Elaboración de Libros Electrónicos
Propósito
4 Responsable 4 Alcance 4 Políticas de Operación 4 Normativa y documentos de referencia 5 Registros 7 Formularios a utilizar 8 Riesgos Relacionados 8 Acciones dentro de la Autoevaluación de Control Interno que Participan en el Procedimiento 9 Subprocesos 10 Glosario 10 Sistemas de información 10 Cambios de la Versión 11 Descripción del procedimiento Elaboración de Libros Electrónicos 11 Diagrama de Flujo Elaboración de Libros Electrónicos 13 Anexos 14
Alcance
4 Políticas de Operación 4 Normativa y documentos de referencia 5 Registros 7 Formularios a utilizar 8 Riesgos Relacionados 8 Acciones dentro de la Autoevaluación de Control Interno que Participan en el Procedimiento 9 Subprocesos 10 Glosario 10 Sistemas de información 10 Cambios de la Versión 11 Descripción del procedimiento Elaboración de Libros Electrónicos 11 Diagrama de Flujo Elaboración de Libros Electrónicos 13 Anexos 14
Responsable
Encargado (a) del Archivo Central | Responsable: Encargado (a) del Archivo Central | Responsable: Encargado (a) del Archivo Central | Responsable: Encargado (a) del Archivo Central
Sistemas de apoyo
Para el proceso de elaboración de libros electrónicos es necesario el uso del siguiente software: a. Sistema de Gestión Documental (LASERFICHE).
Registros
De este proceso, se crearán en soporte electrónico cada uno de los libros requeridos para las diferentes unidades funcionales (cuando corresponda), órganos, comités o comisiones. Los cuales tendrán una vigencia administrativa y legal permanente en el repositorio documental de la Municipalidad de San Carlos y deberán ser trasladados al Archivo Nacional cuando así corresponda.
Control de cambios
Actualización de procesos, según se realizan las actividades actualmente como parte de la mejora del Unidad funcional de Archivo Central, actualizar las políticas, agregar los apartados de riesgos de la Matriz SEVRI, acciones dentro de la autoevaluación de control interno que participan en el procedimiento, actualización del diagrama de flujo.
Participantes
5 registros| Rol | Nombre / Puesto |
|---|---|
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| — | |
| — | |
| — | |
| — |
Políticas de operación
4 registrosLos libros electrónicos se definen como el registro de las acciones, reuniones y decisiones relevantes tomadas por las unidades funcionales, órganos, comités o comisiones de la municipalidad.
Todas las unidades funcionales, órganos, comités y comisiones que realizan libros electrónicos tienen la responsabilidad de realizar este procedimiento de forma legal y segura; para ello, debe respetar los lineamientos establecidos para la gestión de documentos electrónicos.
Todas las unidades funcionales, órganos, comités y comisiones que realizan libros electrónicos tienen la responsabilidad de coordinar con el Archivo Central la asignación o destitución de las licencias necesarias para la elaboración de libros electrónicos para su dependencia; así como, el presupuesto requerido para su mantenimiento.
Se seguirá el procedimiento de firma digital según lo describe el Manual de Usuario: Manual del Proceso Libros Electrónicos (MU-SAM-2024-001).
Normativa aplicable
14 registrosLey N.º 7202 del 24 de octubre de 1990. Ley del Sistema Nacional de Archivos.
Decreto N.º 40554-C. Reglamento Ejecutivo a la Ley del Sistema Nacional de Archivos.
Norma técnica Nacional NTN-005 (Gaceta N°183, 27 de setiembre de 2022). Lineamientos para la elaboración de actas de sesiones de concejos municipales en soporte papel.
Norma técnica Nacional NTN-006 (Gaceta N°183, 27 de setiembre de 2022). Lineamientos para la elaboración de actas de órganos colegiados en soporte papel.
Resolución CNSED-02-2020 (Alcance 317 Gaceta N°284, 2 de diciembre de 2020). Normas sobre valoración de documentos del Sector Municipal.
Resolución CNSED-03-2020 (Gaceta N°285, 3 de diciembre de 2020). Pautas mínimas para el levantamiento de declaratorias de valor científico cultural.
Resolución CNSED-01-2021 (Gaceta N°165, 25 de agosto del 2021). Criterios de valoración para la declaratoria de documentos con valor científico cultural.
Directriz Nº 002-2014. Información Contable Digital.
R-SEC-001-2013, adición publicada en la Gaceta N° 156 del 28 de agosto de 2023. Reglamento de Funcionamiento del Concejo Municipal.
Ley N°7794. Código Municipal.
Ley N.º 8131. Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos.
Ley N.º 6227. Ley General de la Administración Pública.
Ley N.º 8422. Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública.
Ley Nº 8292. Ley General de Control Interno.
Conceptos
7 registrosLibro en el cual se registran las transacciones financieras realizadas por la municipalidad.
Registro contable de los activos y pasivos de la institución.
Libro en formato adecuado para leerse en un dispositivo electrónico.
Libro de hojas, móviles o no, que deberá ser legalizado, en el que se recoge el conjunto de actas.
Libro en el cual se registran, recopilan y clasifican todas las transacciones económicas de la institución.
Es el que posee un documento para la administración de origen o para aquella que le sucede como testimonio de sus procedimientos y actividades.
Es aquel que posee el documento como fuente primaria para la historia, al servir como testimonio y reflejar el desarrollo de la realidad nacional.
Formularios
1 registrosDescripción del procedimiento
1 pasos| Sec. | Descripción |
|---|---|
| 14 | Se cierra solo el formulario con estado de acuerdo: cerrado. |