para LA NORMALIZACIÓN DOCUMENTAL

Propósito

Estandarizar los formatos y plantillas utilizadas para la elaboración de documentos sustantivos y facilitativas de cada uno de los procesos de la Municipalidad de San Carlos, tales como: cartas, actas, circulares, expedientes y demás documentos producidos en el ejercicio de las funciones. Alcance Este procedimiento debe ser aplicado por cada uno de los procesos de la Municipalidad de San Carlos y Órganos adscritos a esta institución, relacionados con la producción documental que se desarrolle dentro de sus archivos de gestión. Políticas de operación Todas las dependencias organizativas de la Municipalidad de San Carlos deben crear o recibir documentos en el ejercicio de sus funciones, utilizando formatos que contemplen caracteres internos y externos debidamente normados, así como procedimientos de registro y control de los documentos según lineamientos emitidos por el Archivo Central. Descripción del procedimiento Diagrama de flujo Listas de chequeo No aplica una lista de chequeo para este procedimiento. Formularios a utilizar El formulario para emplear será la “Ficha de Identificación de la Serie Documental”. Anexo 1. Normativa y documentos de referencia Ley del Sistema Nacional de Archivos, Nº 7202 del 24 de octubre de 1990. Ley General de la Administración Pública, Nº 6227 del 02 de mayo de 1978. Reglamento Ejecutivo a la Ley del Sistema Nacional de Archivos, Decreto Nº 40554-C. Registros La serie documental producto de este procedimiento será la Ficha de Identificación de la Serie Documental, la cual será custodiada en el Archivo Central de manera permanente. Se consignarán todas las modificaciones relacionadas a las series documentales. Por lo tanto, cada ficha tendrá una vigencia permanente en el archivo central. La unidad de Control Interno tendrá una copia de esta, como así también la unidad productora de la serie documental, las cuales se conservarán por un periodo de 02 años, posteriormente se realice la actualización y reemplazo de l

Alcance

Este procedimiento debe ser aplicado por cada uno de los procesos de la Municipalidad de San Carlos y Órganos adscritos a esta institución, relacionados con la producción documental que se desarrolle dentro de sus archivos de gestión. Políticas de operación Todas las dependencias organizativas de la Municipalidad de San Carlos deben crear o recibir documentos en el ejercicio de sus funciones, utilizando formatos que contemplen caracteres internos y externos debidamente normados, así como procedimientos de registro y control de los documentos según lineamientos emitidos por el Archivo Central. Descripción del procedimiento Diagrama de flujo Listas de chequeo No aplica una lista de chequeo para este procedimiento. Formularios a utilizar El formulario para emplear será la “Ficha de Identificación de la Serie Documental”. Anexo 1. Normativa y documentos de referencia Ley del Sistema Nacional de Archivos, Nº 7202 del 24 de octubre de 1990. Ley General de la Administración Pública, Nº 6227 del 02 de mayo de 1978. Reglamento Ejecutivo a la Ley del Sistema Nacional de Archivos, Decreto Nº 40554-C. Registros La serie documental producto de este procedimiento será la Ficha de Identificación de la Serie Documental, la cual será custodiada en el Archivo Central de manera permanente. Se consignarán todas las modificaciones relacionadas a las series documentales. Por lo tanto, cada ficha tendrá una vigencia permanente en el archivo central. La unidad de Control Interno tendrá una copia de esta, como así también la unidad productora de la serie documental, las cuales se conservarán por un periodo de 02 años, posteriormente se realice la actualización y reemplazo de la misma. Glosario

Responsable

| Conocer detalladamente las nuevas actividades. | Cada coordinador de área deberá de conocer las funciones que se realiza en la unidad a cargo de su persona, esto con el fin de mantener actualizado l

Registros

La serie documental producto de este procedimiento será la Ficha de Identificación de la Serie Documental, la cual será custodiada en el Archivo Central de manera permanente. Se consignarán todas las modificaciones relacionadas a las series documentales. Por lo tanto, cada ficha tendrá una vigencia permanente en el archivo central. La unidad de Control Interno tendrá una copia de esta, como así también la unidad productora de la serie documental, las cuales se conservarán por un periodo de 02 años, posteriormente se realice la actualización y reemplazo de la misma.