para LA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

Propósito

Transferir las series documentales producidos o recibidas en cada una de los Archivos de Gestión de la Municipalidad de San Carlos al Depósito Documental del Archivo Central, de acuerdo con las vigencias establecidas, con el fin de garantizar la custodia, conservación y acceso a la información y documentación pública. Alcance Este procedimiento debe ser aplicado por cada una de las unidades organizacionales de la Municipalidad de San Carlos y órganos adscritos a este, relacionado con la producción documental que se desarrolle dentro de sus archivos de gestión. Políticas de operación Las dependencias organizativas de la municipalidad deben transferir los documentos de los Archivos de Oficina o Gestión al Archivo Central, de acuerdo con los procedimientos establecidos por el Archivo Central, esto con el fin de optimizar el espacio físico en las oficinas y de preservar adecuadamente los documentos. Para ello, cada dependencia debe identificar y seleccionar las series y sub-series documentales a transferir, y comprobar el orden de los documentos dentro de los expedientes, colocando la documentación a transferir en cajas debidamente normadas, y complementando la Tabla de Transferencia Documental. Descripción del procedimiento Diagrama de flujo Listas de chequeo Formularios a utilizar Formulario de Transferencia Documental al Depósito Documental del Archivo Central. Anexo 7. Circular MSCAM-AC-2017 del Archivo Central con fecha 30 de noviembre del 2017 Anexo 8. Formato de Identificación de unidades de instalación (cajas de archivo). Anexo 9. Normativa y documentos de referencia Ley del Sistema Nacional de Archivos, Nº 7202 del 24 de octubre de 1990. Reglamento Ejecutivo a la Ley del Sistema Nacional de Archivos, Decreto Nº 40554-C. Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos. Resolución N° 01-2014, 02-2014, 03-2014, 04-2014 (Gaceta Nº 5 de 08 de enero de 2015). Sobre vigencias de documentos comunes en las Instituciones del Sector Público. Co

Alcance

Este procedimiento debe ser aplicado por cada una de las unidades organizacionales de la Municipalidad de San Carlos y órganos adscritos a este, relacionado con la producción documental que se desarrolle dentro de sus archivos de gestión. Políticas de operación Las dependencias organizativas de la municipalidad deben transferir los documentos de los Archivos de Oficina o Gestión al Archivo Central, de acuerdo con los procedimientos establecidos por el Archivo Central, esto con el fin de optimizar el espacio físico en las oficinas y de preservar adecuadamente los documentos. Para ello, cada dependencia debe identificar y seleccionar las series y sub-series documentales a transferir, y comprobar el orden de los documentos dentro de los expedientes, colocando la documentación a transferir en cajas debidamente normadas, y complementando la Tabla de Transferencia Documental. Descripción del procedimiento Diagrama de flujo Listas de chequeo Formularios a utilizar Formulario de Transferencia Documental al Depósito Documental del Archivo Central. Anexo 7. Circular MSCAM-AC-2017 del Archivo Central con fecha 30 de noviembre del 2017 Anexo 8. Formato de Identificación de unidades de instalación (cajas de archivo). Anexo 9. Normativa y documentos de referencia Ley del Sistema Nacional de Archivos, Nº 7202 del 24 de octubre de 1990. Reglamento Ejecutivo a la Ley del Sistema Nacional de Archivos, Decreto Nº 40554-C. Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos. Resolución N° 01-2014, 02-2014, 03-2014, 04-2014 (Gaceta Nº 5 de 08 de enero de 2015). Sobre vigencias de documentos comunes en las Instituciones del Sector Público. Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos. Resolución N° 01-2013, 02-2013, 03-2013, 04-2013, 0-52013, 06-2013, 07-2013, 08-2013, 09-2013, 10-2013. (Gaceta Nº 179 de 18 de setiembre de 2013). Sobre presentación de trámites de Valoración de Documentos. Circular DVM-A-22-2013, 25 de junio de 2013, Instructivo para la

Responsable

de la tenencia y administración de los documentos de archivo, que supone obligaciones del receptor de la transferencia, quien asume la responsabilidad integral sobre los documentos transferidos.

Registros

De este procedimiento, se crea una serie documental denominada: “Expediente de Transferencias Documentales”, la misma se conservará de manera permanente en el Archivo Central, con copias ubicadas en cada una de las unidades organizacionales que trasladen la documentación al Depósito Documental.