para LA EVALUACIÓN DOCUMENTAL

Propósito

Evaluar el valor administrativo y legal de las series documentales que se gestionan en las diferentes etapas del ciclo de vida administrativo, determinando su conservación o posible eliminación, de acuerdo con lo que se establece en la legislación archivística conexa. Alcance Este procedimiento debe ser aplicado por el Proceso Institucional de Archivo Central, el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED) y en colaboración de cada una de las unidades organizacionales de la Municipalidad de San Carlos y órganos adscritos a este, relacionado con la producción documental que se desarrolle dentro de sus archivos de gestión. Políticas de operación La evaluación documental es el procedimiento mediante el cual se realiza un análisis de los valores primarios (administrativo, contable, legal, técnico, informativo) y los valores secundarios (científico, cultural, histórico) de las series documentales, que servirán para seleccionar los plazos de conservación. La Municipalidad de San Carlos cuenta con un Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED), dirigido y coordinado por la un presidente y un secretario como lo indica la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos y su reglamento, que entre otras cosas establece los valores de los documentos producidos o recibidos por las dependencias organizativas en el marco de sus funciones y el marco legal vigente. Descripción del procedimiento Diagrama de flujo Listas de chequeo No aplica una lista de chequeo para este procedimiento. Formularios a utilizar Formulario normalizado por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos para la presentación de Tablas de Plazos de Conservación y Eliminación de Documentos. Anexo 5. Normativa y documentos de referencia Ley del Sistema Nacional de Archivos, Nº 7202 del 24 de octubre de 1990. Reglamento Ejecutivo a la Ley del Sistema Nacional de Archivos, Decreto Nº 40554-C. Junta Administrativa del Archivo Nacional. D

Alcance

Este procedimiento debe ser aplicado por el Proceso Institucional de Archivo Central, el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED) y en colaboración de cada una de las unidades organizacionales de la Municipalidad de San Carlos y órganos adscritos a este, relacionado con la producción documental que se desarrolle dentro de sus archivos de gestión. Políticas de operación La evaluación documental es el procedimiento mediante el cual se realiza un análisis de los valores primarios (administrativo, contable, legal, técnico, informativo) y los valores secundarios (científico, cultural, histórico) de las series documentales, que servirán para seleccionar los plazos de conservación. La Municipalidad de San Carlos cuenta con un Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (CISED), dirigido y coordinado por la un presidente y un secretario como lo indica la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos y su reglamento, que entre otras cosas establece los valores de los documentos producidos o recibidos por las dependencias organizativas en el marco de sus funciones y el marco legal vigente. Descripción del procedimiento Diagrama de flujo Listas de chequeo No aplica una lista de chequeo para este procedimiento. Formularios a utilizar Formulario normalizado por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos para la presentación de Tablas de Plazos de Conservación y Eliminación de Documentos. Anexo 5. Normativa y documentos de referencia Ley del Sistema Nacional de Archivos, Nº 7202 del 24 de octubre de 1990. Reglamento Ejecutivo a la Ley del Sistema Nacional de Archivos, Decreto Nº 40554-C. Junta Administrativa del Archivo Nacional. Directriz con las Regulaciones Técnicas sobre la administración de documentos producidos por medios automáticos. La Gaceta N° 61 del 28 de marzo de 2008. Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos. Resolución N° 01-2014, 02-2014, 03-2014, 04-2014 (Gaceta Nº 5 de 0

Responsable

| Iniciar mediante oficio el procedimiento para la evaluación documental. | El coordinador del Proceso Institucional de Archivo Central, con el apoyo y asesoría de los coordinadores de archivos de ges

Registros

De este proceso se creará el Expediente de Valoración Documental de la Municipalidad de San Carlos, el cual tendrá una vigencia administrativa y legal permanente en el Archivo de Gestión del Archivo Central ya que, aunque es producto de las funciones igualmente de la CISED, se custodiará en el Archivo Central. Adicionalmente el Departamento de Servicios Archivísticos Externos, de la Dirección General del Archivo Nacional mantendrá una copia de este.