Atención de Consultas
Propósito
El objetivo principal del presente procedimiento es aclarar las dudas que puedan existir en relación con la ejecución de las diferentes Actividades de Control de la Municipalidad de San Carlos.
Alcance
Para llevar a cabo el presente procedimiento es necesaria la participación del Coordinador de Control Interno y Titular interesado.
Responsable
Coordinador de Control Interno
Control de cambios
Versión 1, Noviembre 2012. Elaborado por: Katherine Solís Murillo. Revisado por: Lic. Jimmy Segura Rodríguez. Aprobado por: Alfredo Córdoba Soro.
Participantes
2 registros| Rol | Nombre / Puesto |
|---|---|
| — | |
| — |
Políticas de operación
10 registrosEl Departamento de Control Interno, por su naturaleza procurará cooperar en las consultas que le sean formuladas por los titulares y funcionarios relacionadas con las competencias que al efecto establece la normativa vigente.
Las consultas que se le formulen a la Unidad de Control Interno, deberán estar relacionadas con los temas de Control Interno, que esta unidad tiene dentro de sus competencias.
El Departamento de Control Interno tendrá la potestad de abstenerse a contestar aquellas consultas que sean realizadas de forma verbal.
Solo serán oficiales las consultas que sean realizadas por escrito y que sean contestadas de la misma forma.
Las consultas legales no serán resueltas por la unidad de Control Interno, estas deberán realizarse a la Dirección Legal.
En todas las consultas que se le realicen a la unidad de Control Interno, se deberá indicar las normas consultadas y sobre las cuales no se pudo obtener una solución.
El plazo del que dispondrá la unidad de Control Interno para resolver las consultas no deberá exceder los 15 días hábiles. Dicho plazo se suspenderá en aquellos casos en que se soliciten aclaraciones, o sea necesario hacer algún trámite en otra unidad.
Cuando por el volumen de trabajo que esté desarrollando la unidad de control interno, sea necesario disponer de mayor tiempo, dicha situación será comunicada a la unidad que hace la consulta, indicando el tiempo que será necesario ampliar el plazo indicado.
En los casos en que la competencia para resolver un asunto, correspondan a entes externos, estas consultas serán rechazadas con la indicación de que el asunto debe tramitarse en otra instancia.
Toda consulta que se formule, al menos deberán indicar: normas consultadas, asunto específico sobre el que se está consultando, riesgos asociados al asunto, resoluciones anteriores del DCI o Dirección Jurídica, disposiciones emitidas sobre el asunto, si existe proceso aprobado que regule el tema.
Normativa aplicable
1 registrosEn el procedimiento de Atención de Consultas, no existen normas o lineamientos escritos que regulen su ejecución.
Conceptos
3 registrosAclaración de un determinado tema.
Conjunto de atributos que una persona posee y le permiten desarrollar una acción efectiva en determinado ámbito. Es la interacción armoniosa de las habilidades, conocimientos, valores, motivaciones, rasgos de personalidad y aptitudes propias de cada persona que determinan y predicen el comportamiento que conduce a la consecución de los resultados u objetivos a alcanzar en la organización.
Análisis detallado del contenido de un documento.
Formularios
1 registrosDescripción del procedimiento
16 pasos| Sec. | Descripción |
|---|---|
| 1 | Revise si el proceso está regulado. |
| 2 | Estudie el caso. |
| 3 | ◆ DecisiónDetermine si es posible resolver el caso. ¿Es posible? ✓ Sí: Termina el procedimiento. ✗ No: Continúe con el paso 4. |
| 4 | Reúna los documentos necesarios para realizar la consulta. |
| 5 | Efectúe la consulta sobre el proceso a Control Interno, indicando la norma consultada. |
| 6 | ◆ DecisiónRecibe y estudia el contenido de la solicitud. ¿El documento cumple con los datos necesarios? ✓ Sí: Continúe con el paso 8. ✗ No: Continúe con el paso 7. |
| 7 | Remite el documento al Titular para la recolección de la información necesaria. |
| 8 | ◆ DecisiónEstudia si es una consulta de Control Interno. ¿Corresponde a una consulta del departamento? ✓ Sí: Continúe con el paso 10. ✗ No: Continúe con el paso 9. |
| 9 | Remite a la unidad competente y solicite copia de respuesta. Fin del procedimiento. |
| 10 | Verifique la normativa vigente sobre el proceso. |
| 11 | ◆ Decisión¿Se cuenta con una norma que regule el proceso? ✓ Sí: Continúe con el paso 14. ✗ No: Continúe con el paso 12. |
| 12 | Se reúne con el Titular interesado. |
| 13 | Emite un criterio con base en regulaciones generales. Fin del procedimiento. |
| 14 | Confeccione la resolución del caso. |
| 15 | Notifique al interesado. |
| 16 | Guarde la resolución en la Base de Datos de Control Interno y en el expediente correspondiente. |