Registro de los Activos Fijos
P-DCT-026DCT2011v120 pasos
Diagrama de flujo — Swimlanes
20 pasos20 pasos · 11 responsables
Matriz de responsabilidades
20 pasos · columnas por responsable| Paso | Bodeguero | Encargado de Activos (Contabilidad) | Sección de Contabilidad | Contador / Proveedor | Contador Municipal | Director de Departamento | Encargado de Proveeduría | Proveedor / Encargado de Sistemas | Proveedor Municipal | Proveedor / Contador | Encargado de Activos |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Los activos fijos ingresan con una respectiva entrada en bodega. | ||||||||||
| 2 | Solicita plantillado/plaqueado a Contabilidad y actualiza el inventario teórico en el sistema. | ||||||||||
| 3 | Realiza la salida de bodega a quien le entrego, remitiendo copia a contabilidad. | ||||||||||
| 4 | Añade en el sistema de activos el nuevo activo con su responsable, código de placa, forma de depreciación, etc. | ||||||||||
| 5 | Sección contabilidad elabora el asiento de diario con el cheque y orden de compra. | ||||||||||
| 6 | Anualmente se coordina toma de inventarios físicos con la proveeduría. | ||||||||||
| 7 | Rendir el informe de inventario físico a la Dirección Financiera con copia a Auditoría en la primera semana después de cerrado. | ||||||||||
| 8 | Si existe un faltante bajo cargo de funcionario, se notifica a Control Interno y se emplaza con ocho días para que responda o entregue. | ||||||||||
| 9 | Si no hay respuesta, se envía comunicación al Director con copia al Financiero y Auditoría ante dicha irregularidad. | ||||||||||
| 10 | Si hay traslado o cambio de responsable en el activo fijo se deberá comunicar mediante formulario al área de activos para su descargo y cargo formal a la nueva área y responsable. | ||||||||||
| 11 | Cuando un activo sale para reparación se genera formulario para ello en Proveeduría con copia para Activos Fijos. | ||||||||||
| 12 | Al volver de la reparación, ingresa con Bodeguero, se despacha nuevamente y manda copia del estado. | ||||||||||
| 13 | Cuando pase directo a obsoleto o descompuesto en el Almacén, notifica para actualización de estado a Activos. | ||||||||||
| 14 | Toma la decisión técnica (Sistemas TI para Computadoras o Proveedor para el resto) que dictamina si se declara obsoleto irrecuperable en un plazo máximo de tres días tras entrega. | ||||||||||
| 15 | El proveedor dicta a Contabilidad la lista de obsoletos formal de dicho periodo. | ||||||||||
| 16 | Envía también dichos obsoletos al resguardo del Bodeguero. | ||||||||||
| 17 | Gestionar el remate respectivo o desechado a inicios del año con el Contador. | ||||||||||
| 18 | De no proceder al remate, coordinar su destrucción con Legal y Auditoria. | ||||||||||
| 19 | El encargado tras todos estos cambios actualiza la base de datos de activos fijos e imprime su respectiva ficha técnica. | ||||||||||
| 20 | Mensualmente el contador ejecuta el registro y asiento de la depreciación acumulada y de gasto respectiva a su cartera. |