Confección de notas de pago por caja única
P-DCT-001DCT2010v120 pasos
Diagrama de flujo — Swimlanes
20 pasos20 pasos · 2 responsables
Matriz de responsabilidades
20 pasos · columnas por responsable| Paso | Contador Municipal | Auxiliar de Contabilidad |
|---|---|---|
| 1 | Se inicia el procedimiento cuando se recibe la nómina por parte de la Alcaldía, indicando la hora, la fecha y hora en que se entregó y se procede a verificar los datos como lo son: la fecha de elaboración, él número consecutivo de la nómina, el beneficiario, codificación y el monto, además debe estar firmada por el Alcalde Municipal o la persona debidamente autorizada. | |
| 2 | Se revisa sí el monto (s) de la factura (s) coinciden con la orden(es) de compra: la fecha de emisión de la factura debe ser igual o posterior a la fecha de emisión de la orden de compra, que el nombre de la persona o casa comercial sea idéntico al Indicado en la orden y que el detalle de lo adquirido sea igual al detalle de la orden de compra. | |
| 3 | Verificar que si lo compra supera el monto establecido Ley de Renta por retención del impuesto de la renta, se le aplique la retención del 2%. La fórmula de retención debe estar confeccionada a nombre de la persona o empresa, indicar el monto total de la compra, el monto de la retención y el código presupuestario y estar debidamente firmada. | |
| 4 | Revisar si la orden de compra cuenta con él número de acuerdo municipal cuando la compra exceda el monto autorizado y que tenga por obligación que ser aprobado por el Concejo Municipal y no sea una compra directa por parte del alcalde. | |
| 5 | Verificar que en los pagos ordinarios que no tienen orden de compra, se cuente con la acción de pago firmada por el alcalde, donde se indique el nombre del beneficiario, la fecha, el detalle, el código presupuestario y el monto correspondiente. | |
| 6 | Todo dato incluido en la nómina de pago, debe contar con los respectivos documentos de respaldo. Además, se debe verificar, que la factura se complete con el recibido conforme, donde se indique como mínimo, el nombre, numero de cedula y la firma. | |
| 7 | Cuando se trate de pagos por servicios contratados o montos de una cuantía importante, se debe de adjuntar el informe final donde se indique por parte del jefe respectivo, que no tiene ningún impedimento para ejecutar el pago e indicar el finiquito de la obra. | |
| 8 | Cuando la factura sea recibida por alguna persona que no sea funcionario municipal, se debe de adjuntar obligatoriamente copia del oficio donde se autoriza expresamente por parte de la Alcaldía a esta persona a recibir lo estipulado indicando sus calidades personales y el motivo de tal autorización. | |
| 9 | Se debe de verificar, que el código presupuestario corresponde a las cuentas incluidas en la Caja Única, de acuerdo a la naturaleza de la Ley que las regula. | |
| 10 | En caso de existir un problema en cualquiera de los procesos desde el punto Nº 1 al punto Nº 9, se devolverá a la Proveeduría Municipal con el detalle respectivo para proceder al ajuste. | |
| 11 | Si el problema es resuelto en el mismo día o en el transcurso máximo de dos días, se procederá a confeccionar el cheque con la misma nómina de pago. De no cumplirse lo anterior, se procede a solicitar a Proveeduría que lo incluya en una nueva nómina de pago. | |
| 12 | Se debe de indicar en la nómina, cuando se ha devuelto algún pago, esto con el fin, de que el encargado de elaborar el cheque, tenga el respectivo conocimiento de la situación y no ejecute el pago. | |
| 13 | De existir un problema importante que contravenga lo establecido por la Ley, Códigos, Reglamentos, Manuales, Directrices, Circulares, se procederá a remitir a la Alcaldía la nota debidamente fundamentada donde se indique el motivo de la oposición | |
| 14 | Si el proceso no presenta ningún problema, el encargado contable, procederá a cargar la información en el Módulo de la Tesorería Nacional y trasladará toda la información al Contador Municipal para la revisión correspondiente. | |
| 15 | El Contador procede a trasladar a la encargada para que se confeccione las notas de débito, mediante el sistema informático que exista al momento. | |
| 16 | Se anotarán los números de notas de débito por cada uno de los conceptos en la nómina de pago. Además, se anotará en la nómina de pago, cualquier dato o comentario que se considere necesario, como lo es, la anulación de alguna nota, faltante de documentos, diferencias encontradas o existencia de alguna nota de respaldo. | |
| 17 | El Contador o responsable, procederá a revisar cada una de las notas de débito para verificar si los datos incluidos son los correctos, ya sea fecha, beneficiario, monto en números, monto en letras, códigos presupuestarios y número de cuenta. | |
| 18 | Una vez revisados y autorizados por el Contador, se procederá a firmar la nómina de pago y se procede a retirar la copia respectiva de la contabilidad y se archivará en orden consecutivo. | |
| 19 | Después de revisados por el Contador, se remite al auxiliar designado, para que ejecute el reporte digital de la Tesorería Nacional y con el fin de enviarlo al encargado de la Tesorería Municipal. | |
| 20 | Se procede a remitir las notas de crédito confeccionadas y anulados a la Alcaldía Municipal, donde se debe de anotarse el recibido conforme por parte de la Alcaldía. |