Registro de los Activos Fijos
Propósito
Verificar la existencia de los activos registrados en el sistema contable con el fin de identificar si existe alguna anomalía.
Alcance
Contabilidad Municipal, Bodega, Proveedor Municipal.
Responsable
Contador Municipal
Sistemas de apoyo
SIM: Sistema Integrado Municipal, Sistema de Activos Fijos
Control de cambios
Ninguno
Participantes
5 registros| Rol | Nombre / Puesto |
|---|---|
| — | |
| — | |
| — | |
| — | |
| — |
Políticas de operación
5 registrosLos activos fijos comprados deben ingresar a la bodega y se confeccionará la respectiva entrada.
Anualmente, el contador junto con el proveedor municipal deben programar los inventarios de los activos fijos.
Si existe un faltante en los activos fijos, el Contador realiza una nota a Control Interno.
Cuando existan cambios de responsable, se debe comunicar mediante una nota al encargado de activos.
Para equipo de cómputo sólo el encargado de sistemas puede decidir si algún activo está obsoleto.
Descripción del procedimiento
20 pasos| Sec. | Descripción |
|---|---|
| 1 | Los activos fijos ingresan con una respectiva entrada en bodega. |
| 2 | Solicita plantillado/plaqueado a Contabilidad y actualiza el inventario teórico en el sistema. |
| 3 | Realiza la salida de bodega a quien le entrego, remitiendo copia a contabilidad. |
| 4 | Añade en el sistema de activos el nuevo activo con su responsable, código de placa, forma de depreciación, etc. |
| 5 | Sección contabilidad elabora el asiento de diario con el cheque y orden de compra. |
| 6 | Anualmente se coordina toma de inventarios físicos con la proveeduría. |
| 7 | Rendir el informe de inventario físico a la Dirección Financiera con copia a Auditoría en la primera semana después de cerrado. |
| 8 | Si existe un faltante bajo cargo de funcionario, se notifica a Control Interno y se emplaza con ocho días para que responda o entregue. |
| 9 | Si no hay respuesta, se envía comunicación al Director con copia al Financiero y Auditoría ante dicha irregularidad. |
| 10 | Si hay traslado o cambio de responsable en el activo fijo se deberá comunicar mediante formulario al área de activos para su descargo y cargo formal a la nueva área y responsable. |
| 11 | Cuando un activo sale para reparación se genera formulario para ello en Proveeduría con copia para Activos Fijos. |
| 12 | Al volver de la reparación, ingresa con Bodeguero, se despacha nuevamente y manda copia del estado. |
| 13 | Cuando pase directo a obsoleto o descompuesto en el Almacén, notifica para actualización de estado a Activos. |
| 14 | Toma la decisión técnica (Sistemas TI para Computadoras o Proveedor para el resto) que dictamina si se declara obsoleto irrecuperable en un plazo máximo de tres días tras entrega. |
| 15 | El proveedor dicta a Contabilidad la lista de obsoletos formal de dicho periodo. |
| 16 | Envía también dichos obsoletos al resguardo del Bodeguero. |
| 17 | Gestionar el remate respectivo o desechado a inicios del año con el Contador. |
| 18 | De no proceder al remate, coordinar su destrucción con Legal y Auditoria. |
| 19 | El encargado tras todos estos cambios actualiza la base de datos de activos fijos e imprime su respectiva ficha técnica. |
| 20 | Mensualmente el contador ejecuta el registro y asiento de la depreciación acumulada y de gasto respectiva a su cartera. |