Conciliación de Cuentas de Inversión
P-TES-021TES2011v119 pasos
Diagrama de flujo — Swimlanes
19 pasos19 pasos · 7 responsables
Matriz de responsabilidades
19 pasos · columnas por responsable| Paso | Jefe de departamento o unidad solicitante. | Jefe o funcionario del departamento solicitante. | Alcalde | Tesorero municipal. | Jefe del departamento solicitante. | Tesorero. | Tesorero |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | El proceso inicia cuando se genera la necesidad de comprar un bien o servicio cuyo valor no supera el monto establecido por este manual y se debe a una situación imprevista y es de carácter urgente. | ||||||
| 2 | El solicitante de un vale de caja chica debe hacer la petición en el sistema integrado municipal (SIM), en link de tesorería. Se envía vía correo electrónico. | ||||||
| 3 | Recibe correo electrónico, y revisa en el SIM, el monto, código presupuestario, el bien o servicio se ajuste a las políticas establecidas en este manual y aprueba o imprueba el vale. | ||||||
| 4 | Debe cuestionar si está correcto. En caso afirmativo continúa secuencia. En caso negativo se da por terminado el proceso o se envía correo electrónico a jefe solicitante para que se corrija las deficiencias. | ||||||
| 5 | Con la autorización del adelanto de caja chica en el sistema integrado municipal (SIM), se envía correo electrónico dando la autorización a la gestión. | ||||||
| 6 | Recibe correo electrónico generado por el subsistema de caja chica (SIM) con la aprobación del alcalde | ||||||
| 7 | Se revisa en el sistema (SIM) de caja chica para la verificación de la autorización del disponible presupuestario y de cumplimiento de condiciones establecidas en el manual. | ||||||
| 8 | Debe cuestionarse si se cumple con los requisitos establecidos el proceso. De estar correcto continúa. Si el vale no cumple con los requisitos establecidos se devuelve el mismo para su corrección. | ||||||
| 9 | Aprobado por tesorería en el SIM, este genera correo electrónico indicando al departamento solicitante que el adelanto de fondos de caja chica está listo para ser ejecutado. | ||||||
| 10 | Solicitante recibe e imprime original y copia y se traslada a la alcaldía para firma y sello documento. | ||||||
| 11 | Alcalde recibe y firma de autorización de adelanto de caja chica. Devuelve documento. | ||||||
| 12 | Recibe documento y se traslada a tesorería para firma de aprobación del documento y recibo de dinero de caja chica. | ||||||
| 13 | Revisa firma de autorización y procede a entregar monto aprobado. | ||||||
| 14 | Recibe monto para realizar compra autorizada. | ||||||
| 15 | Realizada la compra se presenta tesorería con factura original de compra. | ||||||
| 16 | Tesorero recibe factura, revisa la factura. Nombre del proveedor, monto, detalle y fecha. | ||||||
| 17 | Debe cuestionarse si el monto es igual o menor a lo solicitado. Si es igual se pasa a la secuencia #19. Si el monto es inferior, continúa secuencia. | ||||||
| 18 | Realiza el ajuste en el código presupuestario. | ||||||
| 19 | Procede a imprimir la liquidación, original y copia y se archiva. |