caso.
15Pide el Valuó financiero contable exacto residual de mercado en libro para establecer un Cobro hipotético a incurrir.
16Despliega por su parte con Proveeduría 3 cotizaciones reales de mercado por equipo similar perdido en la actualidad de momento.
17Emite el documento de 'Valor de Recuperación' a la Junta tras sopesar revalúo P-DCT-019 a lo largo del tiempo contable.
18Culmina mediante pronunciamiento firme Recomendando eximir (Absolver) o cobrar tajantemente la cuota residual al indiciado.
19Eleva Solicitud aprobación de procedencia en formulario F-DCT-006 a la Alcaldía acompañada de los autos íntegros referenciados en custodio.
20En plazo perentorio 22 días sanciona el rito o devuelve observando vicios sustantivos devuelta a Junta.
21◆ Decisión¿Alcaldía procede formalmente el cobro al afectado o Absuelve?
✓ Sí: 22 (Fin Vía Órgano director)
✗ No: 23
22Abre sumaria u órgano y procede descuento planillero del Activo, cesando o enrutando al área Jurídica para embargo final si se desvinculo.
23De mediar Absolución devuelve auto resuelto por Oficio y la Junta reparte copia a todos los estamentos colacionados.
24◆ Decisión¿Era ex empleado liquidado previamente con vales en espera resolutoria?
✓ Sí: Fin
✗ No: 25
25Dictamina el asiente y expurgo en base activos del sujeto activo laboral y remite para aval de almacén la liberación.
26Purga vale en sus libros inventarios, cancela boletas y se las devuelve sanas al usuario para su constancia y tranquilidad personal.