Elaboración de Carteles de Compra
P-PRO-004PRO2010v125 pasosTransversal
Diagrama de flujo — Swimlanes
25 pasos25 pasos · 1 responsables
Matriz de responsabilidades
25 pasos · columnas por responsable| Paso | N/A |
|---|---|
| 1 | | Ingrese al Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP), elige la opción “Procedimiento de la Institución Compradora”, la opción cartel y selecciona listado de concursos. | Ingrese al Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP), elige la opción “Procedimiento de la Institución Compradora”, la opción cartel y selecciona listado de concursos. | Técnico (a) en Proveeduría |
| 2 | | Selecciona la solicitud de cartel a elaborar y selecciona la opción “Generar cartel desde solicitud”. | Selecciona la solicitud de cartel a elaborar y selecciona la opción “Generar cartel desde solicitud”. | Técnico (a) en Proveeduría |
| 3 | | Incluye detenidamente la información que solicita cada sección del cartel en el sistema: Información General Sistema de Evaluación de Ofertas (Aclaración e información del recurso de objeción) Garantías Oferta Timbres Condiciones de Contrato Entrega Regiones a las que aplica el contrato Funcionarios relacionados con el concurso Información del bien, servicio u obra | Incluye detenidamente la información que solicita cada sección del cartel en el sistema: Información General Sistema de Evaluación de Ofertas (Aclaración e información del recurso de objeción) Garantías Oferta Timbres Condiciones de Contrato Entrega Regiones a las que aplica el contrato Funcionarios relacionados con el concurso Información del bien, servicio u obra | Técnico (a) en Proveeduría |
| 4 | | Una vez completada toda la información del formulario, oprime el botón guardar. (Acepta y confirma los mensajes que el sistema muestra) | Una vez completada toda la información del formulario, oprime el botón guardar. (Acepta y confirma los mensajes que el sistema muestra) | Técnico (a) en Proveeduría |
| 5 | | Ingresa la información de detalle de partida, digite el botón consultar y digite la información relacionada. | Ingresa la información de detalle de partida, digite el botón consultar y digite la información relacionada. | Técnico (a) en Proveeduría |
| 6 | ◆¿La información aplica para todas las partidas? ✓oprima el botón “Aplicar para todas las partidas” ✗oprima el botón “Guardar” y complete la información para cada partida. | ¿La información aplica para todas las partidas? Si: oprima el botón “Aplicar para todas las partidas” No: oprima el botón “Guardar” y complete la información para cada partida. | Técnico (a) en Proveeduría |
| 7 | | Ingresa la información de detalle de línea, digite el botón consultar y digite la información relacionada. | Ingresa la información de detalle de línea, digite el botón consultar y digite la información relacionada. | Técnico (a) en Proveeduría |
| 8 | ◆¿La información aplica para todas las líneas? ✓oprima el botón “Aplicar para todas las partidas” ✗oprima el botón “Guardar” y complete la información para cada línea. | ¿La información aplica para todas las líneas? Si: oprima el botón “Aplicar para todas las partidas” No: oprima el botón “Guardar” y complete la información para cada línea. | Técnico (a) en Proveeduría |
| 9 | | Ingrese al botón “Registro de factores de evaluación” localizado en el apartado dos de la pantalla “Sistema de Evaluación de Ofertas” | Ingrese al botón “Registro de factores de evaluación” localizado en el apartado dos de la pantalla “Sistema de Evaluación de Ofertas” | Técnico (a) en Proveeduría |
| 10 | | Oprima el botón “Buscar” y elija el factor de evaluación correspondiente, Digita el porcentaje (%) correspondiente para el factor seleccionado y oprima el botón “Agregar”. Si aplica más de un factor, elija uno a la vez e indique el porcentaje de evaluación que le corresponde. La suma total de los porcentajes debe ser igual al 100%. | Oprima el botón “Buscar” y elija el factor de evaluación correspondiente, Digita el porcentaje (%) correspondiente para el factor seleccionado y oprima el botón “Agregar”. Si aplica más de un factor, elija uno a la vez e indique el porcentaje de evaluación que le corresponde. La suma total de los porcentajes debe ser igual al 100%. | Técnico (a) en Proveeduría |
| 11 | ◆¿esta correcta la información proporcionada en el cartel? ✓Continua al siguiente paso ✗oprima el botón “Modificar” en caso de requerir corregir información o “eliminar” si desea borrar por completo y elaborar un nuevo cartel. Regresa al paso 1 | Se cuestiona: ¿esta correcta la información proporcionada en el cartel? Si: Continua al siguiente paso No: oprima el botón “Modificar” en caso de requerir corregir información o “eliminar” si desea borrar por completo y elaborar un nuevo cartel. Regresa al paso 1 | Técnico (a) en Proveeduría |
| 12 | | Una vez finalizado el complete de información oprima el botón guardar, confirmar y siguiente para continuar. | Una vez finalizado el complete de información oprima el botón guardar, confirmar y siguiente para continuar. | Técnico (a) en Proveeduría |
| 13 | | El sistema muestra la pantalla Publicación del Cartel, en la cual aparecen una serie de botones con diferentes funciones, tanto para solicitar verificaciones del cartel, declaraciones, adjuntar archivos, publicar el cartel y enviar el cartel | El sistema muestra la pantalla Publicación del Cartel, en la cual aparecen una serie de botones con diferentes funciones, tanto para solicitar verificaciones del cartel, declaraciones, adjuntar archivos, publicar el cartel y enviar el cartel | Técnico (a) en Proveeduría |
| 14 | | Seleccione la opción “Declaración”, elige las declaraciones correspondientes y selecciona la opción guardar. | Seleccione la opción “Declaración”, elige las declaraciones correspondientes y selecciona la opción guardar. | Técnico (a) en Proveeduría |
| 15 | | Adjunte documentación necesaria al cartel como: especificaciones técnicas complementarias, planos, dibujos, fotografías o cualquier otro archivo para el proveedor. | Adjunte documentación necesaria al cartel como: especificaciones técnicas complementarias, planos, dibujos, fotografías o cualquier otro archivo para el proveedor. | Técnico (a) en Proveeduría |
| 16 | | Solicite la aprobación del cartel mediante la opción “Solicitud de verificación” y selecciona los funcionarios que deben aprobar. | Solicite la aprobación del cartel mediante la opción “Solicitud de verificación” y selecciona los funcionarios que deben aprobar. | Técnico (a) en Proveeduría |
| 17 | | Realice la verificación del cartel (aprobación), ingresando a la opción “Recepción de solicitud de verificación”, “Estado de la verificación”, “Sin tramitar” | Realice la verificación del cartel (aprobación), ingresando a la opción “Recepción de solicitud de verificación”, “Estado de la verificación”, “Sin tramitar” | Jefe (a) de Proveeduría/ Jefe(a) del Departamento Solicitante |
| 18 | | Analice la información incluida en el cartel por el elaborador en la pantalla detalle de la solicitud de verificación, ingrese al botón “Detalles del Cartel” o al botón “Ver la pantalla de la información relacionada”, | Analice la información incluida en el cartel por el elaborador en la pantalla detalle de la solicitud de verificación, ingrese al botón “Detalles del Cartel” o al botón “Ver la pantalla de la información relacionada”, | Jefe (a) de Proveeduría/ Jefe(a) del Departamento Solicitante |
| 19 | ◆¿Requiere solicitar información adicional antes de verificar el cartel? ✓ingrese al botón “Solicitar información” complete la información solicitada y envíe al funcionario correspondiente (para ver las respuestas de la solicitud de información ingrese a la opción “Listado de solicitud de información”) ✗Continua al siguiente paso | ¿Requiere solicitar información adicional antes de verificar el cartel? Si: ingrese al botón “Solicitar información” complete la información solicitada y envíe al funcionario correspondiente (para ver las respuestas de la solicitud de información ingrese a la opción “Listado de solicitud de información”) No: Continua al siguiente paso | Jefe (a) de Proveeduría/ Jefe(a) del Departamento Solicitante |
| 20 | | Una vez revisados los aspectos necesarios y teniendo toda la información correspondiente, para darle respuesta a la verificación, se proceden a completar los campos obligatorios (con asterisco rojo) y a oprimir el botón “Enviar”. | Una vez revisados los aspectos necesarios y teniendo toda la información correspondiente, para darle respuesta a la verificación, se proceden a completar los campos obligatorios (con asterisco rojo) y a oprimir el botón “Enviar”. | Jefe (a) de Proveeduría/ Jefe(a) del Departamento Solicitante |
| 21 | ◆¿Se realizó la aprobación del cartel? ✓ingrese al botón “Publicación de cartel”, aceptar ✗espera hasta que se realice la aprobación para proceder | Verifique en el botón “Resultado de la solicitud de verificación” ¿Se realizó la aprobación del cartel? Si: ingrese al botón “Publicación de cartel”, aceptar No: espera hasta que se realice la aprobación para proceder | Técnico (a) en Proveeduría |
| 22 | | El sistema procede a realizar la encriptación de la llave de apertura y posterior a esto muestra un mensaje para aceptar guardar las llaves de apertura. | El sistema procede a realizar la encriptación de la llave de apertura y posterior a esto muestra un mensaje para aceptar guardar las llaves de apertura. | Técnico (a) en Proveeduría |
| 23 | | Guarde el certificado en un método de almacenamiento externo (llave maya, disco duro, etc.) | Guarde el certificado en un método de almacenamiento externo (llave maya, disco duro, etc.) | Técnico (a) en Proveeduría |
| 24 | | Guarda el certificado en otra carpeta diferente en el ordenador. | Guarda el certificado en otra carpeta diferente en el ordenador. | Técnico (a) en Proveeduría |
| 25 | | Con las dos llaves guardadas el sistema muestra el mensaje de información que ratifica la publicación del cartel, se debe confirmar el mensaje. | Con las dos llaves guardadas el sistema muestra el mensaje de información que ratifica la publicación del cartel, se debe confirmar el mensaje. | Técnico (a) en Proveeduría |